Pourquoi sauvegarder vos emails et documents Office 365 ?

Travailler dans le Cloud, c’est bien ! Cela vous permet de gagner en fluidité, en productivité et en sécurité. Mais s’il est incontestable qu’Office 365 est un outil collaboratif des plus efficaces, n’allez pas croire qu’il vous exempte de protéger vos données. Bien au contraire, sachez-le ! Contrairement à ce que beaucoup pensent, la sauvegarde n’est pas automatique ! C’est à vous de veiller à sauvegarder vos emails et vos documents. On vous explique pourquoi…

Parce que Microsoft n’est pas responsable de vos données

Microsoft est responsable de la disponibilité des services d’infrastructure Cloud mais c’est vous qui êtes responsable de la protection de vos données comme précisé « Nous nous efforçons de maintenir les systèmes en fonctionnement, cependant, les services en ligne subissent parfois des interruptions et des pannes occasionnelles, et Microsoft n’est pas responsable des interruptions ou des pertes que vous pourriez subir dans ces cas. »

Parce que Exchange Online ne permet pas les sauvegardes

Microsoft ne permet pas d’effectuer des sauvegardes dans Exchange Online. Donc, si l’un de vos collaborateurs supprime par erreur un mail contenant une pièce jointe importante, il ne pourra le récupérer dans la corbeille que sur une durée limitée.

Seule une solution de sauvegarde automatique vous permettra d’éviter une perte de données.

Parce que la fonctionnalité « récupération des données » est limitée à 30 jours

Avec OneDrive et SharePoint Online, vous pouvez effectivement récupérer vos données mais cette fonctionnalité n’est disponible que sur les 30 derniers jours. En cas de grosse panne, vous ne pourrez pas récupérer les données perdues antérieures à ces 30 jours. Sans compter que le processus de récupération dans OneDrive et SharePoint Online risque d’être extrêmement long si vous devez récupérer fichier par fichier. 

Pour vous prémunir de ce genre de problème, il faut absolument effectuer des sauvegardes régulières de vos données. Ainsi, en cas d’incident, vous pourrez tout récupérer rapidement. 

Parce que la protection des données ce n’est pas la même chose qu’une sauvegarde

Office 365 propose des outils de gestion et de sauvegarde des données comme Azure Information Protection (AIP), une solution cloud pour classer et protéger vos documents et mails. Mais, bien que pratique et utile, cette solution n’est pas sécurisée. AIP n’est pas un système de sauvegarde et ne vous permettra donc pas de restaurer vos données en cas de perte. 

Parce que cela vous permettra d’éviter des frais supplémentaires

Votre solution Office 365 propose un quota de stockage de données. En effet, lorsqu’un fichier sauvegardé dans SharePoint est supprimé, il est automatiquement placé dans la bibliothèque de sauvegarde « Preservation Hold ». Mais cette bibliothèque a une limite prévue par votre contrat. Lorsque vous dépassez cette limite, vous payez des frais supplémentaires. 

Si vos fichiers sont volumineux et si vos durées de conservation de fichiers sont longues alors l’utilisation d’une application de sauvegarde sera bien plus rentable pour vous.

Parce qu’Outlook n’est pas une solution de sauvegarde

La plupart de vos collaborateurs utilise Outlook comme un outil de sauvegarde. C’est vrai qu’il est facile d’y conserver dans ses favoris une pièce jointe importante ou un email contenant des informations essentielles. Ainsi, ils pensent les sauvegarder mais en réalité ils ne font que les stockez. Si bien qu’en cas de panne ou simple erreur de saisie, ces données disparaissent instantanément.

Pour bien faire, il faut déplacer les pièces jointes ou messages que vous souhaitez conserver dans OneDrive et/ou SharePoint. Ainsi, si votre serveur subit une panne, vous pourrez les retrouver facilement. 

En résumé, sachez que les outils de sauvegarde Office 365 ne sont que partiellement efficaces. Ils sont insuffisants en cas de panne ou d’attaque. Alors mieux vaut être prudent et choisir une solution de sauvegarde complémentaire pour conserver vos données en toute sécurité.

Si vous souhaitez en savoir plus, contactez-nous : ADENIS 01 48 24 07 07 ou contact@adenis.fr