Test de la nouvelle fonctionnalité des sous salles de réunion Teams

L'organisateur d’une réunion peut désormais scinder les participants en petits groupes afin de faciliter les séances de brainstorming, les discussions ou les travaux de groupes.

Notez bien : Cette fonctionnalité n'est disponible que depuis l'application de bureau Teams pour le moment (22/12/20).

En cliquant sur cette nouvelle icône, vous allez ensuite devoir définir le nombre de sous salles de réunion et la manière dont seront répartis vos participants aux salles de réunions :

• Automatiquement : Teams répartira de façon aléatoire et équitable les participants entre le nombre de salles que vous avez défini.
• Manuellement : Ce sera à vous, l'organisateur, de définir qui ira dans quelle salle.

Après avoir cliquer sur "Créer des salles", un nouvel écran apparaît :

1. Vous vous êtes trompé dans la configuration ? Pas d'inquiétude, vous pouvez à posteriori la modifier. Cliquez alors sur les "..." pour accéder aux paramètres des sous salles de réunion.
2. Attribuer des participants : Pour voir la liste de tous les participants vous devez cliquez sur la petite flèche à gauche de l'icône calendrier.
3. Ajouter une nouvelle salle, s'il vous en manque une.
4. Fermer toutes les salles de réunions ouvertes. Tous les participants de ces salles seront alors redirigés vers la salle principale ou se verront proposer cette redirection.
5. Par défaut, à cet endroit vous voyez le statut de la salle : ouverte ou fermée. Une salle fermée n'est pas accessible contrairement à une salle ouverte. En passant votre souris sur ce statut, "..." apparaissent et vous permettent d'ouvrir un menu déroulant pour réaliser des actions sur la sous salle en question.

Actions réalisables sur les sous salles de réunions

1. Publier une annonce

En tant qu'organisateur et si des personnes sont présentes dans vos sous salles de réunion, vous pouvez publier une annonce. Vous recevrez une notification Teams, une notification sur l'icône de discussion de votre réunion et un message à caractère urgent posté par l'organisateur de la réunion principale sur le fil de discussion de votre sous réunion.

2. Paramètres de salles

Si vous vous êtes trompé à l'étape de configuration, vous pouvez ici la modifier.

Vous pouvez aussi permettre aux participants de pouvoir revenir à tout moment à la salle de réunion principale. En cochant cette option, un bouton de Retour apparaît dans les salles de réunion.

Si vous n'avez pas activé cette option, le participant ne peut revenir dans la salle de réunion principale que si vous fermez la sous salle en question.

3. Recréer des salles

Cette option vous permet de repartir de 0, de supprimer toutes les salles existantes, et retomber sur le premier écran. Cette option n'est disponible que lorsque vos sous salles de réunions sont toutes fermées.

Attribuer des participants à une salle de réunion

1. Sélectionnez la ou les personnes à attribuer dans une salle.
2. Cliquez sur attribuer.
3. Sélectionnez la salle où vous souhaitez que le participant soit redirigé.

Lorsque vous ouvrirez la salle, si l'option "Déplacer automatiquement les personnes vers les salles ouvertes", dans les paramètres est :

• Cochée, les participants seront redirigés automatiquement vers la salle où ils sont attribués.

• Non cochée, les participants verront une invitation pour rejoindre la salle qui vient de s'ouvrir mais ne seront pas automatiquement redirigés.

Après l'ouverture d'une salle et l'attribution des participants à celles-ci

Si les participants ne sont pas dans la salle, vous pouvez leur demander de la rejoindre. 

Si les participants ne sont pas dans la salle, les participants peuvent d'eux même la rejoindre.

Lorsqu'un participant est dans une salle de réunion, vous pouvez forcer son retour à la salle principale en fermant la salle. Si l'option "Déplacer automatiquement les personnes vers les salles ouvertes", dans les paramètres est :

1. Cochée, les participants seront redirigés automatiquement vers la salle principale de réunion.
2. Non cochée, les participants voient un message leur proposant soit de revenir à la salle principale soit de quitter complétement la réunion.

Attention : si vous fermez une salle et que des personnes sont attribuées à celle-ci, cela ne désattribue pas les participants. C'est à dire que si vous l'ouvrez à nouveau, les participants se verront proposer / redirigés automatiquement (selon le paramétrage) l'accès à cette salle. Si vous souhaitez éviter cela, vous devez manuellement désattribuer les participants à la salle ou recréer de nouvelles salles.

Actions sur une salle de réunion

1. Si la salle est ouverte, alors vous pouvez en tant qu'organisateur rejoindre la salle de réunion.
2. Si la salle est fermée, vous pouvez l'ouvrir si des participants sont attribués à celle-ci. L'ouverture prend une dizaine de secondes. Les personnes attribuées à cette salle seront soit directement dirigées vers cette salle soit recevront un message selon le paramétrage que vous avez défini.
3. Vous pouvez renommer la salle pour qu'elle soit plus explicite pour les participants. Par exemple, si vous devez brainstormer sur le nom d'un nouveau produit, vous pouvez donner le nom à cette salle : "Réflexion sur le nom de notre nouveau produit".
4. Si la salle est ouverte, vous pouvez la fermer. Les participants qui y sont seront alors redirigés automatiquement vers la salle principale. Il n'est pas possible pour les participants d'écrire sur le flux de conversation d'une salle en cours de fermeture.
5. Supprimer la salle : cette option n'est possible que si la salle est fermée. Supprimer une salle ne supprime pas l'historique de la conversation, les notes prises pendant la réunions etc etc ....

Les participants dont la salle se ferme reçoivent une notification de fermeture de salle.