Post di Parminder Kaur

QUESTA RIUNIONE POTEVA ESSERE UN’E-MAIL La necessità di fare una riunione sta emergendo sempre di più. Si fa una riunione per qualsiasi cosa, anche la più banale. Eppure alcune cose potrebbero essere comunicate per iscritto, con una semplice mail o una piccola chiamata. A volte veniamo coinvolti in riunioni che ci riguardano minimamente o anche per nulla. Solo perché dobbiamo essere informati. O che si dice di quelle che arrivano una dietro l’altra? Anche per le riunioni ci sono delle raccomandazioni da fare! 1. Evitare le riunioni lunghe: staccarsi prima possibile perché ci si perde in argomenti senza senso o che non sono consoni alla riunione in corso. Se siamo organizzatori, cerchiamo di riportare ordine e proviamo a chiudere con informazioni basilari! 2. Evitare le riunioni consecutive: così non riusciamo a portare tutte le informazioni e la riunione non sono produttive. Bisognerebbe lasciare un minimo di spazio per staccare e riprendere il filo del resto del nostro lavoro. 3. Evitare le riunioni se possibile: se abbiamo possibilità e se possiamo gestire la stessa situazione più velocemente con alternative allora dobbiamo cercare di non organizzare o non partecipare alla riunione, laddove è possibile. Chiedere allora possibilità, accordando insieme, di avere una mail per gestire la stessa cosa. Una riunione è un costo sia per l’azienda che per il collaboratore perché il suo tempo non è illimitato. Cercare di fare riunione quando e se è necessario in un tempo ben specifico è la regola è non l’eccezione! #Mail #Processi #Riunione

Le buone maniere non devono mancare mai neanche in una riunione, che sia in virtuale o in presenza: - Presentare o definire gli argomenti se si coordina la riunione; - Definire i tempi della riunione; - Coinvolgere solo i diretti interessati; - Ascoltare se si è partecipanti; - Non interrompere, c’è sempre uno spazio per le domande; - Aspettare il proprio turno per parlare; - Alzare la mano per parlare; - Fare domande costruttive; - Non divagare; - No spazio alle lamentele, creano cattivo clima (ascoltare post riunione eventuale criticità); Inoltre ci sono altri aspetti che aiutano a rendere una riunione più efficiente: - Acqua da bere, se si deve parlare; - Strumenti giusti se si fa una riunione online (pc, cuffie); - Blocco note: per prendere appunti sulle informazioni necessarie; Le riunioni possono diventare dei momenti utili se usati bene. Anche qui l’educazione e il rispetto giocano un ruolo fondamentale. #riunioni #lean

Migliorare le riunioni improduttive Tutti noi abbiamo riunioni ricorrenti che sembrano inefficienti, improduttive o senza scopo. Come si fa a migliorarle quando non siamo noi a gestirle? Ecco come intervenire prima, durante e dopo per spingere le cose nella giusta direzione.   Il momento migliore per intervenire è spesso prima che la riunione abbia luogo. Contattate l’organizzatore per chiedere se c’è un ordine del giorno, se c’è del materiale rilevante da condividere in anticipo o se potete fare qualcosa per aiutarlo a preparare il lavoro.   Durante una riunione che sta andando fuori tema, potete prendere l’iniziativa e riportare la conversazione sulla retta via. Se c’è, fate riferimento all’ordine del giorno. Se non c’è, potete intervenire per chiarire l’obiettivo della riunione e far notare quando la conversazione è fuori tema.   Dopo la riunione, contattate l’organizzatore per confrontare gli appunti e chiarire i passi successivi e chi ne è responsabile. In questo modo si garantirà che la riunione non sia stata inutile e si predisporrà il seguito. Questo suggerimento è tratto da “How to Improve a Meeting (When You’re Not in Charge)”, di Tijs Besieux e Amy C. Edmondson.

RIUNIONI EFFICACI Una riunione efficace fa in modo che il lavoro venga portato avanti nellla maniera giusta mentre un incontro che non permette di ottenere i risultati sperati è solamente una perdita di tempo e una sorta di sconfitta in un'ottica di Time Management. Le quattro lamentele principali che si sentono relativamente alle riunioni sono: ne facciamo troppe; sono troppo lunghe; i nostri incontri perdono di vista lo scopo principale; con le nostre riunioni non otteniamo mai nulla. Per mantenere centrata una riunione e far sì che sia davvero utile, è essenziale stabilire e rispettare alcuni principi fondamentali. Prima di tutto le persone hanno bisogno di conoscere i motivi per i quali vengono invitate a partecipare ad una riunione. Hanno bisogno di comprenderne a fondo lo scopo. In secondo luogo, è importante dare alla riunione una struttura che non deve essere vissuta come un vincolo ma che, al contrario, deve diventare un modo strategico per coinvolgere e responsabilizzare i partecipanti alla riunione. Quando le persone sono consapevoli del ruolo che devono ricoprire all'interno di una riunione, vengono in qualche modo preparate a farlo al meglio e quando chi convoca un incontro lo fa con un ordine del giorno e uno scopo chiaro e specifico, i partecipanti sanno in anticipo che il meeting in programma non sarà una mera perdita di tempo perché c'è un obiettivo specifico che deve essere raggiunto. CIT .

📆L’unica soluzione per uscire dal 𝗰𝗶𝗿𝗰𝗼𝗹𝗼 𝘃𝗶𝘇𝗶𝗼𝘀𝗼 𝗱𝗲𝗹𝗹’𝗲𝗰𝗰𝗲𝘀𝘀𝗼 𝗱𝗶 𝗿𝗶𝘂𝗻𝗶𝗼𝗻𝗶 è ragionare sulle trappole psicologiche in cui cadiamo quando riceviamo o mandiamo un invito su Google Calendar. Due, in particolare 👇 La prima è la cosiddetta “𝗺𝗲𝗲𝘁𝗶𝗻𝗴 𝗙𝗢𝗠𝗢”. 👉In molti casi, infatti, accettare una riunione è un gesto automatico dettato dalla paura di rimanere esclusi o escluse da qualche decisione importante. Un automatismo che però ci fa sprecare il tempo che avremmo potuto dedicare a task più operativi e urgenti. La seconda è la 𝗿𝗶𝘂𝗻𝗶𝗼𝗻𝗲-𝗿𝗶𝗰𝗮𝘁𝘁𝗼. 👉Alcune riunioni, infatti, servono per fare brainstorming o aggiornare colleghe e colleghi sull’avanzamento di un progetto. Altre, invece, sono uno strumento di controllo per capire se le scadenze sono state rispettate o se lo saranno nell’arco di qualche giorno: le riunioni-ricatto, appunto. Insomma, 𝗽𝗶𝗮𝗻𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝗿𝗲 𝗹𝗮 𝗿𝗶𝘂𝗻𝗶𝗼𝗻𝗲 𝗽𝗲𝗿𝗳𝗲𝘁𝘁𝗮 è 𝘂𝗻’𝗮𝗿𝘁𝗲. Pianificare una riunione che non rovini il pomeriggio alla maggior parte delle persone che lavorano con te (e a te stesso/a!) è un risultato più che accettabile. Come raggiungerlo? ✔️Sensibilizza i e le team leader a scegliere con cura le persone invitate alle loro riunioni ✔️Assicurati che tutte abbiano un’agenda ✔️Valorizza il loro tempo istituendo la figura del o della time keeper (chi, cioè, ha il compito di tenere il tempo e assicurarsi che gli interventi non sforino le tempistiche date). ✔️Chiediti (e aiuta altre persone a chiedersi) fin da subito: questa riunione può essere una mail? A differenza della matematica, in questo caso se invertiamo l’ordine dei fattori, il risultato cambia. 𝗘𝗰𝗰𝗼𝗺𝗲 𝘀𝗲 𝗰𝗮𝗺𝗯𝗶𝗮. Sei d'accordo? Ti leggo nei commenti👇

TROPPE RIUNIONI? Non solo troppe, tanto che riempiono le giornate e non permettono di fare altro, ma pure con un ritmo forsennato, fuori da una dentro nell’altra, sempre di corsa, sempre in affanno… Questa è una sensazione - a volte è verità - comune… Troppe riunioni, che si protraggano senza controllo o siano limitate nel tempo, non lasciano scampo, travolgono tutti e tutto. Fisiche o virtuali, non cambia, sono comunque tutte reali… Ne discorrevo con alcuni colleghi ed è emerso il problema; analizzandolo ci siamo resi conto che le riunioni erano pure spesso inconcludenti. Male comune… La soluzione c’è, e non è difficile, solo che necessita di disciplina, ma la su applica “fuor di riunione”. Ci sono troppe riunioni, e fatte male, non sempre e solo per colpa delle riunioni, ma per colpa di come non si lavora bene quando non si è in riunione, per cui si fanno riunioni. Certo, sono utili le buone regole della puntualità (di inizio e fine), la chiarezza dell’ordine del giorno, il coinvolgimento di chi - solo strettamente - necessario, le buone pratiche di gestione, … Ma se non si migliora fuor di riunione, serve a poco. Non dimentichiamo che per qualcuno le riunioni sono proprio la parte principale del lavoro, beh, soprattutto per loro, conta di più quel che accade fuor di riunione. PM compresi… #Progettualitalia

📆L’unica soluzione per uscire dal 𝗰𝗶𝗿𝗰𝗼𝗹𝗼 𝘃𝗶𝘇𝗶𝗼𝘀𝗼 𝗱𝗲𝗹𝗹’𝗲𝗰𝗰𝗲𝘀𝘀𝗼 𝗱𝗶 𝗿𝗶𝘂𝗻𝗶𝗼𝗻𝗶 è ragionare sulle trappole psicologiche in cui cadiamo quando riceviamo o mandiamo un invito su Google Calendar. Due, in particolare 👇 La prima è la cosiddetta “𝗺𝗲𝗲𝘁𝗶𝗻𝗴 𝗙𝗢𝗠𝗢”. 👉In molti casi, infatti, accettare una riunione è un gesto automatico dettato dalla paura di rimanere esclusi o escluse da qualche decisione importante. Un automatismo che però ci fa sprecare il tempo che avremmo potuto dedicare a task più operativi e urgenti. La seconda è la 𝗿𝗶𝘂𝗻𝗶𝗼𝗻𝗲-𝗿𝗶𝗰𝗮𝘁𝘁𝗼. 👉Alcune riunioni, infatti, servono per fare brainstorming o aggiornare colleghe e colleghi sull’avanzamento di un progetto. Altre, invece, sono uno strumento di controllo per capire se le scadenze sono state rispettate o se lo saranno nell’arco di qualche giorno: le riunioni-ricatto, appunto. Insomma, 𝗽𝗶𝗮𝗻𝗶𝗳𝗶𝗰𝗮𝗿𝗲 𝗹𝗮 𝗿𝗶𝘂𝗻𝗶𝗼𝗻𝗲 𝗽𝗲𝗿𝗳𝗲𝘁𝘁𝗮 è 𝘂𝗻’𝗮𝗿𝘁𝗲. Pianificare una riunione che non rovini il pomeriggio alla maggior parte delle persone che lavorano con te (e a te stesso/a!) è un risultato più che accettabile. Come raggiungerlo? ✔️Sensibilizza i e le team leader a scegliere con cura le persone invitate alle loro riunioni ✔️Assicurati che tutte abbiano un’agenda ✔️Valorizza il loro tempo istituendo la figura del o della time keeper (chi, cioè, ha il compito di tenere il tempo e assicurarsi che gli interventi non sforino le tempistiche date). ✔️Chiediti (e aiuta altre persone a chiedersi) fin da subito: questa riunione può essere una mail? A differenza della matematica, in questo caso se invertiamo l’ordine dei fattori, il risultato cambia. 𝗘𝗰𝗰𝗼𝗺𝗲 𝘀𝗲 𝗰𝗮𝗺𝗯𝗶𝗮. Sei d'accordo? Ti leggiamo nei commenti👇

Quanti si sono trovati in questa situazione❓ La riunione sta per iniziare e... nessuno sa di cosa si parlerà ‼️ È una scena fin troppo familiare: una riunione fissata, nessun ordine del giorno condiviso, e ci si ritrova a chiedersi se la propria presenza sia davvero necessaria. La realtà è che riunioni non strutturate e non preparate possono costare caro: non solo in termini di tempo, ma anche in termini di energia e produttività. 👇🏼 Infatti, partecipare a incontri senza un'agenda chiara rischia di generare frustrazione e senso di inefficienza e questo può influire negativamente anche sul morale dei team. Ecco perché è cruciale: 📝 Condividere un'agenda chiara: ogni partecipante deve sapere esattamente quali argomenti verranno trattati e qual è il suo ruolo nella discussione. Questo permette di arrivare preparati e con contributi mirati. 🙋🏼♀️ Invitare solo chi è davvero necessario: la partecipazione deve essere ristretta a chi può offrire un contributo concreto o ha una reale necessità di essere informato. Evitiamo di sovraccaricare le persone con riunioni non rilevanti per loro. 👬 Valorizzare il tempo del team: un meeting ben strutturato non solo rispetta il tempo di tutti, ma crea un ambiente di lavoro più produttivo e soddisfacente. Questo ha un impatto positivo anche sulla cultura aziendale, favorendo il coinvolgimento e l’efficienza. E tu che esperienza hai con le riunioni❓ Quali sono le attività che svolgete nella vostra azienda per migliorarle❓ #meeting #riunioni #team #produttività #betterworkplaces

Il caso é ormai chiaro: il problema passa dall'individuazione di badmanagement e relativo spreco di tempo e risorse, alla volontà di cambiare. Sbauchina? No. Oggi, mentiremo a raccontare di non averne evidenza: tirar dritto e fregarsene, esprime solo un potere impancato nelle sue posizioni, autoreferente, non certo voglià di fare gestione intelligente 🤗 #riunioni #webinar #badmanagement #efficienza #organizzazione #spreco #risorse #business

Le riunioni: un argomento che spesso genera un sospiro tra i miei clienti. Lo so, posso sentire il vostro disagio anche solo pensando a quelle ore passate a video o in sala conferenze senza un vero obiettivo o direzione chiara. Vedete, una riunione ben organizzata è come un viaggio strutturato. Ogni tappa ha il suo momento, ogni partecipante sa esattamente quando intervenire e quando ascoltare gli altri. Ma quando manca questa direzione? Beh, abbiamo tutti provato quella sensazione di caos, con troppi interventi, pochi risultati e una montagna di cose ancora da fare. Ecco perché quando si pianifica una riunione, bisogna sforzarsi di avere un piano chiaro in mente. Qual è l'obiettivo? Chi deve essere coinvolto? Quali sono le decisioni da prendere? Con queste domande chiave, si può guidare la discussione in modo produttivo, assicurandosi che il tempo trascorso insieme sia un investimento, non un peso. E voi, avete mai provato quella sensazione di "perdita di tempo" durante una riunione? #assistentevirtuale #virtualassistant #riunioni #gestionedeltempo #organizzazione