Post di DGFLY SRL

Sta per iniziare la riunione: avresti mille cose da fare, ma sai già che perderai due ore di lavoro senza grandi conclusioni... Questo significa che stai organizzando male le tue riunioni o call di lavoro! La riunione di lavoro è un momento chiave della vita organizzativa di un'azienda, in quanto costituisce una produttiva occasione per mettersi a confronto, elaborare nuove strategie e possibili sintesi rivolte al miglioramento dei processi aziendali. Purtroppo, però, se non ben organizzate, le riunioni possono portare a perdere tempo e acuire tensioni e conflitti interni Abbiamo scritto un articolo ricco di consigli per aiutarti a gestire al meglio: - riunioni in presenza - call da remoto - incontri misti tra partecipanti in presenza e a distanza Mettendo in pratica alcuni semplici suggerimenti, potrai ottimizzare i tempi delle tue riunioni e avere risultati migliori in termini di produttività. 📲Link all'articolo sul Blog4S nel 1° commento

📆L’unica soluzione per uscire dal 𝗰𝗶𝗿𝗰𝗼𝗹𝗼 𝘃𝗶𝘇𝗶𝗼𝘀𝗼 𝗱𝗲𝗹𝗹’𝗲𝗰𝗰𝗲𝘀𝘀𝗼 𝗱𝗶 𝗿𝗶𝘂𝗻𝗶𝗼𝗻𝗶 è ragionare sulle trappole psicologiche in cui cadiamo quando riceviamo o mandiamo un invito su Google Calendar. Due, in particolare 👇 La prima è la cosiddetta “𝗺𝗲𝗲𝘁𝗶𝗻𝗴 𝗙𝗢𝗠𝗢”. 👉In molti casi, infatti, accettare una riunione è un gesto automatico dettato dalla paura di rimanere esclusi o escluse da qualche decisione importante. Un automatismo che però ci fa sprecare il tempo che avremmo potuto dedicare a task più operativi e urgenti. La seconda è la 𝗿𝗶𝘂𝗻𝗶𝗼𝗻𝗲-𝗿𝗶𝗰𝗮𝘁𝘁𝗼. 👉Alcune riunioni, infatti, servono per fare brainstorming o aggiornare colleghe e colleghi sull’avanzamento di un progetto. Altre, invece, sono uno strumento di controllo per capire se le scadenze sono state rispettate o se lo saranno nell’arco di qualche giorno: le riunioni-ricatto, appunto. Insomma, 𝗽𝗶𝗮𝗻𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝗿𝗲 𝗹𝗮 𝗿𝗶𝘂𝗻𝗶𝗼𝗻𝗲 𝗽𝗲𝗿𝗳𝗲𝘁𝘁𝗮 è 𝘂𝗻’𝗮𝗿𝘁𝗲. Pianificare una riunione che non rovini il pomeriggio alla maggior parte delle persone che lavorano con te (e a te stesso/a!) è un risultato più che accettabile. Come raggiungerlo? ✔️Sensibilizza i e le team leader a scegliere con cura le persone invitate alle loro riunioni ✔️Assicurati che tutte abbiano un’agenda ✔️Valorizza il loro tempo istituendo la figura del o della time keeper (chi, cioè, ha il compito di tenere il tempo e assicurarsi che gli interventi non sforino le tempistiche date). ✔️Chiediti (e aiuta altre persone a chiedersi) fin da subito: questa riunione può essere una mail? A differenza della matematica, in questo caso se invertiamo l’ordine dei fattori, il risultato cambia. 𝗘𝗰𝗰𝗼𝗺𝗲 𝘀𝗲 𝗰𝗮𝗺𝗯𝗶𝗮. Sei d'accordo? Ti leggo nei commenti👇

Le riunioni: un argomento che spesso genera un sospiro tra i miei clienti. Lo so, posso sentire il vostro disagio anche solo pensando a quelle ore passate a video o in sala conferenze senza un vero obiettivo o direzione chiara. Vedete, una riunione ben organizzata è come un viaggio strutturato. Ogni tappa ha il suo momento, ogni partecipante sa esattamente quando intervenire e quando ascoltare gli altri. Ma quando manca questa direzione? Beh, abbiamo tutti provato quella sensazione di caos, con troppi interventi, pochi risultati e una montagna di cose ancora da fare. Ecco perché quando si pianifica una riunione, bisogna sforzarsi di avere un piano chiaro in mente. Qual è l'obiettivo? Chi deve essere coinvolto? Quali sono le decisioni da prendere? Con queste domande chiave, si può guidare la discussione in modo produttivo, assicurandosi che il tempo trascorso insieme sia un investimento, non un peso. E voi, avete mai provato quella sensazione di "perdita di tempo" durante una riunione? #assistentevirtuale #virtualassistant #riunioni #gestionedeltempo #organizzazione

Durante la consulenza uno degli argomenti che emerge più spesso è quello delle riunioni, che quasi sempre sono viste come una perdita di tempo perché si sa più o meno quando iniziano, ma mai quando finiscono e in più per alcuni sono troppe e per altri sono troppo poche. La riunione viene percepita come una perdita di tempo perché non viene organizzata e gestita nel modo migliore. Una riunione non deve durare per forza 4 ore, può durare anche molto meno ed essere molto efficace se solo si seguissero delle modalità condivise. Infatti, quello che mi capita di vedere è che non c’è un metodo condiviso, ognuno utilizza il proprio, ma non si discute sul modo in cui portarlo avanti insieme. Investire del tempo per scegliere una metodologia condivisa agevola la gestione della riunione stessa perché: 1. Tutti sono consapevoli della modalità, si è discusso del come una certa modalità sia migliore, per quell’azienda, rispetto ad altre; 2. Si riesce a mantenere maggior focus. Non c’è una metodologia giusta e una sbagliata, ogni organizzazione dovrà trovare quella più allineata ad essa e nel tempo potrebbe anche variare. E tu come vedi le riunioni in azienda?

RIUNIONI EFFICACI Una riunione efficace fa in modo che il lavoro venga portato avanti nellla maniera giusta mentre un incontro che non permette di ottenere i risultati sperati è solamente una perdita di tempo e una sorta di sconfitta in un'ottica di Time Management. Le quattro lamentele principali che si sentono relativamente alle riunioni sono: ne facciamo troppe; sono troppo lunghe; i nostri incontri perdono di vista lo scopo principale; con le nostre riunioni non otteniamo mai nulla. Per mantenere centrata una riunione e far sì che sia davvero utile, è essenziale stabilire e rispettare alcuni principi fondamentali. Prima di tutto le persone hanno bisogno di conoscere i motivi per i quali vengono invitate a partecipare ad una riunione. Hanno bisogno di comprenderne a fondo lo scopo. In secondo luogo, è importante dare alla riunione una struttura che non deve essere vissuta come un vincolo ma che, al contrario, deve diventare un modo strategico per coinvolgere e responsabilizzare i partecipanti alla riunione. Quando le persone sono consapevoli del ruolo che devono ricoprire all'interno di una riunione, vengono in qualche modo preparate a farlo al meglio e quando chi convoca un incontro lo fa con un ordine del giorno e uno scopo chiaro e specifico, i partecipanti sanno in anticipo che il meeting in programma non sarà una mera perdita di tempo perché c'è un obiettivo specifico che deve essere raggiunto. CIT .

Le riunioni sono spesso viste come una perdita di tempo, un'interferenza nella produttività quotidiana. Tuttavia, questa prospettiva può essere completamente ribaltata se le riunioni vengono affrontate nel modo giusto. Piuttosto che percepire una riunione come un intralcio, è possibile viverla pienamente, trasformandola in un'opportunità per entrare nello stato di flow e massimizzare l'efficienza e la collaborazione. Uno degli obiettivi principali delle riunioni efficaci è entrare in uno stato di flow. Lo stato di flow è caratterizzato dalla completa immersività nell'attività presente, senza distrazioni e con una piena concentrazione sul compito a portata di mano. Quando si è in flow durante una riunione, il tempo sembra trascorrere rapidamente e non si percepisce l'attività come una perdita di tempo. Le riunioni non devono essere viste come una perdita di tempo ma come un'occasione per entrare nello stato di flow e per creare valore attraverso la collaborazione e l'efficienza. Cambiando la nostra prospettiva e adottando le giuste pratiche, possiamo trasformare le riunioni in esperienze significative e produttive per tutti i partecipanti. #assistentevirtuale #virtualassistant #riunioni #imprenditori

QUESTA RIUNIONE POTEVA ESSERE UN’E-MAIL La necessità di fare una riunione sta emergendo sempre di più. Si fa una riunione per qualsiasi cosa, anche la più banale. Eppure alcune cose potrebbero essere comunicate per iscritto, con una semplice mail o una piccola chiamata. A volte veniamo coinvolti in riunioni che ci riguardano minimamente o anche per nulla. Solo perché dobbiamo essere informati. O che si dice di quelle che arrivano una dietro l’altra? Anche per le riunioni ci sono delle raccomandazioni da fare! 1. Evitare le riunioni lunghe: staccarsi prima possibile perché ci si perde in argomenti senza senso o che non sono consoni alla riunione in corso. Se siamo organizzatori, cerchiamo di riportare ordine e proviamo a chiudere con informazioni basilari! 2. Evitare le riunioni consecutive: così non riusciamo a portare tutte le informazioni e la riunione non sono produttive. Bisognerebbe lasciare un minimo di spazio per staccare e riprendere il filo del resto del nostro lavoro. 3. Evitare le riunioni se possibile: se abbiamo possibilità e se possiamo gestire la stessa situazione più velocemente con alternative allora dobbiamo cercare di non organizzare o non partecipare alla riunione, laddove è possibile. Chiedere allora possibilità, accordando insieme, di avere una mail per gestire la stessa cosa. Una riunione è un costo sia per l’azienda che per il collaboratore perché il suo tempo non è illimitato. Cercare di fare riunione quando e se è necessario in un tempo ben specifico è la regola è non l’eccezione! #Mail #Processi #Riunione

📆 Per le posizioni manageriali e dirigenziali si dà per scontato che la vita in ufficio sia fatta per lo più da riunioni, ma nonostante questa sia l'attività principale per molte delle persone più pagate in azienda, si tratta spesso di una perdita di tempo. 😫 🤦🏻 Purtroppo la tendenza è quella di organizzare meeting in cui vengono invitate troppe persone (non si sa mai che serva anche lui...), che durano troppo tempo, di cui non è chiaro lo scopo e che spesso si concludono con un nulla di fatto. La prossima volta che vi incontrerete scoprirete che la situazione non si è evoluta perché "ah ma dovevo farlo io?! non l'avevi mica detto, dove sta scritto?" 👍🏼 Organizzare e gestire le riunioni in modo efficiente ed efficace permette di risparmiare tempo, di avere persone più focalizzate e di portare avanti i progetti. 👩🏻💻 Ho lavorato come manager in azienda per 18 anni prima di decidere di diventare libera professionista. Avere l'agenda occupata per oltre il 50% da riunioni spesso sterili mi impediva di essere produttiva: spesso i meeting si accavallavano, non mi davano il tempo di organizzare gli appunti presi o di fare anche solo una pausa ristoratrice, e - quando a volte tra uno e l'altro passava meno di mezz'ora - non avevo modo di concentrarmi su una nuova attività. 🦸🏻♀️ Avevo quindi cominciato a bloccare degli slot di almeno due ore in calendario che avrei dedicato al deep dive in progetti importanti, mi assicuravo che la mia presenza fosse fondamentale ad un incontro, quando possibile delegavo la partecipazione a una persona del mio team, chiedevo accuratamente cosa ci si aspettasse da me e a mia volta mi preoccupavo che fossero chiare le mie richieste e le scadenze per gli altri partecipanti, durante i meeting prendevo appunti e li condividevo alla fine con tutte le persone coinvolte. ☕ Spesso cercavo di risolvere la questione ancora prima, invitando per un caffè la persona che mi aveva convocata in meeting per capire se la questione si potesse risolvere con un veloce scambio di idee supportato da caffeina e quattro passi. E tu, che difficoltà incontri nelle tue riunioni? Prova i miei consigli e fammi sapere se le cose migliorano. O fissa una call gratuita con me per capire come posso aiutarti a risolvere il tuo problema. #organizzazione #riunioniefficaci #riunioniefficienti #professionalorganizer

Quanti si sono trovati in questa situazione❓ La riunione sta per iniziare e... nessuno sa di cosa si parlerà ‼️ È una scena fin troppo familiare: una riunione fissata, nessun ordine del giorno condiviso, e ci si ritrova a chiedersi se la propria presenza sia davvero necessaria. La realtà è che riunioni non strutturate e non preparate possono costare caro: non solo in termini di tempo, ma anche in termini di energia e produttività. 👇🏼 Infatti, partecipare a incontri senza un'agenda chiara rischia di generare frustrazione e senso di inefficienza e questo può influire negativamente anche sul morale dei team. Ecco perché è cruciale: 📝 Condividere un'agenda chiara: ogni partecipante deve sapere esattamente quali argomenti verranno trattati e qual è il suo ruolo nella discussione. Questo permette di arrivare preparati e con contributi mirati. 🙋🏼♀️ Invitare solo chi è davvero necessario: la partecipazione deve essere ristretta a chi può offrire un contributo concreto o ha una reale necessità di essere informato. Evitiamo di sovraccaricare le persone con riunioni non rilevanti per loro. 👬 Valorizzare il tempo del team: un meeting ben strutturato non solo rispetta il tempo di tutti, ma crea un ambiente di lavoro più produttivo e soddisfacente. Questo ha un impatto positivo anche sulla cultura aziendale, favorendo il coinvolgimento e l’efficienza. E tu che esperienza hai con le riunioni❓ Quali sono le attività che svolgete nella vostra azienda per migliorarle❓ #meeting #riunioni #team #produttività #betterworkplaces

More meetings, much talking, more alignment, much confusion… but less productivity? Quante volte pensiamo che più meeting significhino più chiarezza, più allineamento, più risultati? In realtà, spesso mi rendo conto che troppe riunioni portano a meno tempo per il lavoro vero. Ogni meeting nasce con le migliori intenzioni: condividere, risolvere, decidere. Ma quando diventano troppi, il rischio è di dilatare i tempi, rallentare le attività e aumentare la stanchezza. L’obiettivo non è abolire i meeting, ma renderli più strategici. Forse siamo nell'onda di ritorno del post-isolamento, dove dobbiamo vederci per forza, tipo terapia di gruppo dopo i lunghi mesi di schermo a distanza. O forse, nell'ansia di "toolarci" a ogni costo, abbiamo perso il dono della comunicazione semplice ed efficace. E così, per decidere anche solo dove andare a pranzo, servono tre riunioni e una bella checklist condivisa! Più autonomia e asincronia, noi ci stiamo riuscendo con ottimi risultati 😁 #VitaDaUfficio