Come organizzare un Evento Aziendale di successo
Gli Eventi sono occasioni in cui si ha la possibilità di entrare in contatto con più persone, comunicando un'idea o un progetto ben preciso, facendosi conoscere nel modo giusto e senza perdersi troppo in parole.
Ci si presenta, di fatto. E bisogna farlo nel miglior modo possibile evitando di essere eccessivamente standard, fidandosi di (e affidandosi a) chi sa come organizzare un Evento Aziendale e quindi anche su quali aspetti si può puntare maggiormente per raccontarsi nel modo corretto.
È sbagliato pensare che gli Eventi Aziendali siano tutti uguali: ognuno deve rappresentare a tutti gli effetti l’azienda che lo organizza. È, quindi, personale. Bisogna partire valutando il settore di appartenenza, il territorio in cui si lavora e al quale ci si riferisce maggiormente, la tipologia di dipendenti. Analizzarsi è il primo passo per far nascere idee per eventi aziendali che possano essere coerenti, anche fra loro. Il secondo è definire un obiettivo. Il terzo è scegliere un tema da rispettare in ogni aspetto, che sia il menù o l’allestimento.
Da dove si inizia? Dalla location: deve essere facilmente raggiungibile. Se così non fosse, è importante mettere a disposizione i mezzi necessari per raggiungerla; è la prima regola per evitare che gli invitati si sentano a disagio. Occorre stilare un programma ben preciso, poi rispettare il timing per evitare tempi morti. Anche per questo l’animazione è fondamentale: l’Evento deve essere dinamico, bisogna coinvolgere le persone e farle divertire con la presenza di cantanti, ballerini, artisti, meglio se con performance quasi a sorpresa che riescano a lasciare a bocca aperta.
In questo senso una buona scelta può essere la cena animata. Importante che il menù rispetti sempre il tema o la territorialità; in generale, meglio optare per un aperitivo a buffet o per un pasto da poche portate per facilitare il contatto tra i colleghi e rendere l’evento più dinamico. A proposito di relazioni: è importante che ci siano hostess a disposizione di tutti per qualsiasi tipo di informazione. Anche semplicemente: “Dov’è il bagno?”.
L’Evento ha un finale. Quello perfetto è con una torta che arricchisca un momento celebrativo durante il quale i vertici dell’azienda ringraziano o, magari, annunciano qualche novità. Nel frattempo è fondamentale prevedere l’open bar (anche se molte aziende non amano servire alcolici a propri dipendenti, è importante offrire questo servizio e si può optare pure per soli analcolici), un regalo o gadget per lasciare un ricordo della serata. E, perché no, un angolo photobooth con scenografie a tema, perché dà la possibilità di scattarsi una foto (o un selfie) e, anche in questo caso, avere un ricordo fisico dell’evento stesso.