Quelles activités externaliser pour gagner du temps et de l’argent quand on est une TPE/PME ?

Aujourd’hui, une entreprise qui internalise l’ensemble de ses activités et qui s’occupe de tout devient rare.

Confier certaines activités à des prestataires externes s’avère souvent plus astucieux et devient de plus en plus fréquent.

Externaliser certaines fonctions permet aux TPE et PME de se concentrer sur ses activités principales et stratégiques. C’est une solution qui présente de nombreux avantages lorsque les besoins sont bien identifiés.

Les activités à externaliser

Posez-vous les bonnes questions ! 

Pour vous aider à déterminer les tâches qui vous semblent astucieuses à externaliser dans votre entreprise, posez-vous les bonnes questions, celles qui vous permettront de vous guider dans vos choix.

« Quelles sont les tâches qui ? »

• « Sont les plus chronophages ou répétitives ? »
• « M’empêchent d’avancer dans mon activité principale ? »
• « Me font prendre du retard sur mes délais de livraison ou le respect de mes échéances ? »
• « Seront mieux réalisées par des experts métier que par moi ? »
• « Pour lesquelles je n’ai pas les compétences en interne ? »
• « Me coûtent sans doute plus cher que de les sous-traiter ? »

Si vous répondez par la positive à une de ces questions alors il est judicieux d’envisager le recours à l’externalisation de certaines tâches.

Une fois ces tâches identifiées Il est alors important de bien choisir l’entreprise à qui vous allez confier la sous-traitance de ces activités et avec laquelle vous allez collaborer. Appuyez-vous sur différents critères tels que : son expertise, son expérience, son savoir-faire et sa fiabilité.

Une relation de confiance doit s’installer entre vous et l’entreprise avec qui vous allez travailler.

Stratégie d’externalisation : Les activités qui sont principalement déléguées

La stratégie d’externalisation consiste pour une entreprise à confier à des partenaires extérieurs la réalisation de certaines de ses activités non stratégiques.

Les activités qui sont de plus en plus externalisées par les entreprises :

• L’entretien des locaux : c’est probablement la première décision d’externalisation de services dans les entreprises. Ce service est confié à des entreprises de nettoyage qui interviennent en dehors des heures d’ouvertures des locaux.
• La comptabilité et la gestion de paie : deux métiers qui demandent de la maîtrise et des compétences qui s’acquièrent avec une formation bien spécifique.
• Le social : le Droit du travail est si complexe que la gestion des ressources humaines nécessite une véritable expertise pour respecter les règles en vigueur.
• Le juridique : les lois subissent régulièrement des changements et pour être en conformité avec elles, les gérants et les mandataires sociaux font appels à des Conseils juridiques pour protéger les intérêts de leurs entreprises.
• L’accueil téléphonique et / ou la prise de rendez-vous téléphonique : externaliser votre accueil téléphonique permet de gagner du temps et contribue à donner une bonne image de votre entreprise. Le télésecrétariat est un service qui permet un accueil professionnel avec une large amplitude d’horaires. Si vous avez déjà un(e) secrétaire, il est alors possible de confier votre relevé de standard pour pallier à ses absences.
• Le secrétariat : l’externalisation du secrétariat est un moyen de réduire les frais de gestion et pourra se concentrer sur ses objectifs de productivité. l’assistance administrative est un réel renfort lorsque vous êtes surchargé de travail.
• La communication : Pour gérer cette activité, il est important d’avoir une réelle stratégie en adéquation avec vos objectifs. Les experts de la communication vont vous accompagner pour choisir les bons canaux de communication.
• La prospection téléphonique : La prospection commerciale est un métier exigeant et difficile qui oblige à faire appel à des prestataires spécialisés. Ces prestataires doivent justifier d’une réelle maîtrise des techniques de vente par téléphone et peuvent donc accroître considérablement vos performances.

Les avantages de l’externalisation

Certaines activités sont chronophages et impactent la productivité de l’entreprise. D’autres nécessitent une expertise que vous n’avez pas toujours et que vous traitez par défaut. Nombreuses sont les tâches qui demandent un réel savoir-faire et qui sont difficiles à maîtriser sans expertise.

Dans un univers de plus en plus concurrentiel les TPE et PME doivent se recentrer sur leur métier et se concentrer sur l’atteinte de leurs objectifs de développement et de rentabilité.

Le recrutement de collaborateurs en interne pour assurer ces activités non stratégiques a un coût qui pèse sur la masse salariale et impacte votre rentabilité.

En choisissant d’externaliser certaines tâches obligatoires et souvent peu rentables les gérants de TPE ou PME bénéficient de nombreux avantages :

•  Concentrer vos effectifs sur le métier de l’entreprise
•  Gagner du temps pour plus d’efficacité
•  Réduire vos charges et les frais de gestion du personnel
•  Maîtriser vos coûts et augmenter votre rentabilité

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