Vers une industrialisation de la manipulation de données

Article co-rédigé avec Olivier Lemaire

Vous êtes-vous déjà épuisé à faire fonctionner un fichier Excel désordonné ? Un fichier qui vous fait perdre du temps, vous fait faire des erreurs et vous rend moins efficace ?

Nous souhaitons partager avec vous dans cet article un retour d’expérience et quelques bonnes pratiques de manipulation de données.

Le principe structurant de notre démarche s’inspire d’un modèle de développement informatique, l’architecture 3 tiers, démocratisé avec l’apparition du WEB.

Ce modèle, appliqué à notre fichier Excel, repose sur les 3 « couches » ou phases suivantes :

1.     Collecte des données source et intégration dans le fichier Excel

2.     Consolidation des données sous un format unique et traitement des données

3.     Restitution des données

Cette séparation des étapes de collecte, de traitement et de restitution permet une évolution indépendante de chaque « couche ». Cela rend la maintenance du fichier Excel beaucoup plus facile !

Nous avons donc structuré notre fichier Excel en suivant cette architecture : 

La première étape consiste à collecter les différentes sources et les intégrer dans notre fichier Excel, en créant un onglet par source. Chaque onglet possède une mise en forme proche de la source afin de faciliter la collecte avec la mise en place de contrôles pour vérifier la bonne intégration. 

Dans notre cas, les sources étaient de natures différentes (feuilles de temps, comptabilité, matrices budgétaires) et de formats différents. Nous avons créé un onglet Paramètres afin de centraliser l’année, la période…

« Séparation des étapes de collecte, de traitement et de restitution des données »

Ensuite, ces données sont transformées, notamment en utilisant un référentiel homogène à l’ensemble des sources, et consolidées sous un format « base de données(1) ». Cette base de données complètement automatisée permet la manipulation et le traitement des données. Dans notre exemple, il s’agissait de répartir des coûts entre différentes filiales.

Enfin, il ne reste plus qu’à mettre en place les restitutions. Dans notre exemple, nous voulions une restitution des coûts et un contrôle budgétaire par filiale.

En conclusion, ce travail nous permet de gagner en productivité, avec moins de temps passé à produire et plus de temps consacré à l’analyse, mais aussi en qualité car les tâches mécaniques sont automatisées et contrôlées ce qui réduit les risques d’erreur.

Finalement, cette démarche reflète un peu plus les changements qui marquent la filière du contrôle de gestion: moins de production, plus d’analyse!

Auteurs : Olivier Lemaire et Philippe Gossiaux

(1) Consiste en un tableau composé de colonnes et où les enregistrements sont disposés en lignes

Tags : Excel, contrôle de gestion, manipulation, traitement, coûts