Webinar confinement n°2 : Animer des réunions productives à distance

Voici le résumé du Webinar n°2 par cet article et le lien pour voir le webinar en replay :-)

Vous souhaitez avoir la Mind Map du Webinar, cliquez sur ce lien. Cliquez sur le bout des branches pour déplier et replier les branches.

Les enjeux du télétravail se focalisent de plus en plus sur l'art de collaborer efficacement à distance. Comment organiser une réunion efficace ? Qu'est-ce qui est le plus important dans une réunion, voir la tête des participants ou voir les idées ? 

Notre réponse : dans un contexte professionnel, nous nous réunissons pour échanger des idées et des informations sur nos projets et pas seulement pour le plaisir d'être ensemble. Il est donc plus important de voir les idées que les participants. Oui mais il manque la communication non-verbale pour voir si la personne est cohérente quand elle parle. Oui mais les méthodes d'animation de réunions visuelles proposent des solutions dépasser cette limite et surtout ces solution sont plus fiables que de se fier à sa propre intuition

En résumé, les réunions visuelles sont les modes de réunions les plus efficaces car nous obtenons 4 grands bénéfices :

• Réduction du temps des réunions
• Accroissement de la qualité des échanges.
• Augmentation de l'implication des participants
• Réduction des mauvaises interprétations entre participants

Principes des réunions visuelles

• Visualiser tout ce qui s'échange : tout ce qui est dit est noté !
• Disponibilité des supports visuels avant la réunion.
• Existence de structures visuelles d'animation : ce qui ce dit est organisé, structuré, architecturé.
• La prise de note individuelle interdite et laisse la place à la prise de notes collaborative.
• Les comptes-rendus élaborés en temps-réel.

Préparer ses réunions

• Clarifier les objectifs de la réunion

C'est le premier point d'une bonne préparation. Il ne s'agit pas seulement de définir les sujets ou thèmes à l'ordre du jour. Il s'agit aussi de définir les objectifs "cognitifs" de chaque sujet ou thème. Sommes-nous là pour brainstormer, décider, clarifier, planifier ... ?

Pour cela nous proposons depuis 10 ans la méthode IDEAXION que nous avons patiemment ciselée à l'épreuve du terrain. Voici un lien un de nos articles sur la méthode IDEAXION. Utilisez cette méthode comme référentiel commun avec votre équipe. Lisez l'article qui explique comment l'utiliser !

La voici en Image

• Centraliser et rendre disponible les supports à distance

Où centraliser vos documents ? Sur votre serveur, logiciel de management visuel ou espace de collaboration visuelle et évitez si possible un envoi par mail avec les documents en pièces-jointes que chacun va classer à sa manière, oublier de mettre à jour en cas d'envoi de mail n°2 avec des documents qui auraient évoluer. Et si vous passez par le mail, préférez les liens hypertextes aux pièces-jointes pour communiquer vos supports. Votre empreinte écologique en sera réduite et si jamais, vous faites une modification du support, les participants auront toujours la bonne version. Souvent, ce conseil se heurte à la gouvernance de l'information : droits d'accès au dossier, confidentialité ou tout simplement savoir-faire.

• Envoyer un Ordre du jour structuré.

De quoi ne s'agit-il pas ? Parfois, en négatif, c'est plus simple à expliquer. Ce n'est pas envoyer une seule phrase pour une réunion de 2 heures ou envoyer un mail avec différents points à l'ordre du jour sans préciser qui est chargé d'animer tel point et combien de temps nous prendrons pour le traiter.

Visionner le mini webinar pour voir quelques idées. Pour SIGNOS, la méthode la plus simple et la plus efficace est l'ODJ en Mind Mapping car il sert aussi de structure pour animer la réunion.

Si vous organisez des réunions de reporting ou suivi, vous devez (ou devriez) disposer de tableaux de bord qui seront actualisés pendant la réunion.

 Dynamiser l'animation

• Afficher l'ordre du jour structuré

Afficher l'ODJ structuré ou votre tableau de bord de pilotage au démarrage de la réunion et revalider l'ODJ : objectifs, durée, supports qui seront présentés .. qu'il n'y a pas de surprise pendant les échanges. Rien de pire de repartir en recadrage ou régulation de réunion. Cela casse la dynamique de la réunion et la qualité des échanges.

• Prendre des notes collaboratives !

Comme nous le disions en début de webinar, dans une réunion visuelle productive, la prise de note individuelle est interdite pour éviter que chaque participant reparte avec une réalité différente de son voisin alors que nous étions dans la même réunion surtout dans des réunions de pilotage de projet. Les écarts d'interprétation peuvent coûter très cher. Mais comment faisons de la prise de note collaborative ?

Au minimum, faites un relevé de décision partagé à l'écran pour valider ensemble ce qui est noté.

Pour Signos, c'est insuffisant. Noter uniquement les décisions, c'est oublier une quantité d"informations échangées qui souvent font le coeur des discussions et qui reviennent de réunion en réunion car ces informations orales non notées ont été "oubliées", "mal interprétées". C'est pour cela que nous avons mis en place une formation spéciale pour apprendre à animer des réunions en Mind Mapping, prendre des notes collaboratives et maîtriser la méthode IDEAXION : Formation Mind Mapping Réunion - Mieux communiquer et collaborer.

Pour les réunions de suivi et de reporting, partez de votre tableau de bord de pilotage et mettez-le à jour en temps réel au niveau des indicateurs : indicateurs visuels, commentaires, ressources ... Bien sûr, si vous animez vos réunions de suivi avec un PowerPoint ... comment dire ... c'est moins évident voire mal barré. Quand nous parlons de tableaux de bord, nous parlons de structures visuelles dynamiques facile à actualiser et modifier en temps réeel comme du Mind Mapping, du Kanban voire même un Excel bien visuel.

Faire le compte-rendu en temps réel

C'est votre prise de note en temps réel qui sert de compte-rendu ! Les personnes valident les idées que vous notez, leur place dans la structure si vous utilisez du Mind Mapping.

Vous allez aussi pouvoir visualiser les différentes décisions : Quelles idées sont retenues ou non ? Qui est d'accord ou non ? Quel est le degré d'avancement des tâches ? Qui fait quoi pour quand ?

Pour cela utilisez les indicateurs visuels : étiquettes, tags, balises, marqueurs, icônes

Si vous faites une réunion de suivi ou reporting, mettez le tableau de bord à jour avec les participants en prenant soin que chacun visualise bien les modifications et les valide. C'est le tableau de bord qui sert de compte-rendu. Utilisez les zones notes ou commentaires pour associer les informations complémentaires issues de la réunion. Votre prise de notre s'incorpore dans votre tableau de bord. D'où l'utilité d'avoir un outil de tableau de bord dynamique qui permette cette prise de note dynamique.

La réunion terminée, envoyez immédiatement votre prise de note collaborative ou votre tableau de bord à jour. Et toujours le même conseil, privilégiez un lien hypertexte vers le fichier plutôt qu d'envoyer un mail avec une pièce-jointe de plusieurs Mo.

 Conclusion

Pour Signos, les méthodes de réunion visuelles ne sont pas réservées au télétravail ou travail à distance. Elles font partie des bonnes pratiques des réunions dans toute organisation qui appelle de ses voeux un management plus participatif favorisant l'implication, l'autonomisation et la responsabilisation des individus.