Réduire ses dépenses informatiques tout en optimisant son organisation, c’est possible !
La recherche de solutions pour optimiser ses dépenses, et de moyens pour améliorer son efficacité et sa productivité, sont des constantes au sein de chaque entreprise et organisation. Bien souvent le digital et les opportunités que présentent l’utilisation de différents logiciels viennent concourir à ces objectifs, mais, mal maîtrisés ou anticipés ces outils peuvent représenter un frein à la croissance d’une activité ou pire encore se montrer contre-productifs.
C’est l’effet “mille-feuille”, une addition de logiciels déployés au fur et à mesure de son développement, que l’on avait pas forcément su anticiper, et qui viennent chacun remplir une fonction particulière attendue : gestion de la comptabilité, gestion commerciale, des stocks et des achats, suivi des opérations de maintenance et des demandes clients…
Voyons ci-après les différents écueils qu’une telle organisation peut présenter et les solutions pour y remédier, et même aller plus loin en optimisant son organisation.
Des besoins mal anticipés mènent à une trop grande complexité
L’utilisation de multiples logiciels pour gérer différentes fonctions au sein de votre entreprise peut vite se transformer en cauchemar pour vos employés et vos équipes techniques, et même mener à des coûts cachés en termes de fonctionnement.
D’un point de vue humain, le recours à différents logiciels complexifie la formation de vos personnels à l’utilisation des outils de votre organisation et freine, voire décourage certains à les utiliser comme il se doit. C’est d’autant plus vrai au moment de l’intégration de nouveaux collaborateurs qui vont devoir s’adapter au fonctionnement de ces différents systèmes. La multiplication du nombre de logiciels peut par ailleurs créer des silos d’information, ce qui complique la collaboration et la communication entre les différents départements de votre entreprise.
Côté finances, l’acquisition et la maintenance de nombreux logiciels peuvent être coûteuses. Vous devez acheter des licences pour chaque logiciel, mais vous devez également faire en sorte que ces différents logiciels communiquent entre eux par le biais de développements additionnels qui représentent un temps supplémentaire de paramétrages, la sollicitation de vos équipes techniques et/ou le recours à du temps de développement chez vos prestataires.
Enfin, sur des aspects plus techniques, chaque évolution de l’un de vos outils induit des effets de bord sur les autres outils exploités, nécessitant un travail permanent d’adaptation de votre organisation ou de reconception du système pour tout ou partie, accroissant ainsi votre dépendance aux évolutions des outils que vous utilisez couramment. Sur des aspects plus liés à la sécurité, chaque logiciel que vous utilisez représente une porte d’entrée potentielle pour les cybercriminels, mobilisant encore une fois un peu plus vos équipes et freinant vos ambitions.
Avancer du constat vers un modèle d’organisation plus vertueux
La limitation du nombre de logiciels peut être considérée comme une approche plus vertueuse sur de nombreux aspects :
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Néanmoins, se pose alors la question de définir quel est l’outil le plus adapté pour atteindre ces ambitions. Dans ce sens, les progiciels de gestion (ou ERP en anglais) peuvent inclure une grande variété de fonctionnalités permettant de digitaliser ses activités tout au long des processus de l’entreprise, depuis les aspects de production jusqu’à la commercialisation, en passant par une gamme complète de services assurant la gestion des fonctions supports, les aspects administratifs…
Odoo, aujourd’hui l’ERP le plus installé au niveau mondial, apporte ainsi via plus de 360 modules fonctionnels, une gamme complète de services pour toutes les activités d’une organisation, et qui plus est, de manière entièrement centralisée, où chaque module fonctionnel vient enrichir le contenu des autres modules auxquels il est lié. Ainsi, vous ne fonctionnez plus dans un modèle aveugle où chaque logiciel s’enrichit de manière indépendante des autres outils, mais bien de façon homogène et adaptée à votre activité.
Accessible depuis un seul et unique système de licence, l’ensemble des fonctions proposées sont déployables au gré de vos besoins et de votre développement, le tout de manière coordonnée et liée à l’exploitation des autres fonctionnalités déjà actives. Une vraie promesse d’adaptation de votre outil informatique à votre croissance.
Pour ce faire, il est vivement conseillé de faire appel à un intégrateur qui a fait ses preuves tel que ArkeUp Réunion, Gold Partner Odoo depuis 12 ans. Spécialisé dans le conseil, la mise en place et la formation des sociétés à l’utilisation de cet outil, notre conviction est de proposer un ERP personnalisé, en complète adéquation avec les besoins de votre entreprise, adapté à tous types de secteurs d’activité et pour toutes les tailles d’entreprise. Efficacité et performance sont vos principales ambitions ? Vous savez maintenant vers qui vous tourner !