“Que la force - et le télétravail - soient avec toi!” (1/2)

Premier constat encourageant de ce confinement, TOUTES les entreprises, quelque soit leur domaine d’activité et leur taille expérimentent le télétravail. Bien sûr certains métiers ne s’y prêtent pas mais ce n’est plus la chasse gardée des startups ou autres grands groupes du tertiaire. 

Il faut s’en réjouir car cela démontre un formidable esprit d’adaptation de la part des entreprises et surtout des employés, qui pour certains, testent le télétravail pour la première fois. 

Comment concilier télétravail et réussite durant cette période  ? Que vous soyez novice en télétravail ou déjà expérimenté.e, j’espère que ces quelques retours d’expérience vous seront utiles. Chez Just Eat le télétravail était déjà en place, cependant les 90 collaborateurs ne l’avaient  jamais pratiqué en même temps !

1/Mettre en place des outils pour faciliter les échanges et la communication 

 Le télétravail est considéré comme une bonne pratique managériale lorsque les membres de votre équipe peuvent communiquer efficacement entre eux ! En période de confinement, il est d’autant plus important de faciliter les interactions pour lutter contre le sentiment d’isolement.

Il faut donc miser sur des outils digitaux vous permettant de travailler en bonne intelligence… collective ! Plétor d’outils est à votre disposition. N’hésitez pas à solliciter également vos amis ou vos contacts sur LinkedIn afin de savoir quels outils ils vous recommandent #réseau & solidarité

Chez Just Eat nous travaillons avec la suite Google (GMail, Gsheet, Gslides, GForm…). Grâce à ces outils vous pouvez travailler n’importe quand et n’importe où (enfin en ce moment surtout depuis chez vous !) et partager vos documents avec le reste de votre équipe. Malgré la distance, l’organisation et la productivité sont assurées.

Un bon outil de messagerie (et plus si affinités) est également indispensable pour communiquer efficacement avec vos collègues. Vous ne connaissez pas Slack ou n’êtes pas encore convaincu par cet outil, c’est le moment de vous y mettre. 

Retour expérience : alors que l’utilisation de Slack par l’équipe était laborieuse (#changement), le confinement nous a permis rapidement, de s’approprier cet outil. Comment ? Nous avons créé dans Slack plusieurs “channels” (1 channel = 1 sujet) nous permettant de communiquer plus rapidement que par mail mais également de travailler en mode projet. Bien pratique en période de crise. C’est en forgeant que l’on devient forgeron !Lors d’une enquête nous avons constaté que 90% des collaborateurs se sont appropriés l’outil. Nous avons par ailleurs organisé une Just Eat Academy sur Slack (atelier mené par un Just Eater expert) avec un support explicatif à disposition.  Et pour un accompagnement personnalisé, des créneaux ont été libérés dans l’agenda de notre expert, pour répondre aux questions éventuelles des utilisateurs. 

2/ Créer du lien et de nouvelles routines de travail 

En cette période si particulière il est primordial d’échanger, se parler et de maintenir les bonnes pratiques managériales que vous aviez au bureau. Et si ce n’est pas le cas, c’est peut-être le bon moment d’en instaurer et la vidéoconférence est en excellent moyen d’y parvenir ;-) 

Chez Just Eat nous utilisons Google Hangouts Meet. Grâce à la nouvelle extension Google Meet Grid on peut voir tout le monde en même temps (au lieu de seulement 4 auparavant) ! 90 Just Eaters sur un même écran c’est impressionnant ;-)  On est fan !

Faire par exemple une fois par semaine une réunion d’équipe ainsi qu’une entrevue entre le collaborateur et son manager. C’est le moment de prendre des nouvelles des uns et des autres et de faire le point avec un ordre du jour prédéfini. 

En cette période exceptionnelle et nous l’expérimentons, chaque équipe est également en visio une fois par jour, le matin par exemple, pour prendre la température, se motiver et échanger. En début de réunion, ne pas hésiter, si cela est possible, à faire un tour “d’écran” afin que chacun évoque un fait marquant, une réflexion, une anecdote, un “fun fact”. 

La communication et la transparence sont également essentielles en cette période de confinement.

Réunir toute l’équipe (si cela est possible bien sûr) une fois par semaine, le vendredi par exemple, 30mn, pour faire le point sur la situation de la semaine écoulée (actualités, activité…). Une réunion qui va à l’essentiel. Les intervenants varient en fonction des sujets évoqués. Il est également important que chaque collaborateur puisse s’exprimer librement et avoir des réponses à ses questions.Grâce à l’outil Sli.do tous les collaborateurs, quelque soit le nombre, peuvent poser des questions en temps réel, depuis leur téléphone portable ou leur ordinateur. Les questions peuvent par exemple être abordées à la fin de la réunion.

Le secret d’une vidéoconférence réussie : un ordre du jour prédéfini et le fait que chaque intervenant respecte son temps de parole.  Avant la vidéoconférence ne pas hésiter à transmettre à l’équipe les sujets qui seront abordés.

En revanche, attention à ne pas sur-solliciter votre équipe afin de ne pas tomber dans la “réunionite aigüe”. Ces réunions doivent être utiles et de courte durée (30mn voire 1 heure maximum).

Nous pouvons donc optimiser cette période de télétravail et de confinement en adoptant de bonnes pratiques. Le digital au service de l’humain, profitons-en ! A utiliser bien sûr avec modération. L'essentiel est de trouver son rythme et donc son équilibre, avec bienveillance. Je vous propose d'aborder ce sujet dans le prochain article ;-)

Prenez soin de vous et n’hésitez pas à me partager également vos bonnes pratiques ou à me contacter si vous voulez en savoir plus !