Un portail web collaboratif : pour quoi faire ?

Un portail web est une plateforme collaborative dont la fonction première est de proposer aux internautes des ressources et services numériques en rapport avec un thème, un domaine d’intérêt et dédié à chaque communauté particulière (les collaborateurs, les partenaires, les clients ou encore les fournisseurs …).
Il s’agit d’un espace de travail unique, personnalisé et sécurisé avec des droits d’accès par utilisateur.

Portail web : quelles sont les avantages ?

• Capitaliser les informations et les savoir-faire
• Simplifier la recherche d’informations
• Centraliser l’ensemble des données en un seul accès
• Fédérer les collaborateurs et les utilisateurs autour de l’entreprise

Ainsi un portail web bien conçu permet d’améliorer la productivité des collaborateurs et la fidélité des clients.

Portail web : quelles sont les attentes ?

• Dynamiser la collaboration avec vos interlocuteurs internes et externes
• Permettre la transmission des connaissances pour une organisation plus productive et performante
• Accompagner de nouveaux chantiers comme par exemple :
  • Faciliter le partage d’informations en interne et créer plus de synergies entre les différentes entités et métiers d’un groupe
  • Améliorer le suivi des prestations réalisées par les consultants techniques : suivre en temps réel les interventions chez les clients afin d’accélérer la prise en charge directement depuis le terrain, disposer d’indicateurs et de statistiques pour détecter les problèmes récurrents…
  • Lancer un e-commerce : commande d’articles via caddie, transaction bancaire…
• Renforcer votre offre auprès de vos clients, les fidéliser avec de nouveaux services
• Optimiser certaines tâches back-office : accès aux données et à l’historique des commandes, factures, tickets clients, avancement des dossiers…
• Répondre à de nouvelles exigences et garder une longueur d’avance : comme par exemple créer un catalogue de marque, dynamiser la communication RH et les recrutements…

Portail web : quelles sont les principales fonctions ?

• La communication : Fil de discussion, Actualités, Flux RSS, Gestion de profils…
• La coordination : Traçabilité des échanges de fichiers, Planning, Tableaux de bord graphiques et indicateurs de pilotage…
• La mise à disposition de contenus et documents métiers : articles, photos, vidéos, plans, schémas, études, nomenclatures, pages de synthèse, agrégation de données…
• La gestion des connaissances : forums utilisateurs, foire aux questions, base de connaissances…

Portail web et image de marque

Il est également possible de personnaliser son portail web collaboratif au niveau du design, de la page d’accueil, des arborescences, des fonctionnalités…
Généralement, les sociétés ont des portails web respectant leur charte graphique pour être en cohérence avec leur image de marque. Le client habitué de la marque étant dans le même univers, il assimilera plus facilement la plateforme collaborative de l’entreprise.

Portail web : quelles sont possibilités d’accès ?

L’entreprise choisit, selon chaque profil utilisateur de mettre à disposition telles ou telles informations et/ou applications de son entreprise. Ci-dessous les principaux types d’accès :

• Intranet : accessible par les collaborateurs uniquement depuis l’entreprise
• Extranet : accessible par les partenaires (clients, fournisseurs, …) depuis l’extérieur
• Internet : qui est un accès à certaines données sans avoir besoin de s’identifier

L’enjeu pour l’entreprise est d’adresser une communication ciblée en proposant un contenu pertinent à l’utilisateur. Par exemple, mettre en avant tous ses produits et offres complémentaires permet d’informer ses clients et de déclencher de nouvelles ventes :

• Pour un éditeur de logiciel, il s’agirait de mettre en avant ses offres d’audit, de formation ainsi que les nouveaux modules produits…
• Pour un bureau d’études, il s’agit de mettre en avant tous leurs panels de prestations : de l’étude à la formation en passant par la maitrise d’œuvre.

En effet, les clients n’ont pas forcément le réflexe de consulter le site internet ou les newsletters de leurs prestataires pour s’informer de leurs actualités. Le portail web collaboratif devient ainsi un relais d’information et de suivi commercial auprès des clients.

Vous avez une question, une remarque ou vous souhaitez savoir comment mettre en place un portail web collaboratif ? Contactez-nous, nous vous accompagnerons !