Pourquoi votre entreprise a-t-elle besoin d’une bonne gouvernance Microsoft 365 ?

Avez-vous pleinement optimisé la gouvernance de Microsoft 365 dans votre entreprise ? Une bonne gestion de cette suite d’outils est cruciale, mais souvent mal comprise ou ignorée. Voyons pourquoi vous devez définir des règles claires pour maximiser les avantages de Microsoft 365.

Pourquoi une gouvernance est essentielle

Définir une gouvernance Microsoft 365, c’est établir les règles du jeu. Vous devez décider ce qui est possible, ce qui ne l’est pas, et comment utiliser les outils. Par exemple, qui peut créer des équipes Teams ou des sites SharePoint ? Pouvez-vous collaborer avec des personnes externes ?

Prérequis pour une bonne gouvernance

Une bonne gouvernance n’est pas seulement technique, elle doit être fonctionnelle. Vous devez connaître les outils et leurs usages pour qu’ils répondent aux besoins de votre entreprise tout en garantissant la sécurité, maîtrisant la croissance et servant l’usage.

Objectifs de la gouvernance

• Servir la politique de votre entreprise : Adaptez votre gouvernance à la culture et aux contraintes de votre entreprise. Par exemple, une entreprise très organisée nécessitera une nomenclature précise pour les noms des équipes Teams.
• Garantir la sécurité : Chaque entreprise a des exigences de sécurité différentes. Vous devez mettre en place des solutions adaptées, trouvant un équilibre entre sécurité et partage.
• Maîtriser la croissance : Limitez l’anarchie des données par des règles de gouvernance pour éviter une croissance incontrôlée des données.
• Servir l’usage : Assurez-vous que vos règles facilitent, plutôt que gênent, l’utilisation des outils Microsoft 365. Par exemple, limitez les droits de création d’équipes Teams à des collaborateurs formés pour éviter une organisation chaotique.

Les pièges des gouvernances trop restrictives

Une gouvernance trop stricte peut pousser vos employés à chercher des solutions non sécurisées. Si vous interdisez les Guests sur Teams ou les partages OneDrive externes, vos employés pourraient recourir à des outils comme WeTransfer, compromettant ainsi la sécurité de vos données.

Gouvernance et adoption

Il est crucial que les responsables de la gouvernance comprennent et utilisent les outils Microsoft 365. Sinon, leurs décisions pourraient entraver l’adoption. Par exemple, désactiver certaines fonctionnalités parce que leur utilité n’est pas comprise peut décourager les utilisateurs qui en ont besoin.

Transparence de la gouvernance

Votre gouvernance doit être transparente et accessible à tous. Un document clair doit expliquer toutes les règles et les raisons derrière elles. Cette transparence est essentielle pour le succès de votre transformation digitale.

Conclusion

Une gouvernance Microsoft 365 bien définie est essentielle pour réussir votre transformation digitale. Elle doit être bien réfléchie et répondre aux besoins de votre entreprise plus qu’à des choix purement techniques.