Archivi fantastici e dove trovarli

Uno scantinato pieno di carta non è innocuo, questa è la faccenda. Lo stoccaggio sommario di fascicoli e faldoni in ambienti interrati non è un’operazione così pacifica come sembra. Le criticità legate a questi aspetti, che appaiono come quotidiana e poco eccitante routine, sono fondamentalmente due: da un lato, ai fini assicurativi, il materiale documentale cartaceo stipato in un qualsivoglia deposito deve essere dichiarato allo scopo di stipulare a priori una polizza adeguata che tenga conto del contenuto particolare del deposito stesso. Altrimenti poi succede che il magazzino prende fuoco e l’assicurazione non ti paga neanche il becco d’un quattrino perché tu, professionista sprovveduto e noncurante di tali inezie, non ti sei preoccupato di far presente che all’interno del suddetto magazzino c’è del materiale che può favorire un incendio. Dall’altro lato è bene ricordare che, anche in vista delle prossime misure sanzionatorie in materia di privacy, i documenti sono degli imputabili portatori sani di dati personali, sensibili e non, e necessitano dunque di essere trattati con le dovute cautele e secondo determinati standard di sicurezza.

Entrambe le questioni, che possono essere percepite come fonte di fastidi, sono risolvibili conservando il proprio archivio cartaceo in outsourcing, affidandosi ad esperti del mestiere che si occuperanno di confezionare la documentazione nel pieno rispetto del vincolo archivistico (previo eventuale lavoro di riordinamento) e di custodirla in depositi a norma in grado di garantire la corretta conservazione del materiale. Sempre tu, caro professionista inquisito, sappi che dichiarando la presenza di documenti nella tua cantina (step obbligatorio per mettersi a norma) pagherai un premio assicurativo superiore al costo della conservazione fisica in un ambiente esterno costruito ad hoc, la quale ti permetterebbe sia di pagare meno sia di garantire una più elevata qualità conservativa.   

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