Signature Numérique des Contrats de Travail en Belgique : Un Guide

Étape par Étape : Qu'est-ce qu'il Faut pour Signer Électroniquement ?

Voici un guide sur ce qui est nécessaire pour signer électroniquement un contrat de travail, y compris les étapes à suivre, les exigences légales, et les aspects pratiques de la mise en œuvre.

1. Accord avec le Candidat

Avant de pouvoir signer un contrat de travail numériquement, le candidat doit donner son accord explicite pour le faire de manière électronique. Comme il n'existe pas encore de règlement de travail applicable, vous pouvez formaliser cet accord de plusieurs façons :

• Clause Supplémentaire dans le Contrat de Travail : Ajoutez une clause précisant que les deux parties acceptent la signature électronique.
• Déclaration Préalable de Consentement : Une déclaration séparée dans laquelle le candidat accepte explicitement la signature électronique.
• Opt-In Numérique : Via une plateforme numérique où le candidat indique volontairement son consentement pour la signature électronique.

Il est essentiel que ce consentement soit volontaire et que le candidat ne soit pas contraint de signer électroniquement.

2. Modifications au Règlement de Travail

Si vous avez déjà un règlement de travail, il est important de le mettre à jour pour couvrir la signature électronique :

• Identité du Prestataire de Services : Indiquez qui est responsable de l'archivage des contrats de travail signés électroniquement.
• Volontarité : Indiquez clairement que la signature électronique est facultative.
• Accès pour les Employés : Indiquez comment l'accès aux documents stockés électroniquement sera garanti pour les employés, même après la fin du contrat.

3. Type de Signature : Signature Électronique Qualifiée

Pour les contrats de travail, l'utilisation d'une signature électronique qualifiée (QES) est recommandée. Ce type de signature a la même valeur juridique qu'une signature manuscrite et répond aux normes les plus strictes du règlement eIDAS. Exemples de méthodes de signature qualifiée :

• eID (carte d'identité belge)
• itsme®

Ces deux méthodes sont considérées comme fiables et répondent aux exigences du règlement eIDAS pour les signatures électroniques qualifiées.

4. Archivage Électronique Qualifié des Contrats de Travail

Les contrats signés numériquement doivent être stockés en toute sécurité. L'archivage doit être conforme à la législation belge et aux exigences du règlement eIDAS. Quelques points importants :

• Prestataire de Services d'Archivage Électronique Qualifié : Les documents doivent être archivés par un prestataire qui répond aux exigences du Code de droit économique (WER) et du règlement eIDAS.
• Accès Gratuit pour les Employés : Les employés doivent avoir un accès gratuit à leurs contrats, pendant au moins cinq ans après la fin de leur emploi.
• Continuité : Assurez-vous d'avoir des accords avec le prestataire d'archivage pour que les documents restent sûrs et accessibles, même en cas de cessation d'activité.