Evita rotture di stock col “Benchmarking” come ai tempi di Confucio
Se la tua azienda distribuisce prodotti ad altre aziende consegnando la merce in pochi giorni, sai quanto gli acquisti e la gestione delle scorte siano una attività importante. Giustamente l’attenzione sulle vendite e sui clienti è costante, ma un buon coordinamento tra queste e chi si occupa di rifornire il magazzino è alla base del vendere con continuità. Trovare l’equilibrio tra rischiare di rimanere senza prodotti in magazzino (ovvero “rotture di stock”) e, rischiare di averne troppi (ovvero fare “over stock”) è molto più complesso di quanto un non addetto ai lavori possa pensare. Se la tua azienda vende molti prodotti (più di 1000), ha uno o più magazzini in cui circolano merci per diversi milioni di euro di valore e, ha un portafoglio di un buon numero di clienti (almeno 2000), forse hai sentito più volte dire che:
- Ogni prodotto “è un caso a se”.
- E’ inutile, non ci si prende, fare degli errori nel gestire le scorte è inevitabile.
- Perdiamo vendite perché non abbiamo roba in magazzino, non so come faremo a raggiungere gli obiettivi (cit. Ufficio vendite).
- Sono contento che abbiamo ridotto i magazzini al minimo, abbiamo un’ottima rotazione, raggiungeremo gli obiettivi (cit. Ufficio acquisti della stessa azienda di cui al punto precedente).
- Accidenti abbiamo troppi “cadaveri di magazzino” (politicamente detti no movers), dobbiamo disfarcene (e’ più difficile però che chiamare il signor Wolf di Pulp Fiction).
Se nella tua azienda hai vissuto queste situazioni, probabilmente sarai convinto che, la tua azienda ha problematiche a se e, nessun’altra azienda ha problemi complessi come la tua.
Sappi che non e’ vero!
Aziende in settori molto diversi dal tuo hanno senz’altro problemi quotidiani come i tuoi nel gestire le scorte,
le stesse dinamiche tra vendite, acquisti e gestione scorte e, gli stessi problemi, quindi soluzioni simili.
Certamente le aziende che hanno margini importanti tendono a sviscerare meno l’argomento perché si possono permettere di fare errori con impatti meno disastrosi di aziende con margini risicati. La perdita di controllo delle scorte è però esperienza comune in settori che a prima vista sembra non abbiano nulla in comune tra di loro. Se sei in una azienda con alti margini e vuoi avere know how a palate e idee per ottimizzare i tuoi acquisti e gestione scorte, vai in un’azienda con margini risicati e prendi qualche idea.
Il pensiero Taoista di Lao Tzu (dei tempi di Confucio, circa 2500 anni fa) diceva che“la saggezza sta nel riconoscere fattori di omogeneità e di differenza tra i casi e, non nell’occuparsi della parte variabile del modello, bensì di quella invariabile della quale coglie l’universalità e utilità” (cit. “Sun Tzu l’arte della guerra riletto ad uso dei manager” di Livio Buttignol). Nella consulenza aziendale lo chiamavano “Benchmarking” ed era una cosa molto cool proporre negli anni 90 e inizio anni 2000 consulenze basate sul confronto tra aziende di settori apparentemente molto diversi, sembra fosse cool anche 2500 anni prima.
Negli anni, abbiamo aiutato ad ottimizzare la gestione di acquisti e scorte aziende di distribuzione business to business in settori molto diversi tra di loro, qualche idea su alcuni punti comuni ce li siamo fatti, oltre ad avere “condensato” questi punti comuni in un software grazie al lavoro dei miei colleghi e collaboratori (http://www.tuzer.it/ ). Vorrei condividere con te alcune idee in merito.
E’ molto comune in aziende di distribuzione che vendono in business to business che, chi si occupa di acquisti e scorte abbia una grande conoscenza anche sul mercato di vendita dell’azienda (o che debba farsela o che richieda continuamente informazioni alle vendite).
Valutare le statistiche di vendita di un prodotto e in maniera particolare quale sia il peso, l’affidabilità e altre informazioni sui principali acquirenti del prodotto e i trend di vendita è vitale per queste aziende. La motivazione è molto semplice, quanto acquistato non è trasformato in un prodotto finito ma, direttamente venduto, quindi la quantità che sarà venduta in futuro è il principale dato utile per acquistare, peccato che non siamo dotati di una sfera di cristallo da veggente per saperlo con precisione.
Una condizione comune a molte aziende di questo tipo è avere un’ampio numero di prodotti venduti ad un buon numero di clienti e, un piccolo gruppo di prodotti la cui vendita ha volumi interessanti ma trainati da pochi clienti. Su questi ultimi prodotti è ovvio che la criticità è elevata, basta la decisione di non acquistare di uno o pochi clienti per farci avere perdite importanti e “farci rimanere sul groppone” le scorte.
Ad esempio un’azienda che fornisce alluminio in varie leghe e formati ed una che vende accessori per smartphones a negozi e grande distribuzione nonostante abbiano business diversissimi hanno le stesse criticità.
La prima offre un’ ampio spettro di prodotti ad un elevato numero di clienti ed ha invece un insieme limitato di prodotti usato solo per essere trasformato in grande quantità da poche grosse aziende di produzione. La seconda ha un’ampio numero di prodotti che vende a tutti i clienti e, un set ristretto di prodotti che vende per lo più alla grande distribuzione. La grande distribuzione ha una “potenza di fuoco” tale che, può tranquillamente avere un peso preponderante nel trainare le vendite di alcuni prodotti decisamente azzeccati.
Questi due tipi di aziende totalmente diverse tra di loro per settore, tipo di clientela e business hanno gli stessi problemi su alcuni prodotti, ovvero il rischio che, la decisione di non acquistare da parte di un singolo o pochi clienti determini pesanti perdite magari in una referenza importante o viceversa che questi pochi ma impegnativi clienti rompano lo stock non più disponibile per altri.
Le soluzioni in entrambi i settori per avere la lente d’ingrandimento su quei prodotti rischiosi utilizzano strategie con più fattori:
- Avere e condividere più informazioni possibili per te che vendi con il cliente e con la tue vendite per fare meno errori possibili:Fare mantenere alla forza vendita previsioni di vendita aggiornate agli specifici clienti per le categorie di prodotti analizzate o una gestione delle opportunità o delle trattative in cui sono segnate le trattative in corso con le relative quantità approssimative.
- Nel caso di vendita al retail e grande distribuzione chiedere al cliente i dati di “Sell Out” ovvero le statistiche di vendita al consumatore per le referenze comprate da noi, strategia molto comune in questi mercati in cui grazie anche a questi dati si possono intuire in anticipo le probabili decisioni future delle grandi catene.
- Richiedere forecast ai clienti e condividere con loro il loro pregresso di acquisto.
- Pattuire contratti o formule di gestione degli ordini, o di fornitura, convenienti per il cliente in cambio della relativa sicurezza per te di conoscere a priori il dimensionamento della fornitura:Accordi quadro o contratti di fornitura in piena regola, questi su grossi volumi fanno avere migliori prezzi al tuo cliente e, a te sicurezza nella vendita.
- Ordini aperti, ovvero la formulazione di ordini con quantità complessive sommariamente prefissate scadenzati in più consegne per un arco temporale di qualche mese.
- Merce in conto deposito (o consignment stock), ovvero la fornitura al tuo cliente di merce già presso un suo apposito magazzino che diventa formalmente “sua” solo nel momento in cui lui la movimenta al magazzino in cui la utilizza o la gestisce per spedirla o per produrre. Cosi facendo il cliente ha tempi di rifornimento nulli ma paga solo quanto utilizza gradualmente , tu invece hai un utilizzo certo di una quantità prefissata di materiale senza dovere gestire quantità aleatorie.
Quindi abbiamo visto che classificare ogni prodotto per il suo “livello di rischio cliente” consente di orientarsi su che tipo di analisi fare e, che tipo di accordi preferire, ovviamente senza la pretesa di essere esaustivi per ogni tipo di business, ma dando l’idea di che politiche adottare. Abbiamo anche visto un’ esempio di analisi che accomuna nelle soluzioni o nella “filosofia” delle soluzioni tipi di aziende diverse, per cui smetti di essere convinto che hai “problemi unici”, “il nostro caso è differente”, probabilmente non è vero. Anche in questi casi come discusso nell’articolo precedente “Gestire scorte in aziende di distribuzione business to business e l’arte di vincere a tre carte” i rischi vengono ridotti coordinando vendite, acquisti e logistica in una politica coordinata all’unisono.
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Product Manager at Barnes Automation | Strategic Data Analysis | Product Management | Product Development |
9 anniFondamentale avere piena collaborazione tra vendite e produzione, altrimenti si rischia di deragliare. Grazie anche per i brillanti spunti condensati nell'articolo.
Purchasing Manager
9 anniConcordo pienamente: informazione e collaborazione sono elementi di successo di ogni azienda.
Imprenditore e Risk Consultant
9 anni:-D
Senior software architect/engineer, AI engineer, senior analyst, project lead, founder, co-founder, enterpreneur
9 anniCiao Frank Merenda! Che copiright avrei rubato al mitico Enrico Campioli?
Italy’s # 1 Marketing Expert presso Metodo Merenda
9 anniEnrico qui ti rubano il copyright!