E-Mail: Comunicazione & Tempo

Pensateci: la comunicazione ed il tempo sono elementi assai importanti, oggi come sempre. Ora pensate alla Posta Elettronica, si il vecchio e polveroso "e-mail" che risale al 1971.

Quanto tempo trascorriamo dietro a consultare le nostre caselle e-mail ? Sopratutto quanto abbiamo "innovato" questo bel dinosauro del 1971 ?

Oggi nel mondo dei social, degli smartphones, dei Whatsapp e dei Tweet, forse nelle aziende si spende veramente parecchio tempo per comunicare con uno strumento che risale al 1971.

Ne è passata di acqua sotto i ponti, eppure ormai per qualsiasi cosa, per aderire ad un qualsiasi servizio, oggi serve comunque una "E-mail". Recentemente prendendo piede anche la PEC, moda tutta Italiana, ma questo è un'altro discorso che faremo un'altra volta.

Persone, tempo e comunicazione (e sicurezza) sono aspetti molto importanti in generale, sia nella vita privata che in quella professionale. Sebbene di recente ci concentriamo su Innovazione, Dirompenza e Digital Transformation, non dobbiamo sottovalutare le conseguenze in termini di costi nascosti, di sprechi e impatti invisibili di un sistema "Legacy" come quello della posta elettronica, ancora molto usato ogni giorno, e che può semplicemente scavalcare la nostra attenzione al miglioramento.

E' disarmante come un servizio di così basso profilo abbia un impatto su 2 aspetti di cosi grande valore: Tempo e Comunicazione.

Dove voglio arrivare ? Al fatto che non è da sottovalutare e che è importante dedicare del buon tempo e delle buone riflessioni quando scegliamo o rinnoviamo un sistema di posta elettronica. Riflessioni tipo:

1. Collaborazione: Un sistema e-mail oggi fa molto di più, può essere super efficace per: attività, calendari. contatti, note e comunicazione: insomma un vero e proprio gestionale ed archivio personale.
2. Fruibilità: supporto e semplicità nel consultare il servizio nella sua completezza da qualsiasi dispositivo (e-mail, contatti, rubrica aziendale, attività, calendario, note) , da PC, tablet o smartphone
3. Sicurezza: Ad oggi ancora il principale ingresso e diffusore di attacchi malware e virus. E' molto importante integrare un buon sistema di antispam/antimalware e di formazione costante agli "end-users".
4. Audiance: Valutare la principale audiance ed utilizzatori: Baby Boomers, Generazione-X, Millennials ed ormai anche Gen-Z. I primi 2 più Exchange/Outlook e secondi 2 G-mail e servizi correlati. Se scegliete un sistema che i vostri utilizzatori conoscono già bene, sarete agevolati con il punto che segue.
5. Formazione: Oltre alla formazione preventiva sulla sicurezza (social-engineering), occorre fare una buona formazione di come sfruttare al massimo le potenzialità del sistema. Un sistema di e-mail di nuova generazione è molto di più che un banale sistema di "posta elettronica" , può realmente migliorare la nostra organizzazione e produttività. (Personal Productivity Secrets - Maura Nevel Thomas - solo in Inglese)

In conclusione dal 1971 il sistema di posta elettronica rimane un protagonista ed un servizio molto importante e molto usato. I maggiori produttori (Microsoft, Google ed IBM) stanno innovando moltissimo il DNA di questo servizio, a tal punto che i sistemi in cloud stanno introducendo sistemi di machine learning, social analytics e di ricerca avanzata atti a compensare l'aumento esponenziale dei carichi (promozioni, newsletters, social ecc. ecc.). Imparano ciò che per noi è importante così da aiutarci a focalizzare la nostra attenzione sulle cose che contano per noi e sulle reali priorità.

Quante volte vi è sfuggito un importante messaggio, perso nella giungla di un unica cartella di posta in arrivo / inbox ?

In conclusione, penso che una buona innovazione è quella a volte di risparmiarsi un messaggio e-mail, e come diceva il buon Steve Jobs, "Alza il telefono" (Pick up the Phone), e parla con le persone, sarai sorpreso di quanto tempo risparmi e di quanto la comunicazione sia migliore !

Per tutto il resto: scegliete bene il sistema di posta elettronica !