Cos'è un Integrated Management Systems

Un Integrated Management System (IMS), o Sistema di Gestione Integrato, è un sistema che combina diversi standard di gestione in un'unica struttura coerente. Questo approccio consente alle organizzazioni di gestire più aspetti delle loro operazioni in modo coordinato ed efficiente, riducendo la duplicazione di processi e risorse.

Un IMS può integrare vari sistemi di gestione, tra cui:

1. Qualità (ISO 9001): Gestione della qualità dei prodotti e dei servizi per garantire la soddisfazione del cliente.
2. Ambiente (ISO 14001): Gestione degli impatti ambientali per ridurre l'impronta ecologica e migliorare la sostenibilità.
3. Salute e Sicurezza sul Lavoro (ISO 45001): Gestione della salute e sicurezza dei dipendenti, per ridurre i rischi di incidenti sul lavoro.
4. Sicurezza delle Informazioni (ISO 27001): Gestione della sicurezza delle informazioni per proteggere i dati sensibili da minacce.
5. Energia (ISO 50001): Gestione dell'efficienza energetica per ridurre il consumo energetico e i costi operativi.

Vantaggi di un Integrated Management System:

• Efficienza Operativa: Riduce la duplicazione di processi, documentazione e audit, migliorando l'efficienza complessiva.
• Miglioramento Continuo: Facilita l'implementazione di processi di miglioramento continuo in tutta l'organizzazione.
• Conformità Normativa: Aiuta a garantire la conformità con più normative e standard internazionali attraverso un'unica struttura.
• Riduzione dei Rischi: Migliora la gestione dei rischi grazie a una visione più ampia e coordinata delle operazioni.
• Semplificazione della Gestione: Unifica la gestione delle politiche, obiettivi e processi, facilitando il controllo e la revisione delle performance.

L'adozione di un Sistema di Gestione Integrato è particolarmente utile per le organizzazioni che operano in settori regolamentati e che devono gestire più standard di conformità simultaneamente.

Interazione dell'ims coi processi aziendali

L'Integrated Management System (IMS) interagisce con i processi aziendali integrando le diverse aree di gestione all'interno di un'unica struttura operativa. Questa integrazione permette di allineare obiettivi strategici, operazioni quotidiane e conformità normativa, migliorando l'efficienza e riducendo i rischi. Ecco come l'IMS interagisce con i processi aziendali:

1. Miglioramento della Qualità dei Processi

• L'IMS incorpora gli standard di gestione della qualità (es. ISO 9001), migliorando i processi produttivi, la gestione delle forniture, il controllo qualità e la soddisfazione del cliente, permettendo di standardizzare i processi, riducendo le variazioni e migliorando i risultati.

2. Gestione dei Rischi e Conformità

• Integrare sistemi di gestione come la sicurezza sul lavoro (ISO 45001) e la sicurezza delle informazioni (ISO 27001) aiuta a identificare, valutare e mitigare i rischi nei processi aziendali, assicurando che le operazioni rispettino le normative legali e gli standard di settore.

3. Ottimizzazione dell'Efficienza Operativa

• Una sempre maggiore richiesta di riduzione dei costi ed aumento della produttività impone la combinazione di sistemi di gestione come l'efficienza energetica (ISO 50001) con altri standard, il che consente di ottimizzare il consumo di risorse, migliorando l'efficienza operativa.

4. Supporto al Processo Decisionale

• Un IMS fornisce dati e report integrati, migliorando la visibilità sulle performance dei processi aziendali. Questo supporta il management nelle decisioni strategiche, basandosi su informazioni accurate e aggiornate che riflettono le interazioni tra i diversi processi.

5. Facilitazione della Comunicazione Interna

• Un IMS aiuta a creare un linguaggio comune tra i vari reparti, facilitando la comunicazione e la collaborazione. Standardizzando le procedure e le pratiche, i dipendenti possono lavorare in modo più coordinato, con una chiara comprensione dei propri ruoli e delle responsabilità.

6. Miglioramento del Controllo e Monitoraggio

• Con l'IMS, i processi aziendali possono essere monitorati in tempo reale, permettendo di individuare e risolvere rapidamente eventuali inefficienze o non conformità. Questo monitoraggio continuo è fondamentale per il miglioramento continuo e la gestione proattiva dei problemi.

7. Integrazione degli Obiettivi Strategici

• L'IMS allinea gli obiettivi strategici dell'azienda con i processi operativi, garantendo che tutte le attività siano orientate verso gli obiettivi aziendali comuni; questo rende l’organizzazione più agile e reattiva alle esigenze del mercato; il Time To Market è un parametro sempre più stringente negli attuali scenari di vendita.

8. Semplificazione dei Processi di Audit e Certificazione

• Grazie alla sua natura integrata, l'IMS semplifica i processi di audit interni ed esterni, riducendo il numero di verifiche richieste e ottimizzando la preparazione della documentazione necessaria per la certificazione.

Quali sono i tools IT per un contesto IMS per PMI ed un contesto Corporate

I tools IT per implementare un Integrated Management System (IMS) variano in base alle dimensioni dell'organizzazione, al livello di complessità e ai requisiti specifici del sistema. Un IMS può essere implementato sia a livello locale (per piccole e medie imprese) che a livello corporate (per grandi organizzazioni multinazionali). Ecco una panoramica dei principali strumenti IT utilizzati per ciascun contesto:

1. IMS per un'azienda Locale (Piccole e Medie Imprese)

Per le PMI, l'IMS richiede strumenti che siano relativamente semplici da implementare, facili da gestire e con un costo accessibile, alcuni degli strumenti IT utilizzati sono:

• QMS Software (Quality Management System): Software come ISOtrain, Qualio, e QT9 QMS offrono soluzioni per la gestione della qualità, dei documenti e della conformità, spesso con funzionalità integrate per ambiente e sicurezza.
• HSE (Health, Safety, Environment) Software: Soluzioni come Intelex e SHEQX forniscono strumenti per la gestione della salute, sicurezza e ambiente, aiutando le PMI a rispettare normative come ISO 45001 e ISO 14001.
• ERP (Enterprise Resource Planning): Strumenti come Odoo, Zoho ERP, o SAP Business One offrono moduli integrati per la gestione della qualità, ambiente e sicurezza, combinando funzionalità di gestione operativa con i requisiti normativi.
• Document Management Systems (DMS): Software come DocuWare, M-Files o SharePoint per la gestione centralizzata dei documenti, facilitando l’accesso, il controllo e la versione dei file richiesti da vari standard ISO.
• Risk Management Tools: Strumenti come RiskWatch e ETQ Reliance aiutano a identificare, valutare e monitorare i rischi operativi, integrando i requisiti di sicurezza e conformità in un'unica piattaforma.

2. IMS per un contesto Corporate (Grandi Imprese)

Per le grandi aziende, le soluzioni IMS devono essere scalabili, altamente configurabili e capaci di integrarsi con molteplici sistemi esistenti. Classicamente negli scenari corporate IMS e IT troviamo:

• SAP Integrated Management: SAP offre moduli per la gestione della qualità (QM), sicurezza e ambiente (EH&S), e conformità, perfettamente integrati con gli altri moduli aziendali dell’ecosistema, come la finanza e la produzione.
• IBM Maximo: Un sistema di gestione delle risorse aziendali che integra moduli per la gestione della qualità, della manutenzione, e della salute e sicurezza sul lavoro, adatto per grandi organizzazioni con infrastrutture complesse.
• Enablon: Una piattaforma integrata per la gestione della conformità, rischio, ambiente, salute e sicurezza, utilizzata da grandi organizzazioni per gestire i requisiti normativi e migliorare le performance operative.
• Intelex: Adatto per ambienti aziendali complessi, Intelex offre un sistema modulare per qualità, sicurezza, ambiente e gestione del rischio, con capacità di reportistica avanzata e automazione dei processi.
• Microsoft Dynamics 365: Con moduli integrabili per la gestione della qualità e della conformità, Dynamics 365 è un’opzione flessibile che si adatta alle esigenze delle grandi imprese, con un forte supporto per l'analisi dei dati e l'integrazione dei processi.
• Oracle EHS (Environmental Health and Safety): Oracle offre soluzioni per la gestione della salute, sicurezza e ambiente, integrabili con altri moduli ERP per una gestione completa e scalabile dei processi aziendali.
• MasterControl: Una soluzione completa per la gestione della qualità e della conformità, utilizzata in settori regolamentati come la farmaceutica, l'aerospaziale e l'automotive, con funzionalità avanzate di workflow management e audit trail.

Caratteristiche comuni degli strumenti IMS:

• Scalabilità: Capacità di adattarsi alla crescita dell'organizzazione.
• Integrazione: Connessione con altri sistemi aziendali come ERP, CRM, e DMS.
• Automazione dei processi: Riduzione del carico manuale grazie alla gestione automatizzata dei flussi di lavoro.
• Conformità e Reportistica: Capacità di generare report conformi agli standard ISO e altre normative rilevanti.
• Accesso e Collaborazione: Accesso centralizzato alle informazioni, facilitando la collaborazione tra i team.

Chiaramente la scelta del tool IT giusto dipende da molti fattori, strategia di crescita, esigenze specifiche dell'organizzazione, budget disponibile e dalla complessità dei processi aziendali da gestire.

Come integrare un IMS con gli altri strumenti aziendali come ERP, CRM e supply chain

Integrare un Integrated Management System (IMS) con altri strumenti aziendali come ERP, CRM e Supply Chain Management è fondamentale per migliorare l'efficienza operativa e garantire una gestione coerente e coordinata di tutti i processi aziendali. Semplice come concetto meno come realizzazione. Richiede un progetto dedicato e minuziosamente pianificato. Vediamo gli step, a macro-livello, per realizzare questa integrazione in modo efficace:

1. Identificare le Interfacce e i Punti di Contatto tra i Sistemi

• Analisi dei Processi: Creare una mappa dei processi aziendali per identificare dove i dati devono fluire tra l’IMS e gli altri sistemi. Ad esempio, un sistema di gestione della qualità potrebbe necessitare di informazioni dai moduli di produzione dell’ERP, o un modulo HSE dell’IMS potrebbe richiedere dati dal sistema di gestione della manutenzione.
• Definizione delle Interfacce per il trasferimento dei dati tra IMS, ERP, CRM e supply chain, assicurandoti che le informazioni siano aggiornate in tempo reale tra tutti i sistemi.

2. Utilizzare Middleware e API per l’Integrazione

• Middleware: Soluzioni middleware come MuleSoft, Dell Boomi o IBM Integration Bus possono essere utilizzate per collegare l’IMS con ERP, CRM e sistemi di supply chain, facilitando lo scambio di dati senza la necessità di sviluppare complessi collegamenti diretti tra ogni sistema (vedi articolo Orchestrazione).
• API (Application Programming Interface): Molti moderni IMS, ERP e CRM offrono API che consentono di integrare facilmente le diverse piattaforme. Utilizzando le API, è possibile automatizzare i flussi di lavoro tra i sistemi, come l’aggiornamento automatico dei dati di qualità dall’IMS all’ERP.

3. Creare un Data Lake Centralizzato

• Data Warehouse o Data Lake: Implementare un data hub che centralizzi i dati da IMS, ERP, CRM e supply chain per consentire l’accesso a dati coerenti e aggiornati da tutte le funzioni aziendali, supportando reportistica e analisi avanzata.
• ETL (Extract, Transform, Load): per popolare il Data Lake potremo utilizzare processi ETL per estrarre dati dai vari sistemi, trasformarli nel formato necessario e caricarli in un data hub centralizzato, facilitando la visione olistica e la coerenza dei dati aziendali.
• La coerenza del dato è il principio cardine su cui basare un’analisi aziendale, che si tratti di IMS, di KPI o analisi OLE ed OEE (vedi articolo KPIs into modern production )

4. Automatizzare i Flussi di Lavoro tra i Sistemi

• Workflow Automation Tools: strumenti come Zapier, Microsoft Power Automate, o ServiceNow aiutano ad automatizzare i processi aziendali che coinvolgono più sistemi. Ad esempio, quando viene aperta una nuova non conformità nel sistema IMS, un ticket può essere automaticamente creato nel CRM per il servizio clienti o aggiornato nell’ERP per le azioni correttive.
• Business Process Management (BPM): Soluzioni BPM come Appian, Pegasystems, o Camunda possono orchestrare i processi che coinvolgono l’IMS e altri sistemi aziendali, assicurando che le attività seguano un flusso logico e integrato.

5. Sincronizzazione e Condivisione dei Dati

• Master Data Management (MDM): è fondamentale implementare un sistema di gestione dei dati master per assicurare che tutte le piattaforme utilizzino versioni coerenti e aggiornate degli stessi dati, riducendo errori e duplicazioni. L'MDM coordina i dati tra ERP, IMS, CRM e altri sistemi, stabilendo una singola fonte di verità. Tema molto importante, al quale verrà dedicato un articolo in una prossima newsletter.
• Data Mapping e Trasformazione: Assicurarsi che i dati siano mappati correttamente tra i sistemi. Ad esempio, i codici prodotto nell’ERP devono corrispondere ai codici utilizzati nel sistema di gestione della qualità dell’IMS.

6. Sviluppare un’Architettura IT Scalabile e Sicura

• Architettura Microservizi: Adottare un’architettura basata su microservizi per rendere i sistemi modulari e scalabili, un approccio utile ad ogni modulo per funzionare autonomamente pur rimanendo parte dell’infrastruttura integrata, facilitando la manutenzione e l’aggiornamento.
• Sicurezza e Conformità: l’integrazione deve mantenere la conformità con gli standard di sicurezza, come ISO 27001, mantenendo i principi della stessa; protocolli di autenticazione sicuri, come OAuth2, garantiscono che l’accesso ai dati tra i vari sistemi sia controllato e monitorato.

7. Monitoraggio e Ottimizzazione Continui

• Monitoraggio in Tempo Reale: strumenti di monitoraggio come Splunk, Nagios, o Grafana consentono di poter supervisionare i flussi di dati tra l’IMS e gli altri sistemi aziendali. Identificando e/o risolvendo rapidamente eventuali problemi di sincronizzazione o latenza.
• Feedback e Miglioramento Continuo: Raccogli feedback dagli utenti sui processi integrati e utilizza questi dati per ottimizzare ulteriormente l’integrazione, eliminando colli di bottiglia e migliorando la user experience.

Quali vantaggi derivano dall’Integrazione IMS con ERP, CRM e Supply Chain

• Efficienza Operativa: Riduce la duplicazione dei dati e automatizza i flussi di lavoro.
• Decisioni Basate sui Dati: Migliora la qualità delle informazioni disponibili per il management.
• Conformità e Riduzione del Rischio: Facilita la conformità normativa e migliora la gestione del rischio operativo.
• Visibilità e Controllo: Offre una visione unificata delle operazioni aziendali, migliorando il controllo e la pianificazione strategica.

Questa integrazione non solo aumenta l’efficienza e la coerenza dei processi aziendali, ma anche la capacità di adattarsi rapidamente ai cambiamenti del mercato e alle esigenze normative.

Quali risultati possiamo trarre dall'integrazione tra IMS e gli altri sistemi dell'azienda

L'integrazione tra un Integrated Management System (IMS) e gli altri sistemi aziendali come ERP, CRM, e Supply Chain Management che migliorano l'efficienza, la qualità e la competitività dell'organizzazione. Chiaramente ogni organizzazione è peculiare a sé, come tale anche i vantaggi ed i risultati possono cambiare, tra i principali benefici vi sono:

1. Miglioramento dell'Efficienza Operativa

• Automazione dei Processi: L'integrazione automatizza i flussi di lavoro tra i diversi sistemi, riducendo le attività manuali, il rischio di errore e accelerando i processi aziendali.
• Eliminazione delle Duplicazioni: Evita l'inserimento multiplo degli stessi dati tra sistemi diversi, migliorando l'accuratezza delle informazioni e riducendo i tempi di gestione.

2. Migliore Gestione della Qualità e della Conformità

• Accesso Centralizzato ai Dati: Unifica le informazioni critiche per la qualità, sicurezza, ambiente e conformità, facilitando il monitoraggio e la gestione delle performance aziendali.
• Conformità Normativa: L'integrazione semplifica la gestione della conformità agli standard internazionali (es. ISO 9001, ISO 14001), migliorando il controllo sui requisiti normativi e facilitando gli audit.

3. Visione Integrata e Miglioramento delle Decisioni

• Analisi dei Dati in Tempo Reale: L'integrazione fornisce una visione completa e in tempo reale delle operazioni aziendali, supportando decisioni più informate e tempestive basate su dati accurati e aggiornati.
• Reportistica Avanzata: Consente di generare report completi che combinano dati da IMS, ERP, CRM e supply chain, offrendo insight approfonditi sulle prestazioni e sui rischi.

4. Miglior Gestione dei Rischi

• Identificazione Proattiva dei Rischi: I dati integrati consentono di identificare e mitigare rapidamente i rischi operativi, migliorando la sicurezza e riducendo l’impatto di eventuali incidenti.
• Monitoraggio e Controllo: Migliora la capacità di monitorare i processi chiave in tempo reale, riducendo la probabilità di non conformità e garantendo una gestione più proattiva.

5. Miglioramento della Customer Experience

• Servizio Clienti Ottimizzato: Collegando l'IMS con il CRM, puoi migliorare la gestione delle non conformità e dei reclami, rispondendo più velocemente alle esigenze dei clienti e migliorando la loro soddisfazione.
• Qualità del Prodotto: La gestione integrata delle qualità tra IMS e ERP assicura che i problemi di qualità siano rapidamente identificati e risolti, migliorando l’affidabilità e la reputazione del prodotto.

6. Riduzione dei Costi Operativi

• Efficienza dei Processi: L’integrazione riduce i costi operativi migliorando l’efficienza dei processi, riducendo gli sprechi e ottimizzando l’uso delle risorse.
• Minori Costi di Conformità: Automatizza i processi di conformità e riduce la necessità di controlli manuali, abbattendo i costi legati alla gestione normativa.

7. Maggiore Agilità e Reattività

• Adattamento Rapido ai Cambiamenti: Con l'integrazione, l'azienda può reagire più velocemente ai cambiamenti del mercato o a nuovi requisiti normativi, grazie a una maggiore coerenza e accessibilità delle informazioni.
• Innovazione e Miglioramento Continuo: L’accesso ai dati integrati favorisce l’innovazione nei processi, promuovendo un ciclo di miglioramento continuo in tutta l’organizzazione.

8. Ottimizzazione della Supply Chain

• Tracciabilità e Trasparenza: Migliora la tracciabilità dei prodotti e dei materiali lungo la supply chain, riducendo i tempi di risposta in caso di problemi e migliorando la gestione dell’inventario.
• Gestione Efficiente dei Fornitori: L’integrazione tra IMS e supply chain facilita la valutazione e il monitoraggio delle performance dei fornitori, migliorando la qualità dei materiali e riducendo i rischi associati alla catena di approvvigionamento.

9. Supporto alla Sostenibilità e alla Responsabilità Sociale

• Gestione degli Impatti Ambientali: Integrare i moduli ambientali dell’IMS con altri sistemi aziendali consente di monitorare e ridurre gli impatti ambientali, migliorando la sostenibilità operativa.
• Rendicontazione ESG: Facilita la raccolta e l’analisi dei dati necessari per il reporting sui criteri ambientali, sociali e di governance (ESG), migliorando la trasparenza e la comunicazione con gli stakeholder.

10. Semplificazione degli Audit e delle Certificazioni

• Audit Integrati: Riduce il carico degli audit combinando i requisiti di qualità, sicurezza e ambiente in un unico sistema di gestione, semplificando le verifiche e migliorando la preparazione.
• Documentazione Centralizzata: Facilita l’accesso e la gestione della documentazione richiesta per le certificazioni, riducendo i tempi e i costi associati.

Conclusioni:

L'implementazione di un Integrated Management System (IMS) rappresenta un passo strategico per le organizzazioni che mirano a migliorare l'efficienza operativa, garantire la conformità normativa e ridurre i rischi. L'IMS interagisce con i processi aziendali integrando le diverse aree di gestione all'interno di un'unica struttura operativa, allineando obiettivi strategici, operazioni quotidiane e conformità normativa. Questo approccio non solo migliora la qualità dei processi e la gestione dei rischi, ma supporta anche il processo decisionale, facilitando la comunicazione interna e migliorando il controllo e il monitoraggio delle performance aziendali.

L'IMS interagisce con i processi aziendali migliorando la coerenza, la trasparenza e l'efficienza, rendendo l'organizzazione più competitiva e reattiva ai cambiamenti del mercato e alle sfide normative; un ecosistema interconnesso che ottimizza le operazioni migliora la qualità e la sicurezza supportando la crescita sostenibile dell'azienda, rendendola più competitiva e resiliente.