Pourquoi les projets échouent-ils ?

Les deux raisons les plus importantes

Dans nos cours d'introduction à la gestion de projet, les participants viennent avec des attentes aussi variées que différentes. Certains ne savent pas trop à quoi s'attendre, d'autres apportent leur ordinateur portable et ouvrent Excel tout de suite.

La surprise vient quand ils constatent que, durant les deux premiers jours du cours, je n’allume aucun ordinateur ni projecteur. En effet, le Powerpoint est remplacé par des questions, par des mini-ateliers et par le savoir-faire collectif des participants.

Nombreux sont les employés (et leurs chefs) qui s'imaginent que la gestion de projet soit composée de calculs, de graphiques, de la planification de l'agenda et de rapports à rédiger. Cette perception était la même lors de mon premier emploi dans l'industrie il y a 25 ans, et les cours que j'avais suivis en interne ("Gestion de projet en R&D") étaient également construits autour de ces mêmes sujets. Aujourd'hui encore, j'ai souvent l'impression que la gestion de projet est synonyme de « traitement de taches ».

Le problème avec cette approche est que les projets traités de cette manière échouent souvent. Et «on» ne s'intéresse guère aux raisons de l'échec.

Les deux raisons les plus courantes et les plus importantes de l'échec d'un projet ne sont pas du tout de nature technique mais de nature profondément humaine:

1. Problèmes de communication
2. Responsabilités pas claires

1. Problèmes de communication

La raison d'être d'un projet, c'est d'atteindre des objectifs. Pour ce faire, tous les intervenants doivent avoir conscience de comment le projet s’intègre dans la stratégie de l’entreprise et comment il crée de la valeur ou résout des problèmes.

Pour le chef de projet, cela signifie qu'il doit connaître la stratégie de l'entreprise. Il doit être capable de discuter avec la direction de l'entreprise et de poser des questions directes à un directeur.

Dans le sens inverse, la direction doit elle-même connaître les projets qui constituent le portefeuille de l'entreprise.

En d'autres termes, tous les membres de l'équipe du projet et de la direction (!) doivent savoir:

• Qui sont les parties prenantes du projet?
• Quoi souhaitent-ils obtenir ou atteindre?
• Pourquoi souhaitent-ils ça?
• Quand en ont-ils besoin?
• Combien cela peut coûter.

Pour le chef de projet et son équipe, il est indispensable de clarifier l'intégralité de ces points avant de commencer le projet. A ce stade, il faut observer les faits, établir des critères clairs et écouter les parties prenantes.

Si un chef de projet se met à « penser que ... »» et « assumer que ... » au lieu de vraiment parler avec les acteurs du projet, il risque fort de mener son projet à l'échec.

2. Responsabilités pas claires

La deuxième raison critique de l'échec des projets est un manque de clarté des responsabilités.

Un projet est généralement réalisé par une équipe dédiée – une équipe qui fait partie de l'entreprise, mais qui travaille en dehors de la hiérarchie normale. L’équipe du projet constitue donc, pour un temps limité, une « entreprise dans l'entreprise ».

Le problème, c'est que l'on oublie trop souvent de fixer les règles de cette mini-entreprise:

• Qui est responsable de quoi?
• Qui peut décider quoi?
• Quelles sont les limites de ces décisions?
• Qui est redevable (accountable) du résultat final?
• À qui s'adresse-t-on si nous ne sommes pas d'accord?

Chaque membre de l'équipe et aussi chaque membre de la direction qui est impliqué dans un projet doit avoir un rôle clairement défini, avec des responsabilités claires.

Cela inclut également des pouvoirs clairs concernant les décisions financières, matérielles et humaines, en particulier pour le chef de projet. Quel montant peut-il libérer avec sa signature seule? Est-il autorisé à prendre des décisions concernant le personnel, par exemple négocier le « prêt » des employés pour le projet? Peut-il engager un consultant externe? Le chef de ligne du chef de projet doit-il donner son consentement? (*)

Tout cela nécessite évidemment d'en informer aussi la hiérarchie « normale » de l'entreprise qu'une équipe de projet a été formée.

Information qui, à son tour, nous ramène au premier problème Communication de ce petit article et referme ainsi le cercle.

(*) Si vous avez répondu oui à cette dernière question, vous n'êtes malheureusement pas un chef de projet, mais seulement un exécutant sans aucun pouvoir décisionnel. Votre entreprise a donc besoin de notre soutien dans le domaine de la gestion de projet ! Contactez-nous: www.quality-coach.ch > Société > Contact.

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