Pourquoi vous allez changer vos TODO en DONE List...

Une des clés de l'efficacité au travail et dans notre vie personnelle réside dans notre capacité à organiser nos journées de la façon la plus "chirurgicale" possible pour optimiser notre temps si précieux. Certains optent pour des outils, agendas, mémos, TODO List papier, méthode POMODORO, timeboxing, et j'en passe.

Malgré tous nos efforts et l'énergie déployée quotidiennement pour planifier, anticiper et organiser nos journées, le moindre petit grain de sable peut devenir catastrophique pour le reste du planning et provoquer des décalages et retards en chaîne avec procrastination inévitable... !

En finir avec la quête de l'impossible...

Ce matin-là je me levais une heure plus tôt pour traiter mes tâches en retard des jours précédents; évidemment une heure ne suffirait pas mais je resterait aussi une heure plus tard le soir... Arrivé au travail, j'ai pu effectivement boucler quelques actions avant l'arrivée de l'équipe mais les sollicitations impromptues, les réunions, les coups de téléphone qui interrompent toute tentative de produire plus de 10 minutes d'affilée auront eus raison de ma TODO List. Malgré l'heure de plus passée à mon bureau, j'avais l'impression d'avoir plus de tâches à reprogrammer pour le lendemain que celles finalisées de la veille.

Invité le soir à dîner chez des amis, l'un d'eux me demande poliment ce que j'avais fait de ma journée et là ...le trou noir !

"Heu ... je suis arrivé une heure plus tôt pour finir ce que j'avais à faire de la veille", je lui dit, l'air embarrassé par cette question toute bête. Et j'ajoute : "Je suis aussi resté une heure plus tard ce soir pour boucler un budget !"

"Mais sinon, t'as bossé sur quoi ?", me dit-il.

"Ecoute, j'ai répondu à pas mal de mails, eu des réunions et passé plusieurs appels, la journée est passée tellement vite je ne sais même plus ce que j'ai vraiment fait !"

Incroyable...non ?!

Vous aussi vous avez déjà eu cette impression..., c'est tout à fait normal. Nous sommes tous accaparés par nos messageries, notifications, appels, etc. C'est une pression sans fin qui ne diminue jamais et qui focalise l'esprit sur le fait de traiter toutes les tâches à tout prix, au plus vite, pour pouvoir se concentrer sur la prochaine sollicitation et ainsi de suite... Tout ceci laisse tellement peu de place aux moments de réflexion et de prise de recul sur notre activité, nos réalisations, les bénéfices et les satisfactions que cela nous procure.

Et si le plus important n'était pas ce qui reste à faire mais ce qui a déjà été accompli dans notre journée ? Mettre en valeur ce que l'on a fait de sa journée nous donne un cadre plus motivant et nous projette vers l'avant plutôt que de ressentir un boulet au pied : celui de la liste des tâches qu'il reste à faire.

Conservez vos TODO List, indispensables pour s'organiser et anticiper, mais si vous avez la possibilité de mettre en perspective votre travail accompli au cours de la journée, vous éprouverez un sentiment d'accomplissement et un épanouissement bien plus puissant. Essayez...!

Concrètement, je fais quoi ?

Sans vous donner la recette qui vous correspond exactement, la mienne est simple : une feuille A4 et je note chaque action faite au cours de la journée, au fur et à mesure qu'elles sont terminées. Je l'ai intitulée ma "DONE List"... Débordant d'originalité non ?!

A chaque fin de journée, je prends 3 minutes pour la relire et me remémorer ce que j'ai pu accomplir et terminer, et je m'aperçois qu'effectivement, il y a un paquet de choses ! Je ne m'en rendais pas compte mais on en fait des choses dans une journée et rien que de prendre conscience de ça c'est motivant.

Ensuite on s'aperçoit très vite que certaines actions en entraînent d'autres de manière complètement imprévue. "Déjeuner avec un collègue pour discuter d'un poste vacant" s'est vite transformé en "Partage autour de nos méthodes de travail et d'organisation respectives", et surtout "Cohésion avec ce collègue grâce à cet échange informel". Avec un peu de recul j'irai plus souvent déjeuner avec un collègue d'une autre équipe...!

Quelques autres bénéfices

Evidemment, le prochain qui me demande ce que j'ai fait de ma journée aura une réponse très précise et détaillée puisque j'aurai pris le temps de me le remémorer mais surtout de challenger mes actions, les priorités que je leur ai accordées, le temps que j'y ai passé et les bénéfices apportés. L'analyse peut être poussée très loin.

Enfin, cette DONE List est le moyen de faire une synthèse en fin de semaine des faits et actions marquants en reprenant les 5 DONE List quotidiennes de la semaine pour en rédiger un condensé qu'il peut être intéressant de partager avec son boss ou ses collègues. En termes de communication c'est très efficace !

Et vous, vous en êtes où ?

Nos méthodes et nos outils nous sont très personnels et ne sont pas forcément universels. Aussi je partage avec vous ce moyen que j'ai trouvé en espérant que vous y aurez trouvé un sens, voire un intérêt, et qu'il pourra vous être utile. Valoriser notre travail n'est pas souvent quelque chose d'acquis en entreprise, qu'à cela ne tienne, faisons-le nous-même, pour nous ... pour les autres.

N'hésitez pas à partager et à m'apporter vos commentaires, votre vision, vos idées !

Merci à tous :)