Archiviazione Digitale, risparmio e vantaggi

Questo tema è tornato di grande attualità con la notizia che anche la fatturazione elettronica tra privati (imprese e professionisti) diventerà obbligatoria in Italia dall’1 gennaio 2019.

Altra scadenza cruciale nel percorso di digitalizzazione del Paese!

“L’innovazione digitale e quella normativa sono i traini del cambiamento del business oggi, tutte le imprese recentemente hanno dovuto conformarsi a nuovi obblighi di legge o lo stanno facendo, spesso malvolentieri. Ma questi adempimenti hanno un lato positivo perché costringono a cambiare, a innovare e, se affrontati con coscienza, a investire nelle tecnologie digitali». Paolo Catti, Associate Partner di P4i

In questo caso non va pensata solo come l’ennesima incombenza che genera costi, perché è invece un’opportunità per risparmiare: per esempio la conservazione sostitutiva delle fatture attive e passive può generare risparmi per documento da 1 a 3 euro, la fatturazione elettronica da 4 a 12 euro, e la dematerializzazione dell’intero processo procure-to-pay da 30 a 80 euro a ciclo, con investimenti che si ripagano mediamente in un anno. (Dati dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica ed eCommerce B2B del Politecnico di Milano).

E con tutta probabilità il trend continuerà, perché il legislatore europeo sta spingendo per il mercato unico comunitario, per esempio in ambito fiscale, o nel trattamento dei dati personali con il GDPR. «Per questo è decisivo trasformare il cambiamento necessario in un’occasione di crescita, anche se a volte è molto complesso».

Ecco alcuni dei vantaggi:

L’archiviazione e la conservazione legale, sono una forma di risparmio sia diretta (carta, spazi) che indiretta (tempo, efficienza). Inoltre, permettono alle imprese di essere più competitive grazie alla velocità e funzionalità nella gestione dei documenti e alla migliore accessibilità.

I vantaggi dell’archiviazione

• Rintracciabilità in tempo reale di tutti i documenti;
• Riduzione di costi e tempi di ricerca;
• Relazione fra i documenti di tutte le aree aziendali e sicurezza degli accessi e controllo delle attività sui documenti archiviati;
• Flessibilità di gestione dei documenti e trasmissione telematica dei documenti (e-mail, fax, download, etc.);
• Possibilità di creare flussi documentali (workflow) e quindi di monitorare passo-passo tutta la vita di ogni tipo di documento;
• Aumento della produttività del personale: impiego di risorse umane in altre attività a maggior valore aggiunto;
• Integrazione delle immagini dei documenti con i dati gestionali e indice delle tipologie dei documenti;
• Possibile accessibilità ai disabili;

I vantaggi della conservazione legale

• Eliminazione dei costi di affitto o di spazi per la conservazione della carta (spesso anti-alluvioni, ignifughi, ecc.);
• Eliminazione di una parte dei materiali di consumo (carta, cartucce, scaffali);
• Riduzione costi di manutenzione dei sistemi di stampa;

I vantaggi del workflow

• Maggiore efficienza e qualità del servizio grazie alla riduzione degli errori nelle attività e possibilità di dedicare maggior tempo alle attività non automatiche;
• Semplificazione della pianificazione e migliore controllo del processo
• Valorizzazione delle risorse umane perché gli aspetti più ripetitivi e monotoni delle attività del processo vengono svolte automaticamente;

Fonte principale dati: https://www.digital4.biz