Que vaut une signature sur un document électronique ?
L’air du numérique nous invite plus que jamais à effectuer toutes sortes de transactions sur des formulaires électroniques qui exigent une forme de confirmation, notamment une signature électronique, numérique ou numérisée. Par contre, ces types de signatures ne sont pas tous systématiquement sécuritaires.
La signature électronique, souvent exigée sur l’écran d’une tablette, est représentée par un bouton « J’accepte » sur lequel il faut cliquer. Cette forme de signature est sécuritaire à la condition d’être en mesure de bien identifier le signataire qui est lié au formulaire. Un procédé sécuritaire d’identification devrait donc être annexé à l’acte, comme un numéro d’identification personnalisée ou par l’utilisation d’une adresse de courriel sécuritaire.
La signature numérique est la solution la plus fiable. Elle est gérée par un fournisseur tiers spécialisé. La signature d’un document est donc contrôlée au préalable par un processus d’identification du signataire et d’un mécanisme de chiffrement sécurisé, unique et confidentiel. Ainsi on protège l’information, le document et la signature. On voit de plus en plus ce genre de technologie utilisée par les courtiers immobiliers ou des bureaux d’avocats.
La signature numérisée est ni plus ni moins que la capture d’une image de votre signature manuscrite à l’écran d’une tablette et trop souvent, aucun contrôle valable de l’identitité n’est effectué. Cette méthode simple demeure donc la moins sécuritaire. De plus, le fait de soumettre une image de la signature met à risque la sécurité de cette dernière puisqu’elle pourrait être falsifiée, partagée ou réutilisée par autrui, et ce, à l’insu du signataire. Un bon degré de confiance s’impose donc envers le représentant qui exige votre signature.
La signature sur un formulaire devrait toujours être accompagnée d’un processus de contrôle valable de l’identité du signataire. De plus, pour ficeler l’aspect officiel de l’acte de la signature, dès que le formulaire est signé, ce dernier doit être sécurisé, protégé, accessible en tout temps et être inaltérable.
Que ce soit pour confirmer un travail d’inspection, un accusé de réception ou une forme d’approbation, la signature est utilisée à différentes sauces et même si le geste de signer un document demeure une action à conséquence juridico-légale, sa validité peut être contestée, selon le cas.
En général, lorsqu’un formulaire électronique est présenté pour y apposer une signature, nous y consentons sans hésiter, tout comme la plupart des documents papier. Même si les contrôles ultimes de l’identité propre des signataires ne sont pas toujours effectués correctement, le simple fait d’apposer une signature électronique, numérique ou numérisée peut s’apparenter aux mêmes conséquences qu’une signature manuscrite sur papier. Toutefois, tout dépend de l’effort consacré au respect de l’acte, au sens du professionnalisme autant du représentant que du signataire et de la capacité de prouver que la signature correspond bien à l’identité de la personne désignée comme signataire.
Référence utile : Publication Québec, LOI CONCERNANT LE CADRE JURIDIQUE DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION, à jour au 1 avril 2018, http://legisquebec.gouv.qc.ca/fr/ShowDoc/cs/C-1.1
Par Michel Corbin, président | NéoSynergix Inc. | www.nSpek.com | michel.corbin@nSpek.com