Declinare la Matrice X nell'Annual Planning

La Matrice X può raggruppare tutti gli obiettivi dell’azienda oppure può essere costruita per uno specifico dipartimento, ad esempio: le Operations.

Dalla Matrice X si possono declinare gli obiettivi per ogni singola funzione.

Gli obiettivi estratti vengono raffigurati in una nuova matrice denominata "Annual Planning", nella quale vengono riportati: i progetti, i target, i KPI, gli stakeholder, le tempistiche e i risultati conseguiti mensilmente.

L’Annual Planning è il principale strumento di monitoraggio degli obiettivi assegnati alla singola funzione (vedi esempio Procurement in figura).

L’insieme degli Annual Planning di un dipartimento costituisce un efficace strumento di confronto e di condivisione trasversale degli obiettivi assegnati a tutte le funzioni del dipartimento stesso.

Come costruire l'Annual Planning

L’annual planning rappresentato nella figura prevede l’assegnazione di sei obiettivi alla funzione Acquisti. Per una maggiore comprensione della tabella descrivo il primo obiettivo scorrendo da sinistra verso destra la descrizione delle colonne:

• progetto, descrizione specifica del target: “Definizione contratti con i fornitori”;
• descrizione attività, il percorso e le azioni per raggiungere l’obiettivo: “Stesura del contratto quadro e degli allegati. Mediazione delle possibili modifiche richieste dal fornitore. Firma dell'accordo”;
• tipo monitoraggio KPI: “nr. contratti inviati e successivamente firmati”;
• KPI fine 2021, l’indicazione dello stato di quell’attività che segna il punto di partenza: “5 contratti firmati”;
• target 2022, oltre a definire il valore, specifica se l’obiettivo è considerabile a raggiungimento in percentuale oppure on/off: “10 nuovi contratti firmati + 10 in discussione (prop. %)”;
• team leader, la persona a cui è stato assegnato l’obiettivo;
• team members, le persone coinvolte nelle azioni per raggiungere il target, a esse potrebbe essere assegnato parte del premio a raggiungimento dell’obiettivo;
• team di supporto, i colleghi o eventuali supporti esterni (consulenti) che possono essere coinvolti nelle azioni, nel caso della contrattualistica: “Avvocato”

La seconda sezione dell’annual planning riporta nella prima parte (a sinistra) l’avanzamento mensile delle attività e nella seconda parte (a destra) l’area riservata che viene condivisa esclusivamente con il proprio capo servizio e il dipartimento Risorse Umane. In questa area vengono riportati il raggiungimento dell’obiettivo e il relativo premio a esso correlato.

A proposito dell'argomento descritto in questo articolo puoi vedere il videoclip caricato sul mio canale YouTube (clicca qui) e non perdere i prossimi aggiornamenti!

I contenuti citati hanno preso spunto dai libri “Il mondo degli Acquisti” (vedi l'estratto del testo e l'elenco dei capitoli) e "La Lean osservata dalla prospettiva del procurement (vedi indice ed estratto dei capitoli).

Questo articolo è il nr. 124 e fa parte di una serie che sto postando sul blog allo scopo di illustrare la professione di compratore e per divulgare le tecniche del Procurement applicabili in un moderno ufficio Acquisti.

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Daniele Pezzali consulente e formatore Procurement

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