Responsable club dynamique - Rotary District 1730 : Le Bilan
Ludovic Hubler
CEO at Travel With A Mission | Public speaker | Award-winner Travel writer
Je suis rotarien depuis début 2020 (découvrir ici mon historique avec le Rotary et la raison de mon engagement avec ce club de service). L’an dernier, fin juin 2023, j’avais partagé avec vous un article et une vidéo sur un bilan de ma double présidence du club Beaulieu Côte d'Azur en mettant en évidence les 10 clés qui avaient permis à notre club Rotary, qui rassemble les 4 communes entre Nice et Monaco, de passer de 11 à 41 membres en 2 ans. En 2023-2024, j'étais responsable de la section "club dynamique" au sein de la commission effectif, au sein du district 1730 (rassemblant environ 70 clubs du PACA, Corse et Monaco). Voici un petit bilan de mon expérience avec quelques recommandations.
Ceux qui me suivent le savent : J'aime la notion de club de service. Cette idée que chacun peut prendre un peu de son temps, de son énergie, de son réseau et de ses compétences pour l'intérêt général me plaît. C'est en partie pour cela que j'ai rejoint le Rotary, le plus grand réseau de clubs de service au monde avec le Lion's club, début 2020, bien que je sois déjà directeur/fondateur de l'ONG Travel With A Mission. Avec une volonté claire : Avoir un impact positif et aider à mon niveau au développement de cette structure dont les actions sont formidables (ex. 3 milliards de personnes vaccinées contre la polio dans le monde, etc.).
Au mois de juin 2022, mon expérience de redressement réussie du club Beaulieu Côte d'Azur a incité M. Philippe Raffin, ancien gouverneur et responsable du développement des effectifs au district 1730 de me nommer responsable de la section "club dynamique" au sein de la commission effectif avec 2 objectifs :
1) Jouer le rôle de formateur lors des différentes conventions organisées par le District pour les présidents entrants (photo ci-dessous lors d'une session de formation) :
2) Se rendre dans tous les clubs de moins de 20 membres des Alpes-Maritimes pour partager les 10 clés ayant permis la relance de notre club et jouer un rôle d'inspiration.
A LA RENCONTRE DES CLUBS EN DIFFICULTÉ
J'ai donc pris contact avec tous les clubs (Rotary et Rotaract - pour les jeunes) de moins de 20 membres des Alpes-Maritimes, c'est à dire 15 clubs. Afin de joindre l'utile à l'agréable, j'ai proposé aux clubs qui le souhaitaient de coupler un partage des apprentissages de mon tour du monde en stop de 5 ans avec la session travail sur le développement des effectifs, avec 30 minutes pour l'un puis pour l'autre.
Une formule gagnante car 100% des 11 clubs ayant répondu à la proposition ont souhaité ce combo permettant évasion et réflexion.
Les 11 clubs visités en 2023-2024 furent les suivants : Antibes Golfe-Juan, Biot, Cagnes Renoir, Nice E-club, Mandelieu Val de Siagne, Rotaract Antibes Cap d'Azur, Rotaract Nice Baie des Anges, Rotaract Vence, Sophia Antipolis, Villeneuve-Loubet. Voir photos ci-dessous.
En règle générale, mon intervention se faisait de façon chronologique avec d'abord un partage du tour du monde en stop puis la partie rotarienne débouchant sur des échanges constructifs, à la fois avec moi mais aussi et surtout entre membres.
L'expérience de visite de ces clubs fut particulièrement intéressante car je leur ai posé la question de la raison à leurs difficultés. Ces échanges m'ont permis de mieux comprendre pourquoi on estime que plus d'un tiers des nouveaux rotariens quittent durant les 5 premières années et pourquoi le nombre de rotariens est passé de 32 627 à 27 047 dans la région 14 (France, Belgique, Luxembourg, Monaco, Andorre) entre 2013 et 2024, soit -17% (1870 à 1539 dans notre district, soit- 21.5 %).
Voici les 5 raisons principales que j'ai identifiées, accompagnées de quelques recommandations pour les clubs :
1. Manque de temps
Nous vivons une époque où l'on a parfois l’impression que les gens n’ont plus le temps de rien.
Savoir bien gérer son temps entre les 5 domaines de vie est indispensable pour avoir une vie équilibrée.
Au niveau du club Rotary, il est important d’avoir cette donnée en tête et un club doit faire en sorte qu'une heure donnée au Rotary soit une heure utile.
C’est pourquoi il me semble indispensable que chaque président de club entrant fasse un programme sur 1 an avec des dates pré-établies. Faire en sorte d'avoir une vision partagée, un programme co-construit où le président entrant aura consulté un par un chacun des membres sur ses envies et disponibilités de l'année pour faire en sorte que chaque membre soit à la bonne place, avec la bonne mission au bon moment. Il s'agit ni plus ni moins de faire en sorte que le président soit un excellent gérant de ressources humaines. Et cela fait malheureusement souvent défaut... Beaucoup de clubs en difficulté visités n'ont pas de véritable programme, de véritable vision. Ils vont un jour à droite, un jour à gauche selon le sens du vent...
Être efficace, c'est aussi faire en sorte que les réunions soient bien cadrées en amont, sans blabla inutiles et avec l'utilisation d'outils modernes.A l'issue d'1h00 ou 1h30 de réunion, les membres doivent en sortir satisfaits, avec l'impression d'avoir appris quelque chose et d'avoir un véritable plan d'action.
Personnellement, je trouve qu’une réunion tous les 15 jours est suffisant. Je ne pense pas que je serais rentré dans un club se retrouvant 1 fois par semaine, j’ai bien d’autres choses à côté du Rotary, comme tous ceux dans la vie active, souvent aussi avec une famille à gérer.
Beaucoup de clubs en difficultés visités m'ont expliqué que des membres sont partis car ils n'avaient plus de temps pour le Rotary. Si cela peut constituer une vérité pour certaines personnes, il me semble qu'une meilleure organisation/planification dans les clubs pourrait atténuer cet état de fait et ainsi retenir/recruter de nombreux membres.
2. Pas assez d’actions dans le club - Manque d’implication
« Servir d’abord » est la base du Rotary.
Il est évident que si on ne fait que manger ou si on fait peu d’actions, ça peut déplaire et c'est le cas de nombre de clubs en difficulté qui ne sont pas assez tournés vers l'action sociétale.
Le Rotary n'est pas qu'un club d'amis. Le Rotary n'est pas non plus un club business comme certains peuvent le croire.
Bien qu'il faille de l'amitié et que le Rotary peut ouvrir des opportunités de business. Là n'est pas son cœur. J'ai rencontré beaucoup de membres ayant quitté ou voulant quitter car ils ne sentent pas utile au sein du Rotary. Faire en sorte que chacun ait un rôle bien défini et utile est indispensable.
Décentraliser. Répartir la charge de travail. Avoir un document clair "Qui fait quoi ?" est indispensable. Cela devrait être obligatoire au même titre que le programme de l'année. Voir notre qui fait quoi ci-dessous.
Dans plusieurs clubs, j'ai ressenti que les actions menées ne se faisaient que grâce à quelques-uns qui montraient des signes d’essoufflement de tout faire seuls. Parfois, le départ d'éléments moteurs a entraîné la chute du club.
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Le Rotary doit être un vrai travail d'équipe !
Les jeunes veulent des résultats, du concret. Ils ne rentreront pas/ne resteront pas dans une structure où manger est l'action principale.
3. Mauvaise ambiance dans le club
Les éléments cités ci-dessus peuvent nuire à l'ambiance dans un club.
Mais le Rotary n'est pas que "actions", "manifestations" et "efficacité". Les membres viennent aussi au Rotary pour se faire et voir des amis.
Il faut donc toujours veiller à ces aspects en ayant des moments qualitatifs entre membres : repas, week-end, voyages ou verres de l'amitié après les réunions.
Intégrer les conjoints mais aussi les enfants à ces moments est important, surtout si le Rotary souhaite avoir des membres plus jeunes dans leurs équipes.
Dans les clubs visités, plusieurs ont fait part de conflits passés entre membres ayant abouti à des départs. Veiller à garder une bonne ambiance est important !
4. Difficulté à rassembler / à faire venir des gens
Une autre raison pour laquelle les membres quittent parfois est le découragement.
Se donner du mal à organiser un événement puis n'avoir que quelques participants, empêchant ainsi de lever les fonds nécessaires à la réalisation d'actions est difficile moralement.
La clé : Avoir une bonne communication.
Il est indispensable pour un club de bien communiquer, à la fois au niveau interne et au niveau externe.
Tous les clubs en difficulté visités ont en commun cette difficulté.
La communication des clubs doit devenir une cause majeur du Rotary. A la fois pour recruter mais aussi pour retenir.
Il me semble indispensable que chaque club ait un référent communication avec une équipe autour de lui. C'est bien loin d'être le cas à ce jour !
5. "Pas ce que je recherchais"
Les 4 raisons ci-dessus sont les plus importantes poussant les rotariens vers la sortie.
Mais il faut citer aussi ceux qui rentrent au Rotary pour les mauvaises raisons, ce qui arrive régulièrement.
Il y en aura toujours. A chaque club d'être vigilant au moment du recrutement...
CONCLUSION
Tous les clubs en difficulté rencontrés lors de l'année 2023-2024 m'ont donné une ou plusieurs des raisons citées ci-dessus pour expliquer leurs difficultés.
La dernière raison pour la baisse des effectifs est bien sûr la mort. C'est la dure loi de la vie. Les rotariens sont souvent assez âgés.
Il convient donc de recruter plus de jeunes, plus d'actifs.
Et pour cela, faire en sorte que les clubs soient le plus attractif possible...
A titre personnel, je serai en 2024-2025 chef de protocole du gouverneur Jean-Pierre Dirick au niveau du district 1730 et je fais partie de l'équipe "Image publique" au niveau de la Région 14. Tout en restant membre de mon club Beaulieu Côte d'Azur. Je continuerai de partager ici ainsi que sur Linkedin le compte-rendu de mes expériences.
Quelques outils que j'ai développés ci-dessous :
président chez ose/ongd
5 moisSalutations fraternelles à toute l,équipe de la part de OSE / 0NG