Daily Digital Advice - La digitalizzazione comincia da un foglio

• Il primo passo nel digitale, non è digitale

Quando approcciamo un'Azienda, quasi sempre c'è un elemento su cui poter puntare per far si che si apprezzi subito concretamente il processo di trasformazione che si è iniziato.

Ma questo elemento non è fatto di bit ma di cellulosa e derivati. Veder sparire tutto o quasi l'archivio cartaceo delle proprie stanze o magazzini dedicati alla sua conservazione, con destinazione posti fatti a posta per custodire i documenti a norma di legge, è uno dei segni più tangibili che le cose stanno cambiando, che qualcosa sta accadendo, ed è certamente qualcosa che fa bene all'Azienda.

• Ma cos'è che sta accadendo?

Quando un archivio cartaceo prende la via della conservazione presso terzi, vuol dire che si è deciso di intervenire sui processi che girano intorno ai documenti in esso contenuti.

Un'operazione che accompagna di conseguenza questo primo passo è la conversione in formato digitale di una parte dell'archivio di cui sopra, quella che riguarda i documenti ancora "vivi" nella quotidianità lavorativa di un'Azienda.

E dopo essere diventati PDF tali documenti vengono inseriti in una piattaforma accessibile via Web, nella quale vengono ordinati secondo le istruzioni del cliente.

Ecco perché vi parliamo di intervento sui processi, perché è evidente che si passa dalla mezz'ora di prima ai pochi minuti di adesso per fare qualsiasi cosa per la quale servono quei documenti. Modo, maniera e soprattutto velocità e precisione fanno ovviamente un salto di qualità.

• Se si può velocizzare, magari si può proprio automatizzare...

Già molto utile è liberarsi della carta nei propri spazi.

Decisamente più efficace è diventato lavorare con la digitalizzazione di parte del nostro archivio.

Ma se spesso quel "lavorare" vuol dire fare operazioni sempre uguali che vengono generate da una serie di eventi che fanno parte del nostro lavoro (l'arrivo di un ordine, di una richiesta di offerta, il dover spedire una cosa, erogare un servizio, iniziare un progetto), allora perché non capire se è possibile automatizzare questo flusso di lavoro?

Dalla dematerializzazione della carta alla dematerializzazione dei processi che gli girano intorno.

Dalla serie di click per prendere file, spostarli nella cartella, caricarli sul gestionale, nominarli adeguatamente, inviarli via email, compilarli senza sbagliarsi e fate voi poi cosa, ad un unico comando che attiva la sequenza giusta di operazioni.

E qui siamo ai massimi dei benefici.

• Perché fare la digitalizzazione documentale?

Mai come in questo caso i "perché" sono chiari:

1. Si liberano spazi che possono essere destinati a utilizzi più produttivi o generavano dei costi decisamente superiori all'investimento per la conservazione dell'archivio cartaceo.
2. Il personale fa nella stessa unità di tempo più cose e con più precisione, oppure può guadagnare del tempo che può impiegare in mansioni di maggior valore aggiunto per l'Azienda.
3. Più efficienza all'interno ma anche all'esterno, perché il cliente viene assistito più velocemente e meglio mentre quello che potrebbe diventarlo è più attratto dalla puntualità del servizio.
4. Non trascurabile il fatto che conservare la carta in posti costruiti apposta per farlo a norma di legge e avere i propri dati tutti in formato digitale, rende molto più semplice aderire al GDPR.
5. Ultimo, ma decisamente non ultimo, il tipo di investimento necessario. La digitalizzazione documentale ha costi che paragonati ai benefici di questa lista sono a dir poco abbordabili. A dir poco.