Webinar Confinement 1 : la boîte à outils visuels du télétravail

Le "travailleur visuel" ne se trouve jamais démuni pour travailler à distance : communiquer, réfléchir, piloter, collaborer... il maîtrise une boite d'outils complémentaires pour trier le meilleur parti de chacun en fonction de ses différents besoins tout au long de la journée.

Voici le résumé du Webinar n°1 par cet article et le lien pour voir le webinar en replay :-)

Vous souhaitez avoir la Mind Map du Webinar, cliquez sur ce lien. Cliquez sur le bout des branches pour déplier et replier les branches.

Communiquer à distance

Envoyer des mails consomme plus de bande passante et n'est pas sans effet en terme de développement durable. Voici le lien vers un article sur le sujet.

Voici le trio gagnant pour communiquer efficacement à distance : chat + partage écran + visio.

• Téléphone : en cas de force majeure. Préférez-lui une audioconférence avec option de partage écran sous la main car parfois, une image vaut bien 1000 mots.
• Chat : pour tout question qui demande une réponse dans la foulée (Slack, Teams, Talk Spirit ...). Petit faible, pour notre part, vers Talk Spirit, éditeur français, en pleine évolution et meilleur que Slack selon nous.
• Visio : si vous n'avez pas besoin de communication non-verbale, coupez la caméra surtout si vous partagez votre écran. Très souvent, l'option chat est embarqué avec la visio désormais comme avec Talk Spirit ! Sinon, parmi les classiques : Skype, Join.me, Gotomeeting, Whereby, Zoom ...
• Mail : pour envoyer une information qui demande une réponse plus tard dans la journée ou au-delà de la journée. Privilégiez le partage de lien hypertexte de fichier plutôt que l'envoi d'une pièce-jointe.
• Logiciels online : Office365, GSuite et tout logiciel online permettant de collaborer en temps réel (mode synchrone).
• Serveurs : c'est le moment d'apprendre à bien connaître les options de partage : lecture, édition, mot de passe ...

Réfléchir à distance

Le brainstorming en temps différé est plus efficace que les brainstorming en temps réel. (Article paru dans la revue HBR - promis on vous retrouve le n° quand on peut retourner au bureau).

Toute le monde peut être avoir des idées donc misez sur l'intelligence collective mais en l'organisant ... avec la méthode IDEAXION.

Et surtout, n'oubliez pas d'utiliser les ressources visuelles de ces logiciels : icônes / marqueurs / tags ...

• Mind Mapping : Les outils de Mind Mapping sont les plus efficaces pour ce type d'opération cognitive. Voici les 2 logiciels online les plus complets : Mindomo et MindMeister. Si vous utilisez MindManager, la version 2020 MindManager Entreprise permet désormais la collaboration online à distance avec des collègues sans rien à avoir à installer de leur côté. Pour cela, contactez-nous.
• TBI : les tableaux blancs interactifs possèdent des options pour faire de la créativité. Outre la fonction Tableau blanc numérique, vous pouvez de plus en plus créer des post-its virtuel et animer des séances de créativité à distance. Certains logiciels de visioconférence et de salles réunions visuelles proposent également ces options.
• Historiquement, vous avez Miro et Concept Board, mais en anglais. Désormais, nous avons SOFA, logiciel français. ce dernier propose une solution avec 3 avantages incontournables pour télétravailler en toute sécurité et avec une connexion internet moyenne : Sécurité "militaire" + Faible consommation bande passante + Visio Intégrée !

Piloter à distance

Les outils de Mind Mapping permettent autant d'organiser ses idées que ses activités. Si vous faites juste de suivi de tâche, travailler en mode Kanban est suffisant. Vous pouvez reproduire le mode kanban avec votre logiciel de Mind Mapping ou allez dans un logiciel dédié à ce mode d'organisation tel que Trello ou Planner pour les plus connus.

Utiliser les ressources visuelles de ces logiciels : tags / étiquettes ...

Collaborer à distance

Pour bien choisir ses outils et surtout éviter d'empiler les outils et de perdre au final en efficacité, commencez par définir vos objectifs de collaboration. 

• Sur quoi souhaitez-vous collaborer : des idées, des projets, des problèmes ...
• Ensuite, choisissez vos outils et n'oubliez pas d'apprendre un peu de méthodes pour bien les utilisez.

Vous n'avez pas d'objectifs de collaboration clairs mais vous souhaitez vous équiper pour être capable de télétravailler efficacement sur n'importe quel type de sujet : voici le trio gagnant :

• + logiciel intégrant Chat/Visio/Partage Ecran
• + logiciel Mail / Calendrier
• + logiciel de Mind Mapping ou Kanban

Pour résumer, nous pourrions identifier 3 niveaux de collaboration

• Niveau 1 : partager les informations et ses supports à distance : visioconférence
• Niveau 2 : brainstormer et piloter à distance : visioconférence, chat, outils Mind Mapping et Kanban
• Niveau 3 : importer les outils du niveau 2 au bureau pour améliorer le travail et les réunions en présentiel

Et c'est là peut-être la bonne nouvelle de cette période : transformer les "contraintes" du télétravail en "avantages" pour mieux travailler et collaborer au quotidien, en présentiel comme à distance !

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