Solution Office 365 adaptée aux entreprises

Aujourd'hui, le monde du travail est de + en + mobile, connecté et rapide, que l'on soit sur Windows, Mac ou sur un cellulaire. Les services infonuagiques (cloud) sont la source de cette révolution, Office 365 s’y démarque avec une plateforme de collaboration résolument d’affaires. De classe mondiale, Office 365 comptera bientôt plus de 100 millions de membres, l'équivalent des populations du Canada et de la France réunies. Au Québec, Microsoft héberge Office 365 dans ses centres de données à haute sécurité, toujours à jour.

Le présent article débute avec un survol d’Office 365, suivi de ses usages et avantages, de ses conditions de succès et d’une courte présentation des services de PMEnuage.com.

Survol d’Office 365

Voici les logiciels/services disponibles d’Office 365 en 2017 avec ses espaces de stockage. Entre autres, vous reconnaissez les logiciels d’Office 2016 dont Excel, Word… Tous ces services sont présentés dans la section « Office 365 » du guide « Office 365 adapté aux entreprises » (office365entreprises.com).

Usages et avantages

Via l'Internet, Office 365 offre des services et lieux fiables et sécuritaires où chaque membre édite et partage, de partout en tout temps, des données et documents pertinents à chacun. C’est un environnement multitâche pour y coordonner/déléguer les activités d’entreprises, réaliser plusieurs tâches simultanément; collaborer et partager avec ses collègues, partenaires et clients; participer à des réunions sans se déplacer; être à jour et notifié sans effort sur tous ses appareils; retrouver rapidement ce que l’on recherche et ne rien perdre; réutiliser les formulaires et gabarits standards; initier rapidement un projet, éditer à plusieurs un même document …

À l'échelle de l'entreprise, celle-ci gagne en productivité, en conformité et en qualité. C'est aussi l'innovation et l'adaptation qui s’accélèrent, la satisfaction de la clientèle qui s'accroît et les savoir-faire qui s'actualisent sans effort. La continuité des affaires est assurée avec une disponibilité 24/7, le backup en continue des fichiers, la gestion automatique des versions et deux corbeilles en cascade de tout ce qui est supprimé par les membres

En terme quantitatif, c'est d'abord une réduction des frais d'équipements, de logiciels, d'entretien du réseau interne, de déplacements et de papeterie. S’ajoute un gain de productivité d’une heure par jour (mentionné dans de nombreux témoignages) qui représentent de 5000$ à 10000$ / personne / an.

Beaucoup d'avantages pour les entreprises d'ici n’est-ce pas ?
Le tout pour 50¢ par membre par jour et presque sans dépenses d'investissement.

Conditions de succès

Office 365 n'est toutefois pas clef-en-main. Microsoft est le 1er à l'admettre. Bien le configurer, le faire adopter et le maîtriser au quotidien est requis pour obtenir une forte intensité d'utilisation.

Introduire un environnement collaboratif dans une entreprise chamboule les habitudes. Celles-ci sont souvent désinvoltes, individuelles et axées sur les urgences quotidiennes. Elles ont des répercussions fréquentes. Reconnaissez-vous certaines des vôtres ?

Bien commencer évite le lourd apprentissage par l'erreur. Adopter Office 365 demande de la volonté afin de l'ancrer dans son savoir-faire routinier. Comment gérer cette adoption ? Avant tout par son savoir-être : se donner du temps, se donner de l'énergie, faire les gestes qu'il faut, élargir sa zone de confort, visualiser les bénéfices, rester optimiste et se récompenser souvent.

Les trois prérequis suivants aideront aussi le personnel à changer d’habitudes et à partager leurs contenus d'affaires dans des espaces communs et spécialisés :

1. Les espaces personnels et de travail d'équipe doivent être bien modélisés, complets, consistants et sujet à des droits spécifiques d'accès, d'édition et d'extension.
2. Le personnel doit rapidement en connaître les rudiments d'utilisation, suivis de formations juste-à-temps.
3. Le personnel doit bien classer les contenus dès leur création, en permettre le partage sans les copier, en être responsable et en assurer la qualité (pertinent et fiable, précis et à jour, compréhensif et cohérent, simple d'accès et sécurisé).

Services alignés sur vos priorités d'entreprise

Office 365 est un déclencheur de changement mais les ressources nécessaires à son envol sont souvent limitées en entreprise. Rappelons que le manque de gestion du changement est une cause récurrente d'échec d'une implantation technologique. Compter sur un réseau d’experts s’avère une avenue intéressante.

L'adoption d'Office 365 sera facilitée avec une accélération de l'agilité pour mieux gérer les flux d'information, un levier majeur de la performance. Une entreprise agile anticipe et s'adapte constamment aux changements en rehaussant en continue le savoir-faire, le savoir-être et le savoir-agir de toutes les parties prenantes dans une réalité où nous sommes nos relations et vivons au rythme de nos collègues.

Voici 7 étapes pour faciliter l'adoption d'Office 365:

1. Trouver les sponsors (promoteurs),
2. Recruter les champions (super-utilisateurs),
3. Communiquer les objectifs, les défis et la documentation à tous,
4. Appliquer des parcours formatifs en classe ou par vidéos: avec prérequis, mises en situation et trucs,
5. Anticiper les résistances: rôles, objectifs, nouvelles habitudes,
6. Piloter l’utilisation et s’ajuster,
7. Reconnaître, récompenser et célébrer les succès.

Je suis Sylvain Charron de PMEnuage et je vous offre de réaliser conjointement

et avec agilité votre envol Office 365 pour analyser, configurer, personnaliser, migrer les contenus, former votre personnel, gérer le changement et produire des contenus d’aide, dont des capsules-vidéos. Entre autres, j’offre des espaces de travail individuels et d’équipe bâtis en un temps record avec des gabarits éprouvés sur Office 365. Ils demeureront extensibles pour évoluer avec vos besoins d'affaires tout en renversant vos obstacles de manque de temps, de patience, de liquidité et d'adaptation. Cette solution permettra aussi à tous les utilisateurs de travailler sans avoir à maîtriser les spécificités techniques.

PMEnuage est membre du réseau Office365experts.com en transformation numérique.