Addio Office 2013, benvenuto Office 2021

L’11 Aprile 2023 non sarà una data come le altre, perché è l’ultimo giorno di Office 2013, un prodotto ancora molto utilizzato in Italia e nel mondo ma che, dopo dieci anni di onorata carriera, va a fine supporto.

Che cosa comporta questo e perché è interessante sin da ora pensare al passaggio a Office 2021? Vediamolo qui nel dettaglio.

Che cosa significa “EOS”

La sigla sta per End of Support (“Fine supporto” in Italiano) e significa che l’11 Aprile è l’ultimo giorno nel quale Office 2013 sarà seguito dalla casa madre, Microsoft, sia per quanto riguarda le patch di sicurezza, sia per i problemi relativi a bug e compatibilità.

Dal giorno successivo il software continuerà a funzionare correttamente, senza nessuna differenza, ma qualora dovessero sorgere problemi di qualunque tipo, Microsoft non risponderà, invitando l’utente ad eseguire l’update ad una versione più aggiornata.

Le versioni più aggiornate sono Office 2016 e 2019 (tipicamente non più in vendita) e 2021, quella attuale, per quanto riguarda Windows mentre per macOS solo 2019 e 2021.

Ricordiamo che Microsoft offre completa trasparenza per le date di vita dei propri prodotti, pubblicando le date già al lancio di ogni novità.

Quanto è importante l’EOS per una azienda?

Può un utente o una azienda continuare a utilizzare un prodotto a fine supporto? La risposta è tecnicamente si, specie per i prodotti come On Premise, ma i risvolti non sono da sottovalutare.

In primis, dal punto di vista della sicurezza, un prodotto non più supportato non è adatto ad un utilizzo professionale, si rischia troppo: ricordiamo che al di la di quello che si vede nei film, un prodotto compromesso non appare tale, ma funziona come uno non compromesso, in quanto è vitale che l’utente non se ne accorga.

Conseguentemente, ci sono normative molto stringenti che vietano in modo assoluto l’utilizzo di software non sicuro, quale è un software in EOS, come ad esempio la GDPR: questo significa che non solo l’azienda è passabile di multa a riguardo, ma anche che i documenti creati con software in EOS potrebbero essere impugnati in alcuni contesti e ritenuti non validi (perché appunto non è possibile verificare l’autenticità degli stessi).

Ma anche dal punto di vista produttivo la faccenda è tutt’altro che da sottovalutare: un prodotto di dieci anni fa non possiede la maggior parte delle dinamiche, delle novità e delle routine richieste dal normale workflow quotidiano, come vediamo tra poco, e non è economicamente sostenibile, perché il gap di tempo per fare anche le cose più banali è troppo alto. Senza contare che una versione così vecchia di Outlook potrebbe avere qualche problema con gli standard attuali imposti dagli account email.

I vantaggi di Office 2021

Ovviamente un confronto tra Office 2013 e 2021 è impietoso, perché 8 anni sono tanti nel mondo IT e il cambiamento non riguarda solo Office di per se, ma anche il sistema operativo e il mondo dei computer in generale, oltre che internet e il workflow, che sono cambiati tantissimo da allora.

Però possiamo sottolineare alcune funzioni importanti che oggi sono di uso comune e che mancano nella vecchia versione, cercando così di far riflettere gli utenti sulle occasioni che stanno perdendo rimanendo un software datato.

• Supporto SVG: il supporto a questo formato apre ad un sacco di utilizzi, specie per chi fa grafica vettoriale o per il web, laddove l’SVG è molto usato. Loghi, cartine, icone, simboli e quant’altro che non devono essere rasterizzati per essere inclusi in un documento, rendendo i file leggeri senza perdita di qualità.
• Morph: la possibilità di mantenere gli oggetti importanti nella transizione tra le slide è un effetto di PowerPoint talmente bello e coinvolgente che chiunque lo abbia visto una sola volta non può esimersi dall’usarlo. Per mantenere viva l’attenzione degli utenti al di la del contenuto, questa è una strada preferenziale.
• Traduttore: leggere e scrivere in inglese, Francese, Tedesco (ma anche in molte lingue meno conosciute come il Lettone, l’Amarico o il Nepalese e altre 60) come fosse l’italiano è una funzione che da sola vale l’upgrade.
• Contenuti: nelle nuove versioni di Office ci sono decine e decine di nuovi contenuti da utilizzare correttamente, come template, immagini, filmati, icone, stickers eccetera, contenuti che spesso da soli risolvono un concetto che altrimenti è complesso da spiegare
• Nuovi grafici: come Imbuto, Mappe e molti altri ancora, oltre a numerose migliorie nelle tabelle Pivot. Con Office 2021 la rappresentazione di una serie di dati diventa molto più interessante e chiara, con automatismi davvero utili.
• 3D: è possibile importare oggetti 3D nei formati nativi più comuni e gestirli in tempo reale, il che significa visualizzazione e modifica della posizione nei tre assi.
• Lettura Immersiva: funzionalità di Word che permette un cambio radicale della visualizzazione del documento senza, per questo, cambiarne l’aspetto reale. Oltre a questo, la funzione permette anche la suddivisione in sillabe e la rappresentazione visiva di molti termini, ideale per gli studenti e per chi deve leggere documenti molto lunghi.
• Condivisione: con Office 2021 è possibile condividere documenti per l’editing in tempo reale da parte di più utenti. In fase di condivisione è possibile selezionare i dettagli della condivisione, i permessi e il lasso di tempo, oltre a specificare gli utenti specifici oppure rendere la condivisione pubblica. Integrata in questa funzionalità ci sono le menzioni, che consentono di “chiamare” un utente in una specifica parte di un documento, senza che per questo debba scorrerlo tutto, aggiungendo note a piacere. La condivisione è importante anche perché consente la collaborazione in tempo reale tra più utenti, dislocati in zone diverse.
• UI: l’interfaccia di Office 2021 è pensata per essere gestita al meglio da computer di nuova generazione, con icone e dettagli scalabili a tutte le dimensioni, favorendo la vista e la lettura dei comandi e delle icone. Oltre a questo, nelle ultime versioni è disponibile la modalità scura, che consente un importante risparmio della batteria.
• Ink: oltre al supporto per la penna o touch, negli applicativi principali di Office è possibile operare con un editor grafico utilizzando vari strumenti come penne, pennarelli ed evidenziatori. La funzionalità è vettoriale e permette in PowerPoint anche un replay di tutte le tracce con uno slider.

Considerazioni

Al di la dell’EOS, che comunque non è da sottovalutare, lavorare con un software datato è sempre e comunque un fattore che non favorisce la produttività del singolo utente, incidendo ovviamente anche nel lavoro del team. L’investimento che una azienda propone per tenere i software aggiornati si ripaga sempre nel breve o medio periodo, mantenendo nel contempo prodotti sicuri e conformi alle legislature vigenti.

Insistere nell’aggiornamento di Office 2021 ai clienti che hanno ancora Office 2013, magari contestualmente all’acquisto di un nuovo PC è doveroso per i rivenditori, e sempre un affare per i clienti.

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