Post di Silva Group Firenze

Lavori con in documenti? Allora non puoi non conoscere il Responsabile della Conservazione! 🔍 Chi è? Il Responsabile della Conservazione è una figura incaricata della gestione del processo di conservazione dei documenti aziendali, assicurando che siano archiviati in modo sicuro e conforme alle normative vigenti. 🛠 Di cosa si occupa? ▪️ Organizzazione e archiviazione dei documenti ▪️ Conformità alla normativa ▪️ Conservazione a norma ▪️ Redazione del Manuale di Conservazione 🏛 Differenze tra PA e Aziende Private: Nelle Pubbliche Amministrazioni (PA), il Responsabile della Conservazione deve essere nominato internamente all'organizzazione. Nelle aziende private, il ruolo del Responsabile della Conservazione può essere attribuito a una figura interna o esterna, a condizione che non coincida con il ruolo del conservatore. 📈 Perché è Importante? Un'efficace gestione documentale è cruciale per il buon funzionamento di qualsiasi organizzazione. Il Responsabile della Conservazione è una figura obbligatoria, introdotta per garantire alle aziende il pieno rispetto delle norme e una corretta gestione della documentazione. Se vuoi saperne di più sulla Conservazione Digitale, visita il nostro blog su 👉 ardesia.it #GestioneDocumentale #ArchivioAziendale #ConservazioneDocumenti

La qualità e l'efficienza della PA passano per una corretta gestione documentale: il ruolo cruciale della fascicolazione Nella Pubblica Amministrazione, qualità ed efficienza sono concetti spesso evocati ma difficili da concretizzare senza strumenti operativi adeguati. Un elemento essenziale per raggiungere questi obiettivi è una gestione documentale corretta e strategica, che permetta di razionalizzare i processi e garantire trasparenza e controllo. In questo contesto, l’attività di fascicolazione rappresenta un passaggio cruciale. Attraverso la creazione di fascicoli strutturati e ordinati, è possibile mantenere una tracciabilità efficace dei procedimenti, facilitare l'accesso alle informazioni e supportare la gestione del ciclo di vita dei documenti. La fascicolazione, correttamente eseguita, permette di evitare dispersioni informative, snellire i processi decisionali e ridurre i tempi di risposta, contribuendo a una PA più reattiva e orientata ai bisogni del cittadino. Inoltre, un sistema di fascicolazione solido e conforme alle normative, come il Titolario di Classificazione e il Massimario di Scarto, è il fondamento per una corretta archiviazione e conservazione, garantendo la tutela del patrimonio documentale e la memoria storica dell'ente. Investire nella qualità della gestione documentale significa, quindi, investire in una Pubblica Amministrazione più efficiente, trasparente e capace di rispondere in modo puntuale alle esigenze della collettività. #GestioneDocumentale #PA #Fascicolazione #EfficienzaPA #QualitàAmministrativa #Trasparenza

L’efficienza dei processi documentali è spesso sottovalutata nelle fasi di ristrutturazione aziendale. 👉 https://bit.ly/3QzuvwW 👈 Il servizio di assessment archivistico mira proprio a dare, ai processi di archiviazione documentale, il giusto peso e individuare le sacche d’inefficienza che s’annidano nei workflow archivistici. #tips #bucap

𝐀𝐑𝐂𝐇𝐈𝐅𝐋𝐎𝐖: 𝐜𝐨𝐧𝐬𝐞𝐫𝐯𝐚𝐳𝐢𝐨𝐧𝐞 𝐬𝐨𝐬𝐭𝐢𝐭𝐮𝐭𝐢𝐯𝐚 (𝐝𝐞𝐦𝐚𝐭𝐞𝐫𝐢𝐚𝐥𝐢𝐳𝐳𝐚𝐳𝐢𝐨𝐧𝐞) 𝐜𝐨𝐧𝐟𝐨𝐫𝐦𝐞 𝐚𝐥𝐥𝐚 𝐥𝐞𝐠𝐠𝐞 Il tema della conservazione sostitutiva dei documenti è molto attuale, ma spesso si sottovaluta la criticità derivante dalle leggi che regolano il processo. I benefici sono naturalmente enormi! La versione cartacea può essere eliminata e il documento stesso può essere ricercato tramite un Browser. Così, gli spazi dell'archivio cartaceo vengono totalmente recuperati per altri scopi e i tempi di ricerca di qualsiasi documento vengono quasi annullati. Chiunque sia autorizzato potrà accedere all'archivio istantaneamente da ovunque. Ma per raggiungere questi benefici, ecco ciò che deve essere considerato da chiunque decida di adottare la dematerializzazione: ➡ L'archiviazione sostitutiva deve essere conforme all'AFC (Amministrazione Federale delle Contribuzioni, specificamente l'IVA) e all'Agenzia delle Dogane. ➡ In ogni processo di dematerializzazione (ogni qualvolta si esegue il processo formale, che può avvenire una o più volte durante l'anno) viene inserita una firma digitale e una marcatura temporale, firma che può essere ottenuta da chi è autorizzato alla sua emissione (Posta, Swisscom, Quo Vadis). ➡ Per rendere il processo di Conservazione sostitutiva consistente e sicuro, non è sufficiente dotarsi degli strumenti (software, firma digitale e timbro temporale); si consiglia anche di redigere un "manuale della conservazione sostitutiva" che definisca la modalità (processi, tempi e tipologie di documento), la responsabilità che tale incarico comporta per l'addetto alla dematerializzazione e le relative deleghe. Questo processo non è quindi del tutto banale e richiede all'azienda di organizzarsi in modo specifico e di trovare il partner che la possa accompagnare verso l'obiettivo con conoscenza e competenza. MTF Business Solutions SA ha realizzato con successo numerosi progetti di dematerializzazione, soddisfacendo i propri clienti. Leggi di piu https://lnkd.in/gDCa5tqf #Archiflow #GestioneDocumentale #Dematerializzazione #ArchiviazioneSostitutiva #MTFBusinessSolutionsSA #Ticino #PMI

🔴 Su YouTube è disponibile la registrazione del webinar: “La fascicolazione e la gestione documentale nella PA”. 👉 A seguito delle numerose richieste da parte dei partecipanti e di chi, purtroppo, non è riuscito a esserci, abbiamo deciso di mettere a disposizione la registrazione del webinar sulla fascicolazione e la gestione documentale nella PA. 👉 Ecco alcuni dei punti trattati: • La transizione verso la creazione esclusiva di documentazione originale informatica e la gestione degli archivi digitali. • L’importanza dell’aggiornamento dei manuali di gestione e conservazione, insieme alla designazione dei responsabili, come sottolineato anche dal nuovo Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione. • I temi legati alla redazione dei piani di fascicolazione quali linee guida indispensabili nel governo del processo di archiviazione dei documenti. #fascicolazione #digitalizzazione #documentoinformatico #archividigitali #manualedigestione #pianotriennale #PA #webinar https://lnkd.in/d6tEN625

GESTIONE ARCHIVI e PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI La gestione degli archivi è una sfida per molte piccole Pubbliche Amministrazioni. Tra i principali problemi troviamo: ⛔️ Mancanza di competenze (quali documenti vanno conservati? Per quanto tempo?) ⛔️ Mancanza di spazi idonei ⛔️ Costi elevati per la conservazione a norma nel tempo ⛔️ Transizione dal cartaceo al digitale Spesso le PA, soprattutto le realtà comunali più piccole, non hanno internamente le risorse per una gestione documentale efficiente e a norma di legge. Ne parliamo nel nuovo articolo del nostro blog👇🏼 https://lnkd.in/d-WkP2wa --- Hai bisogno di un partner per la gestione documentale? Scopri come ottimizzare il processo e risparmiare tempo e risorse con Euroarchivi! 𝗖𝗼𝗻𝘁𝗮𝘁𝘁𝗮𝗰𝗶 👉🏼 info@euroarchivi.it #archivio #archivi #documenti #conservazione #organizzazione #carta #transizionedigitale  #PA #pubblicaamministrazione

#archivi - Nella creazione e gestione di un archivio ci sono diverse attività. 👉 https://bit.ly/488atAP 👈 Ad esempio, è importante il Manuale di Gestione che è il documento attraverso il quale vengono delineati i principi e definite le regole per la gestione dei documenti prodotti e archiviati dalle pubbliche amministrazioni. La sua realizzazione avviene mediante interviste al personale dell’ente/azienda e seguendo i riferimenti di normativa e casi d’uso.

🗞️È con entusiasmo che annunciamo l'arrivo del nuovo format "𝗟𝗲𝗴𝗮𝗹 𝗧𝗲𝗮𝗺 𝗡𝗼𝘁𝗲𝘀": pensato come un vero e proprio blocco appunti, indispensabile per accompagnare imprese e PA nella complessa realtà degli appalti pubblici e non solo. In questo primo numero “𝙉𝙪𝙤𝙫𝙤 𝙘𝙤𝙙𝙞𝙘𝙚 𝙙𝙚𝙞 𝙘𝙤𝙣𝙩𝙧𝙖𝙩𝙩𝙞 𝙥𝙪𝙗𝙗𝙡𝙞𝙘𝙞 – 𝙁𝙤𝙘𝙪𝙨 𝙨𝙪 𝙨𝙚𝙧𝙫𝙞𝙯𝙞 𝙚 𝙛𝙤𝙧𝙣𝙞𝙩𝙪𝙧𝙚”, Rosamaria Berloco e Giampaolo Austa con la collaborazione di Giulio Rivellini e Marica De Angelis forniscono un quadro delle principali novità e sfide degli affidamenti e dell'esecuzione nei settori servizi e forniture alla luce del d.lgs. 36/2023. Se sei già tra i nostri affezionati lettori, ti basterà controllare la tua casella email (non dimenticare di controllare lo spam). Non fai ancora parte della nostra community? Registrati tramite il form al seguente link per scaricare gratuitamente il nostro Legal Team Notes “𝘕𝘶𝘰𝘷𝘰 𝘤𝘰𝘥𝘪𝘤𝘦 𝘥𝘦𝘪 𝘤𝘰𝘯𝘵𝘳𝘢𝘵𝘵𝘪 𝘱𝘶𝘣𝘣𝘭𝘪𝘤𝘪 – 𝘍𝘰𝘤𝘶𝘴 𝘴𝘶 𝘴𝘦𝘳𝘷𝘪𝘻𝘪 𝘦 𝘧𝘰𝘳𝘯𝘪𝘵𝘶𝘳𝘦" e rimanere aggiornato con contenuti ed eventi esclusivi: https://lnkd.in/dA_W2tvb #legalteam #notes #appaltipubblici

Il Focus dedicato dall’Osservatorio Normativo di PA Digitale al Piano Triennale per l’Informatica nella PA 2024-2026, riporta l’attenzione sulle disposizioni normative in materia di formazione, gestione e conservazione digitale a norma dei documenti amministrativi informatici: tra gli obiettivi del PTI quello di consolidare l’applicazione delle Linee guida AgID, nominare i Responsabili della gestione documentale e della conservazione nonché la pubblicazione dei relativi manuali in Amministrazione Trasparente. Scopri tutte le soluzioni e i servizi di supporto che PA Digitale propone agli enti! https://bit.ly/4aM7uPz