Robotic Process Automation : comment réussir son implémentation pour transformer les processus back-office
Les employés de services back-office passent jusqu’à 80%* de leur temps sur des tâches manuelles, répétitives et standardisées. Par la mise en place de robots au sein des écosystèmes applicatifs, la technologie RPA permet d’automatiser ces tâches et de focaliser les équipes sur les activités stimulantes et à valeur ajoutée.
Particulièrement adapté pour les processus back-office, et avec un ROI moyen entre 3 à 6 mois*, le RPA est un levier nouveau de création de valeur. Il apporte 3 grands types de bénéfice : une productivité augmentée par des coûts ETP réduits (50 à 90%*), une amélioration de la conformité par la suppression de la non-qualité, ainsi qu’une plus grande satisfaction des client et collaborateurs.
Pour implémenter efficacement cette révolution industrielle, nos REX projets RPA au sein des Back-office mettent en avant 5 facteurs clé de succès :
- Impliquer au plus tôt l’ensemble des parties prenantes aux initiative RPA : Equipe Projet liée au Métier (choix des case d’usage et pilotage du déploiement), DSI, Qualité et RH, afin d’anticiper les impacts sur les processus et les ressources humaines et faire face aux résistances au changement.
- Combiner le RPA aux initiatives de transformation, notamment les démarches d’amélioration continue, le re-engineering de processus ou des projets d’externalisation : la suppression de non-valeur ajoutée et la standardisation des processus en amont permet ainsi de préparer le terrain à l’automatisation, afin d’éviter les risques de robotiser des parties de process redondants et inutiles.
- Utiliser des critères (pertinence, opportunité, faisabilité) pour évaluer les processus éligibles au RPA, et les prioriser en fonction de l’appropriation par les équipes de la solution, de la criticité Métier/ Processus et du retour sur investissement.
- Appliquer une démarche pragmatique en « Test and Learn », avec un 1er POC inspirant, basé sur un compromis entre l’impact mesurable auprès des équipes, et un scope suffisamment limité pour garantir l’efficacité et la rapidité de réalisation du POC.
- Industrialiser le déploiement de la démarche par l’internalisation des compétences: création d’un Centre d’Excellence avec des équipes spécialisées pour évaluer les processus, développer et déployer les robots, et gérer la phase de maintenance.
* Capgemini 2016 study : Robotic Process Automation - the next revolution of corporate functions
Article rédigé par Bastien Jourdan (directeur en charge de l'offre Automation pour Capgemini Consulting), Fabien Deneuville (managing consultant porteur du sujet Lean 2.0), Pierre Olivier (senior consultant) et Clelia Timsit (consultante).