Prévention de la fraude : Protégez le NAS et les renseignements personnels de vos employés

En tant qu’employeur, vous avez la responsabilité de protéger les renseignements personnels de vos employés. Par conséquent, vous jouez un rôle important dans la prévention de la fraude liée au numéro d’assurance sociale (NAS) et dans la protection de vos employés si leurs renseignements personnels sont à risque.

Prévenir l’usage frauduleux du NAS 

Ne demandez un NAS à une personne qu’après l’avoir embauché. Les NAS sont confidentiels et ne devraient être utilisés que pour des questions liées au revenu.   

Le NAS et les renseignements personnels de vos employés ne doivent pas être facilement accessibles. Conservez tous les renseignements de nature délicate de vos employés dans un endroit sécurisé ou sur un système informatique crypté et ne permettez l’accès à ces renseignements qu’en cas de nécessité.  

Protéger vos employés 

Si vous prenez connaissance d’une violation de la sécurité qui touche les renseignements personnels de vos employés, vous devez prendre des mesures immédiates pour minimiser l’impact et protéger vos employés.   

Étape 1: Évaluez les dommages  

Déterminez le type et l’étendue des renseignements personnels qui ont été mis à risque. Estimez l’heure à laquelle l’incident s’est produit. Si l’incident touche des fichiers électroniques, vérifiez si les données étaient cryptées. Plus vous recueillez de renseignements et mieux vous pourrez aider les employés concernés.  

Étape 2 : Contactez la police  

Si une activité criminelle a eu lieu, comme un vol ou une fraude, communiquez immédiatement avec la police.  

Vous pouvez également communiquer avec le Centre antifraude du Canada pour obtenir des conseils ou de l’aide concernant le vol d’identité.  

Étape 3 : Communiquez avec Service Canada 

Si les NAS de vos employés ont été touchés, communiquez avec le Bureau responsable du numéro d’assurance sociale de Service Canada. Nos agents peuvent vous aider à déterminer quoi faire pour remédier à la situation et minimiser les dommages subis par vos employés.  

Étape 4 : Contactez les bureaux de crédit  

Adressez-vous aux spécialistes de la fraude des deux bureaux de crédit nationaux du Canada pour obtenir des conseils sur la façon de traiter l’incident de manière appropriée.  

• Equifax : 1-800-465-7166 
• TransUnion : 1-800-663-9980 (ou 1-877-713-3393 pour les résidents du Québec)  

Étape 5 : Informez les employés concernés 

Informez vos employés par écrit dès que possible. La lettre devrait inclure :  

• un bref résumé de l’incident; 
• une description des mesures prises; 
• des conseils sur ce que la personne concernée devrait faire; 
• une explication du type de renseignements qui peut avoir été mis à risque;  
• les coordonnées d’une personne à contacter pour obtenir des renseignements supplémentaires.  

En conservant les NAS et les renseignements personnels de vos employés en toute sécurité et en suivant les étapes ci-dessus lorsque les renseignements de vos employés sont à risque, vous pouvez protéger vos employés et participer à la lutte contre la fraude!