Come lavorare tutti insieme anche se non si è in ufficio?

Consigli per lavorare in contemporanea anche se non si è nello stesso ufficio

Questo è il secondo e ultimo articolo dedicato al lavoro a distanza.

Nel primo articolo abbiamo visto come gestire il prima del lavoro da remoto (e smartworking), dedicando il giusto spazio per preparare al meglio i tuoi collaboratori. Clicca qui per leggerlo.

Benvenuto! Sono Marco Valle (fondatore di Grandalab, azienda cuneese specializzata nella consulenza e assistenza informatica per aziende) e oggi, invece, parliamo di lavoro a distanza vero e proprio: come organizzare i collaboratori, a livello operativo. Quali tool utilizzare e come puoi tu gestire il tutto.

Tutto chiaro fin qui? Bene, ora iniziamo sul serio!

a. Partiamo dai collaboratori

Dunque, riassumo brevemente il punto a cui dovresti essere arrivato: hai dato ai tuoi collaboratori (quelli che intendi far lavorare a distanza) tutto il materiale necessario:

• Il computer giusto;
• La stampante (nel caso servisse);
• Una connessione stabile.

Bene, se ti sei perso qualche passaggio non c'è problema ti consiglio lo scorso articolo, in cui approfondisco la questione --> smartworking e lavoro a distanza.

Se invece ti è tutto chiaro... bene, proseguiamo.

Il segreto sta nel responsabilizzare il tuo collaboratore: non puoi controllarlo compulsivamente, rischieresti solo di distruggere la sua produttività. Così come non puoi chiamarlo ogni 5 minuti per sapere a che punto si trova, altrimenti il tuo collaboratore passerebbe la giornata a rispondere alle tue telefonate/messaggi.

Affida dei compiti precisi con delle scadenze da rispettare e lascia nelle sue mani lo svolgimento ricordandogli che, se avesse necessità, può comunque contattare te e i suoi colleghi.

Un altro suggerimento è quello di fare tre chiamate specifiche:

1. Una di setup;
2. Una in corso d'opera;
3. Una al termine del lavoro.

In questo modo puoi comunque essere aggiornato sul processo, senza risultare asfissiante e soprattutto dannoso per la sua produttività. Che per te, imprenditore, significa più ore per terminare un compito quindi più costi.

Ora passiamo agli strumenti di comunicazione!

b. i Tool per comunicare

Una delle maggiori problematiche quando le persone si ritrovano a dover lavorare da casa, è la mancanza di comunicazione e la sensazione di "solitudine" sia a livello umano sia a livello di lavoro.

D'altronde, se una persona passa troppo tempo da sola, chiusa in casa e senza interazioni sociali... rischia di non essere al massimo della forma e a sentirsi "abbandonata" dall'azienda.

Passare dal lavoro di ufficio al lavoro da casa è un bel salto, anche se spesso non è facile (soprattutto se la persona è obbligata e non è stata una scelta condivisa con il proprio responsabile).

Ma ci sono delle buone notizie! Eccoti dei tool che permetteranno a tutta l'azienda di rimanere in contatto e di continuare a lavorare armoniosamente.

Vediamo i principali, insieme ad un mio personale consiglio su come sfruttarli al meglio.

1. Skype

Skype è un sistema di videochiamate, sia tramite mobile sia tramite computer.

Salvi il contatto (tramite mail o numero di cellulare) e puoi immediatamente contattarlo.

Il mio consiglio è quello di utilizzarlo per le videochiamate uno-a-uno, ossia tu e il collaboratore. Per le riunioni a più persone vai al punto 2.

Link Skype: clicca qui

2. Zoom

Ecco, Zoom funziona come Skype ma è particolarmente indicato per le riunioni di almeno 3/4 persone.

Zoom dà molte opzioni al moderatore della chiamata, mutando e dettando l'ordine in cui parlare.

Utilissimo strumento perché permette di mantenere il controllo ed evitare che si degeneri in chiacchiere non utili.

Un consiglio: per le chiacchiere non lavorative potresti creare una "stanza" (così sono definite i "luoghi virtuali" in cui ci si ritrova) e lasciarla sempre aperta. Così durante la pausa caffè le persone possono ritrovarsi e parlare di altro che non sia lavoro.

Molto utile soprattutto in questi momenti di quarantena per far sentire le persone più vicine e poter pensare ad altro.

Link Zoom: clicca qui

3. Whatsapp

Whatsapp è, perlomeno in Italia, una delle app più scaricate al momento dato che permette di messaggiare, inviare file pdf e audio, chiamare e videochiamare.

Ecco, la tentazione di voler gestire tutto tramite whatsapp è forte ma, ti prego, resisti. I gruppi sono molto utili ma dovrebbero limitarsi alle comunicazioni necessarie a tutto il team. Se devi comunicare qualcosa di diretto ad un dipendente, meglio scrivergli in privato.

Inoltre considera che, rispetto alle app precedenti, Whatsapp è molto utilizzato per la comunicazione privata (e non lavorativa): forse sarebbe meglio evitare di mischiare i due ambiti ed utilizzare altre vie, riducendo al minimo i contatti su quest'applicazione.

Link whatsapp: clicca qui

4. Telegram

Telegram è il "fratello meno famoso" di Whatsapp e ha funzionalità pressoché simili, se non superiori. Dato che però le principali caratteristiche sono le stesse (chiamate, audio, condivisione file, videochiamate, etc.) non mi sento di aggiungere nulla di nuovo rispetto a prima. Valuta tu come ti trovi meglio!

Link Telegram: clicca qui

c. Gli strumenti per lavorare

Ricapitolando: abbiamo visto come organizzare al meglio la postazione e la comunicazione dell'azienda. Ora ti racconterò come organizzare la suddivisione dei compiti.

Non vorrai passare la giornata a fare chiamate?

I due software che ti ho messo qui sotto sono equalmente validi e sta a te vedere con quale dei due ti trovi meglio. Il funzionamento è simile e te lo spiego immediatamente:

Trello e Slack nascono per la gestione delle attività (definite task) e permettono a tutti i dipendenti, tramite la loro mail, di accedere alla "stanza" dell'azienda in cui tu avrai caricato e suddiviso tutti i compiti da svolgere. In sostanza ogni collaboratore vedrà i compiti da svolgere durante la giornata e potrà scrivere/segnalare/richiedere aiuto direttamente da questi software, senza dover guardare il cellulare.

Molto utili per il controllo e l'ottimizzazione dei processi (di cui parleremo dopo).

Trello: clicca qui

Slack: clicca qui

d. Come puoi tenere controllare e ottimizzare i processi

Siamo alla fine e quest'ultimo punto è dedicato a te, che devi controllare tutto il sistema, affinché funzioni al meglio.

Partiamo da questa premessa: Slack e Trello sono vitali per questo compito. Tutto passa di lì e, siccome immagino tu sia l'amministratore del profilo dell'azienda e della suddivisione dei compiti, ti basterà essere connesso per poter intervenire in qualunque momento.

Un dipendente è troppo oberato di lavoro? Puoi facilmente spostare un'attività ad un suo collega.

Qualcuno ha bisogno di aiuto? Gli puoi rispondere e la risposta, visibile a tutti, potrebbe aiutare anche altri collaboratori.

C'è un problema? Lo vieni a sapere subito e puoi risolverlo il prima possibile.

Per il resto si tratta del controllo che fai normalmente in azienda: chiami, messaggi e supervisioni le diverse aree della tua azienda e, inoltre, indagando sulle sensazioni e sulle difficoltà dei tuoi collaboratori, riuscirai in pochi giorni a rendere il lavoro di tutti più organizzato ed efficiente, risparmiando tempo e denaro.

I miracoli dell'IT!

e. Conclusioni

Eccomi arrivato alla fine. Oggi abbiamo visto come organizzare al meglio il lavorare insieme e gestire la collaborazione tra i collaboratori (e fra te e loro), sia come comunicazione sia come gestione delle attività sia come strumenti operativi.

Direi che ti ho detto tutto: ora non ti resta che testare i diversi tool e organizzare il lavoro a distanza di tutta la tua azienda. Buon lavoro dunque!

ps. ti ricordo che per altri articoli come questo puoi visitare il blog di Grandalab, a distanza di un clic –> accedi al blog GrandaLab

Altrimenti, se ti dovesse servire una consulenza personalizzata sulla tua azienda, ti basta semplicemente mandarmi un messaggio in privato!

Alla prossima,