Télétravail : nos conseils du terrain

Pour certains, passer au télétravail peut sembler une contrainte, mais pour nombre d'entre nous c'est déjà notre quotidien. Etant moi-même télétravailleur avec une équipe éparpillée partout en France depuis de nombreuses années, nous en avons fait une force. Mais ce n'est pas forcément une chose facile pour tout le monde, alors voilà quelques astuces et bonnes pratiques qui nous permettent de bien fonctionner dans notre entreprise distribuée.

La base : les outils collaboratifs

Indispensable pour une bonne communication à distance, vous avez aujourd'hui l’embarras du choix. Passons en revue les principales fonctionnalités à avoir :

• Messagerie : Si vous êtes sur un environnement Exchange/Office 365, vous pouvez logiquement d'ores et déjà accéder à vos emails et calendrier à distance ou dans un simple navigateur. Sinon, migrez vite !
• Chat d'équipe : Le nouveau standard du collaboratif, une solution de chat permet des échanges aussi bien individuels que collectifs et des discussions synchrones et asynchrones. Si vous avez Office 365, vous pouvez utiliser Teams, nous avons fait le choix de Slack pour notre part.
• Visio Conférence : Indispensable pour communiquer, une bonne solution associant communication voix et vidéo permet de continuer les échanges de vive voix. Là, les options sont nombreuses et de plus, en ce moment les éditeurs proposent leurs solutions gratuitement, alors profitez-en. Teams permet cette fonctionnalité, pour notre part nous utilisons Zoom, une des meilleures solutions du marché.
• Collaboration sur les fichiers : Là, si vous n'avez pas encore passé votre filesystem sur une solution cloud, c'est plus compliqué à mettre en place rapidement. Vous pouvez cependant démarrer en intégrant les éléments sur lequels vous devez collaborer. Dans le monde Office 365, vous pouvez vous appuyez sur Sharepoint & OneDrive pour collaborer à distance sur vos fichiers. Pour notre part, nous utilisons Dropbox Business pour l'ensemble de nos fichiers.
• Applications métier : Là, ça peut se compliquer encore plus en fonction de ce que vous utilisez. Si votre applicatif est "On Premise", vous devrez probablement passer par des accès distants, VPN, RDS et autre session distante. Par contre, si vous avez une application moderne, en cloud, vous êtes probablement déjà habitué à les utiliser de n'importe où. Nous utilisons une multitude d'applications cloud au quotidien, en particulier Autotask PSA qui est notre outil principal et qui fonctionne dans un simple navigateur.

Pour le confort : l'équipement

Pour avoir un environnement efficace, il faut un minimum d'équipement aussi bien pour votre propre confort que pour les gens avec qui vous collaborez. Rien de pire que d'avoir quelqu'un avec un mauvais micro qui pollue toute la réunion.

• L'indispensable : le micro-casque pour entendre et se faire entendre. Eviter les micros intégrés dans les ordinateurs portables. Ça peut dépanner, mais le son n'est pas toujours très bon et ça a tendance à capter pas mal de bruit autour et le bruit du clavier si vous tapez ce qui est très désagréable. Il existe une multitude de modèles chez Jabra, Plantronics ou Logitech, pour ma part, je préfère des modèles entièrement filaires (pas de Bluetooth ou connexion sans fil) avec des écouteurs stéréo pour une meilleure isolation. La connexion filaire, en plus d'être meilleur marché, est plus fiable et vous évite de vous griller les neurones si passez de longues heures avec votre casque. Vous pouvez aussi utilisez votre smartphone avec un casque filaire. La plupart des applications de communication ont une application ou une passerelle téléphone pour pouvoir se connecter avec un smartphone. J'utilise actuellement un Plantronics Blackwire C5220.
• La webcam : pour retrouver une meilleure sensation de communication avec vos interlocuteurs, je vous conseille d'utiliser une webcam avec de pouvoir utiliser les fonctionnalités de visioconférence. C'est aujourd'hui très au point et généralement utilisable dans la majorité des cas. Si vous avez un laptop, vous avez certainement déjà une caméra intégrée, sur un poste fixe, vous pourrez facilement ajouter une webcam USB à poser sur votre écran. Privilégier un angle de vue face à vous ou l'on voir bien votre visage de façon centrée, chercher à ce que la webcam soit proche de là où porte votre regard.
• Un poste de travail : quand on travail chez soi, on est parfois tenter de s'installer un peu n'importe où. Assurez vous de garder une position correcte avec le dos droit et l'écran à hauteur des yeux. La table basse du salon peut paraître attirante mais vous risquez vite d'avoir mal au dos ou au cou. Privilégiez une pièce isolée ou vous ne serez pas gêné pas les autres occupants de la maison. Ça aidera aussi à faire la coupure entre le travail et la vie personnelle.
• Une connexion internet : Indispensable pour travailler, votre connexion domestique peut généralement suffire. Si vous avez un faible débit, vous pouvez également utiliser votre téléphone en partage de connexion, les débits en 4G peuvent être meilleurs.

Bonnes pratiques pour bien vivre le télétravail

La solitude ou le manque de limite entre la vie privée et professionnelle sont parfois des challenges quand on travaille de chez soi. Voici quelques bonnes pratiques et astuces que nous utilisons au quotidien.

• Dites bonjour quand vous arrivez le matin. Même virtuellement, un petit message à vos collègues pour les saluer et leur indiquer que vous attaquez votre journée de travail est une bonne chose et une première communication dans votre équipe. Vous pouvez également saluez vos collègues à la fin de la journée quand vous quittez votre poste. C'est devenu un rituel chez nous, tout le monde mets son petit message dans Slack quand il arrive. On peut y adjoindre quelques informations, par exemple indiquer que vous serez en réunion toute la journée ou comment vous êtes joignables.
• Faire un point d'équipe tous les jours. C'est une pratique courante dans les startup et société en croissance. Appelé Huddle ou Scrum meeting, il consiste à faire un point rapide sur ce que chacun a fait et prévoit de faire dans la journée, ainsi que les difficultés qu'il rencontre et sur lesquels il souhaiterait de l'aide. A la base conçue pour être faire de visu, cette pratique fonctionne très bien à distance également et permet d'aligner les équipes et d'avoir un communication efficace. Pour les plus grandes structures, vous pouvez faire un huddle par équipe pour un huddle pour les managers par exemple. Pour que cela fonctionne bien, défini une heure précise chaque jour pour démarrer et ne dépassez pas 15 minutes.
• Suivi votre planning. Quand on est dans un même bureau, c'est facile de voir si quelqu'un est disponible et les réunions se décalent facilement, on attends toujours quelqu'un, on va prendre un café en attendant etc... A distance, on ne sait pas ce que font les autres et il devient beaucoup plus important de respecter les horaires des réunions et rendez-vous. Et vous verrez que cela rend les réunions plus productives car on démarre et on s'arrête à l'heure.
• Allouez-vous des pauses régulièrement. Eviter de travailler plus de 1H30-2h d'affilé. Profitez en pour faire une pause, marcher un peu, faire un tour sur votre balcon ou votre jardin avec un café ou un thé. Faites un petit coucou à vos proches si ils sont là. Pour ma part, je bloque directement ces moments de pause dans mon planning afin d'être sûr de pouvoir faire des pauses régulièrement. Ca évite aussi qu'on vous colle des rendez-vous les uns derrières les autres sans pouvoir respirer.
• Abusez de la visioconférence. Que ce soit pour une réunion ou juste une question à poser à un collègue. N'hésitez pas à lancer un appel en Visio si il est disponible. C'est autant d'occasion de pouvoir discuter de vive voix et voir un visage familier.
• Soyez précis dans vos communications digitales. Lorsque l'on écrit un email ou un message dans un chat, vos interlocuteurs n'ont pas toujours le contexte ou la même vision que vous. Essayer d'être précis dans vos messages pour éviter les quiproquos et les erreurs. Soyez également toujours courtois et bienveillant car des messages un peu brutes peuvent parfois être mal perçus. Alors redoublez de gentillesse !

J'espère que ces quelques conseils vous seront utiles pour bien vivre les périodes de télétravail et pourquoi pas y faire appel plus souvent à l'avenir ! N'hésitez pas à me poser des questions si vous rencontrez des problématiques :

tb@bemsp.fr

Thomas BRESSE

CEO / BeMSP