Fare impresa: gli errori da evitare

10 fattori che possono limitare la tua attività di impresa

1. Non hai più tempo per te, la tua famiglia e le tue passioni: Stress
2. Non ti fidi del lavoro dei tuoi collaboratori: controlli ogni singolo processo dentro la tua azienda
3. Non riesci a trovare nuovi clienti: il tuo fatturato stagna o addirittura sta calando
4. I costi fissi stanno lievitando mentre il tuo fatturato non sale: meno utili, più sacrifici
5. Risultati mediocri: dato da marketing e strategie dispendiosi e inefficaci
6. La rassegnazione: l'imprenditore rassegnato non ha aspirazioni, non trasmette ai suoi collaboratori quella carica che li spingerebbe a dare il massimo
7. Lamentarsi e scaricare le responsabilità su fattori esterni alla azienda come ad esempio "i clienti non capiscono nulla", "le Tasse sono troppe", "i miei dipendenti sono incompetenti e lavorano male", "devo fare tutto io", solo per citarne alcuni
8. Pretendere da altri cose che tu non faresti: il lavoro è mediocre e di scarsa qualità, non rispetti le scadenze, chiedi ai tuoi dipendenti sacrifici di tempo ed economici
9. Turn over patologico, porta all'assunzione di personale poco qualificato, mina l'affiatamento del tuo Team, riduce la resa della tua azienda
10. Mancanza di focus, visione, missione e non hai più obbiettivi a medio e lungo termine: la tua azienda è come una barca alla deriva senza rotta ne porto di attracco

Analizziamo brevemente punto per punto, facciamo insieme un checkup:

1- Il tempo:

Innanzi tutto ai miei clienti chiedo, come passano il loro tempo, quanto di questo tempo è dedicato al lavoro, quanto alla loro famiglia, quanto alle loro passioni. Perché questo è un aspetto fondamentale? Quando un imprenditore, un Manager, ma anche un dipendente, dedica tutto il suo tempo al lavoro, vuoi per problemi, vuoi per carichi di responsabilità, togliendo tempo alla sua famiglia, ai suoi amici o passioni, questo si ripercuote psicologicamente su di esso, aumentando lo stress. Lo stress è nemico dei risultati, in quanto toglie concentrazione, volontà e positività.

Una persona stressata lavora male, perde di vista gli obbiettivi e le sue aspirazioni e cosa ancora più devastante inquina negativamente l'ambiente di lavoro, ne aumenta i conflitti e porta l'azienda e il suo team ad una caduta inesorabile, creando e amplificando le difficoltà. Lo stress uccide il tuo lavoro, distrugge la tua famiglia e ti annienta dentro. In una consulenza quindi si cerca di capire come aiutare l'imprenditore, il Manager, a ritrovare il giusto equilibrio, configurando per lui un metodo e uno schema, una scaletta da rispettare giornalmente con traguardi, limiti e un nuovo modo di affrontare il Lavoro senza che esso diventi un peso, ma un mezzo per migliorare la sua vita e di chi gli sta vicino. Un leader soddisfatto è la locomotiva del suo team, questo è il primo passo per una Azienda che vuole avere successo e imporsi nella propria fetta di mercato.

2- Mancanza di fiducia nel tuo Team

Sembra scontato ma la forza di un azienda che vuole avere successo è il lavoro di squadra, una delle cause più comuni di fallimento infatti è il gioco solitario del titolare della azienda. Egli non ascolta, non comunica, accentra su di se ogni decisione, con un controllo totalitario di ogni singola operazione. Un collaboratore che lavora per te, deve essere responsabilizzato, deve sentire il peso del suo lavoro, e deve ricevere le dovute gratificazioni in caso di riuscita di un affare/operazione. Un atteggiamento oppressivo tende ad instillare nei tuoi dipendenti una scarsa reazione alle difficoltà, essi non risolveranno nessun problema, anzi senza la tua autorità o parere si potrebbe anche rischiare la paralisi dell'intera impresa. Come imparare a fidarsi dei propri collaboratori? La comunicazione costante è il primo passo, ovvero spendi parte del tuo tempo nell'ascoltare, chiedi i loro report sul loro lavoro, consigliali per migliorare i loro risultati, dotarsi di un modello sistematico di analisi dei risultati, dai loro dei compiti dei progetti da seguire, mantienili attivi e soprattutto trasmetti a loro le tue conoscenze, competenze e le tutte quelle tecniche che ti hanno avviato al successo. Devi diventare il loro modello da seguire prima di essere il loro capo. promuovi la competizione sana e non distruttiva, cioè non devi mettere i tuoi collaboratori l'uno contro l'altro ma spingili ad aiutarsi tra di loro. Costruire una squadra che corre verso un unico traguardo, sarà la base del loro successo, e di conseguenza del tuo.

3- I clienti

La generazione di una lista clienti è ovviamente il tasto start della tua attività, fidelizzarli e acquisirne di nuovi, è la linfa di tutta la tua attività di impresa. Evitare quando possibile le posizioni monopoliste, diversificare la clientela infatti mette te e la tua attività in sicurezza perché più clienti significano più vendite, più guadagni, più sviluppo. Spendere migliaia di euro in sponsorizzazioni non si traducono sempre in nuovi clienti e vendite, perché tu agisci in un mercato dove hai dei competitors, se il tuo fatturato non sale ma anzi ristagna, questo è sicuramente una campanella di allarme. I sistemi di vendita sono in continuo mutamento, si evolvono e cambiano col tempo. Mentre 20 anni fa ti bastava stampare migliaia di volantini, comprare spazi pubblicitari nei vari quotidiani per farti conoscere, oggi gli strumenti sono mutati, quelli di ieri sono diventati obsoleti, e sei probabilmente arrivato a una saturazione. Dovrai cambiare te stesso e il tuo metodo comunicativo, scalare il fatturato non è un processo di facile ottenimento, imparare dalla concorrenza e prendere esempi di successo può essere una soluzione di ripiego, ma ti renderà solo una brutta copia dei tuoi competitors, prenderai solo le briciole che loro ti lasceranno. La formazione costante, per se stessi e per i propri Sales diventa fondamentale, addirittura vitale per sopravvivere in un mercato sempre più variegato ed esigente. Se non si è disposti a cambiare si è destinati a morire lentamente. Meno clienti, meno fatturati, meno possibilità di crescita e mezzi per rinnovarsi.

4- Costi fissi

Come stai sperimentando con la crisi economica in atto e l'aumento vertiginoso dell'inflazione anche i costi fissi sono una parte importante della tua azienda. Come controbilanciare il peso che hanno tali costi è sicuramente un fattore determinante. L'imprenditore mediocre spesso è tentato in questi casi ad operare dei tagli drastici del personale, o ridimensionare la propria attività, perdonate il paragone ma questo modus operandi, è come se un uomo scoperto il tradimento della moglie si mutilasse i genitali. Peggiorare il problema non è il metodo per arginare e controbilanciare il peso dei costi fissi, mentre bisogna innanzi tutto imparare a gestirli. Innanzitutto la prima operazione da fare è stilare la nostra lista dei costi fissi ad esempio: costi personale dipendente, costi energia, locazione, ratei... Dopo aver individuato le macro voci, dobbiamo sapere quanto impattano questi singolarmente, quindi il valore economico di ogni macro area. Altra operazione sono la distribuzione nel tempo di ognuno: mensile, bimestrale, etc...

Ora che abbiamo un primo quadro d'insieme, dobbiamo valutare il perché del loro impatto e se e come possiamo ridurne il peso senza depotenziare la nostra azienda. Prendiamo il costo del personale dipendente, che di solito è il costo di maggiore impatto in un azienda, quindi facciamo una divisione dei vari reparti in cui essi agiscono: Produzione, Logistica, Amministrazione, Vendita. Ora come potrai notare abbiamo una catena dove ogni singolo anello comunica con gli altri, in ogni reparto individueremo le figure di collegamento, esse ti serviranno per tenere sotto controllo la vita della tua azienda, avere delle figure che ricoprono ruoli di responsabilità ti porteranno ad avere in ogni momento il polso della situazione potendo risolvere ogni problema in modo dinamico. ora bisognerebbe applicare ad ogni reparto una serie di processi di automazione, dotarsi di percorsi automatici prefissati infatti riduce il tempo che ogni dipendente spende nel comunicare tra un reparto e l'altro, centralizzare tale automatismo, il dotarsi quindi di tutte quelle infrastrutture che permettono ai tuoi dipendenti di lavorare tenendo alti gli standard, senza impiegarli in inutili processi ripetitivi e obsoleti, per ridurre i casi di errore umano (ad esempio inventariare ogni settimana un magazzino con carta e penna, dare ordini di produzione a voce, mandare i tuoi venditori allo sbaraglio senza organizzarli o senza predisporre canali o funnel di vendita). L'esperienza ci dice che con un processo automatizzato dove per ogni evento si predispone una risposta automatica, che avvenga essa con strumenti tecnologici, software o schemi, abbiamo imparato che la riduzione del tempo speso nel risolvere, o portare avanti tali processi permette al tuo personale dipendente di aumentare considerevolmente la propria produttività. Applicando il concetto che (> tempo perso = < Produzione) che si traduce con un impatto del costo del personale in proporzione minore sul Fatturato.

5- Marketing inefficace

Questo spesso è uno degli aspetti più delicati, perché il modo di sponsorizzare la propria azienda, passa di frequente dall'Ego smisurato dell'imprenditore che non accetta consigli da terzi o da esperti del settore. Qui purtroppo non c'è molto da fare se non investire nella formazione di se stessi e dei propri Sales. Una pubblicità sbagliata o impostata in modo rozzo, grossolano non solo ha un effetto negativo sull'immagine che da di se la tua azienda ma porta i tuoi clienti a diffidare di te e del tuo prodotto. Le tecniche di marketing, passano dall'esperienza di altri, che mano mano vengono rimodulate arricchite o sostituite da mezzi e strumenti differenti. La formazione in tal senso, se può avere un impatto economico iniziale, porta però la tua azienda in quell'obbiettivo primario che è creare utili costanti e in crescita nel tempo. Senza una adeguata strategia di marketing la tua azienda non solo non riesce a scalare, ma rischia di vanificare tutto il lavoro di anni di vita aziendale. Parola d'ordine: Formazione, Formazione, Formazione.

6- La caduta del Leader

Come fa un azienda a sopravvivere nella lotta del mercato se il suo leader manca di autostima, non ha motivazione, e vive in uno stato di rassegnazione degenerativa. Cadere, o come si dice sbattere la faccia contro un muro dovrebbe essere visto innanzitutto come apprendimento e evoluzione, riassunta nell'accezione che non c'è successo senza fallimento. Partiamo dal presupposto che un azienda è un fenomeno umano, ne segue quindi lo sviluppo come se fosse un individuo: nascita, apprendimento, crescita e vita indipendente. Dato questo concetto possiamo anche analizzarne l'anatomia, riprendendo quella divisione in reparti fatta precedentemente: all'Imprenditore spetta la mente, il carattere e la volontà; all'Amministrazione il sistema nervoso, in quanto coordina il corpo, i movimenti le reazioni; alla Produzione affidiamo il metabolismo poiché produce, trasforma, e scarta; alla Logistica possiamo affidare l'apparato circolatorio, quello endocrino, e quello muscolare, in quanto distribuisce riordina e segue ciò che il sistema nervoso (l'amministrazione) gli comunica. al reparto Vendita spettano i sensi, perché tramite essa l'azienda comunica e riceve dati dal mondo esterno (il mercato), l'aspetto fisico esteriore, quindi la presenza e il modo in cui il mercato ci percepisce è il Marketing.

Quindi il Leader della azienda essendone la mente, se si ammala (rassegnazione, frustrazione, stress, disorganizzazione, rifiuto della realtà...) sebbene il corpo continua a vivere, è come se avessimo un individuo in coma, il corpo continua a funzionare ma di fatto l'azienda muore lentamente.

7- Scaricare responsabilità, lamentarsi di continuo

Qui siamo in genere in una situazione dove si deve agire più a livello psicologico che operativo. ovvero il Mindset (mentalità). Sembra scontato ma da qui partono spesso gli errori più comuni, ed è uno degli aspetti più difficili da correggere, in quanto si ha a che fare con l'orgoglio, l'ostinazione, la saccenza, aspetti caratteriali molto individuali, e che di fatto mettono un freno sia allo sviluppo della propria attività, a volte addirittura ne mettono a rischio la stessa sopravvivenza. Siamo essere umani e come tali siamo soggetti agli errori che la nostra natura ci caratterizza, il non riconoscerli o scaricare su altri le nostre deficienze porta lentamente la nostra attività a morire, ne inquiniamo l'umore, strozziamo i nostri dipendenti e li ricopriamo di frustrazioni. Se prima abbiamo asserito che il nostro Team è l'essenza della azienda, anche gli errori che via via si commettono ricadono sul gruppo, ma essendone i leader siamo noi a doverli fare nostri, ricavandone esperienza, e prospettando soluzione affinché essi non si ripetano. Dire che i tuoi dipendenti lavorano male, non toglie da te la responsabilità, perché se un affermazione può anche essere vera, la causa di ciò è da attribuire a te che non li hai messi in condizione di ottemperare ai compiti, o non gli metti a disposizione gli strumenti che servono affinché quel lavoro venga portato a compimento nel modo corretto. Avere un atteggiamento riluttante ad accettare la propria responsabilità, non farà altro che portare te la tua azienda il tuo team, ad una fine molto scontata. Essere Leader non significa bacchettare i tuoi sottoposti, ma diventarne l'esempio e il punto di riferimento, saper delegare, dirigere, e soprattutto insegnare.

8- Pretendere e Prendere

Ovviamente se hai dipendenti, da loro ti aspetti dei risultati, in termini di efficienza e produttività. Quando un azienda entra in crisi, spesso la pretesa di tali risultati, cozza con quanto pattuito al momento della assunzione. Questo è dovuto alla mancanza di empatia, che gli imprenditori vecchio stampo hanno nei confronti del personale a loro sottoposto. Facciamo dei piccoli esempi dei classici casi tipo: la tua azienda in periodo di forte lavoro, ha delle commesse in scadenza, quindi "chiedi" (eufemismo di solito lo si impone) un sforzo maggiore in termini di tempo ai tuoi dipendenti a cui vengono imposti orari di lavoro straordinari; fin qui da che mondo è mondo non c'è niente di particolare se non per il fatto che quella pretesa indiretta, non viene retribuita oppure viene sottostimata dalla dirigenza, e non ha un ritorno economico se non irrisorio verso i dipendenti. Se da un lato noi otteniamo quello che abbiamo richiesto, si genera nei tuoi dipendenti una sfiducia in te e si instilla una mancanza di lealtà verso la tua azienda. Ricorda un fatto importante: sei il loro datore di lavoro, ma non puoi disporre del tempo dei tuoi sottoposti a tuo piacimento. Il rapporto tra datore di lavoro e dipendente è basato su uno scambio economico di tempo e fatica Vs denaro. Ovvero tu compri il tempo dei tuoi dipendenti e loro ricevono una remunerazione in base alla "fatica" e alla quantità di tempo che essi investiranno nella tua azienda. Un corretto bilanciamento, tra fattore remunerativo e tempo, è uno dei fattori che determineranno il successo della tua azienda, sia in termini di resa quantitativa, ma anche in termini di qualità.

9- Turn Over patologico

Cos'è il turno over, e quando esso diventa patologico. Innanzi tutto il turn over in una azienda è normalmente fisiologico, ovvero il ricambio che avviene all'interno di un azienda quando un dipendente ti lascia per motivi di anzianità, di trasferimento o altri fattori che non dipendono da difficoltà relazionali interne. Spesso avviene con un preavviso e ti da la possibilità di affiancare il nuovo addetto al dipendente che lascia la posizione per un periodo x in modo da dare al nuovo entrato sia le competenze che esso deve avere, sia l'inquadramento nelle dinamiche interne che deve necessariamente avere per inserirsi nel Team. Il turn over diventa patologico, quando il processo di inquadramento del nuovo dipendente non arriva al suo compimento, quindi hai un deficit in termini di numero nell'organico aziendale, ma anche e soprattutto di resa, in quanto se un dipendente ti lascia a pochi mesi dalla sua assunzione, non solo hai speso risorse e tempo per insegnargli cosa e come lavorare, ma in termini di resa effettiva delle risorse economiche spese hanno un impatto tale da compromettere il fatturato della tua azienda. Nelle PMI questo può determinare anche il collasso del sistema azienda, perché un team che non lavora di squadra come detto in precedenza, non corre nella stessa direzione o comunque non ha la coordinazione che un team affiatato può darti in termini di risultati ottenuti. Inoltre il turn over eccessivo ti porta nell'errore di assumere dipendenti andando a tentativi, questo non solo ti porta a sbagliare, ma praticamente passerai il tempo a fare colloqui infruttuosi, lasciano la tua squadra che già lavora per te a barcamenarsi da sola senza una regia, senza un chiaro indirizzo. quindi possiamo asserire certamente che la fidelizzazione dei tuoi dipendenti è importante quanto quella dei tuoi clienti.

10- Vision, indirizzo e focus

Una azienda col tempo affronta un processo di inevitabile invecchiamento, esso può essere caratterizzato da una crescita e quindi un rinnovamento, oppure di decrescita ovvero perdita della sua ragion d'essere. Nel primo caso, la tua azienda avrà modo di adattarsi e mettersi al passo con i tempi, sarà reattiva, e darà ai tuoi clienti quella sicurezza nel continuare ad acquistare i tuoi prodotti e servizi. Nel secondo caso purtroppo si parla di aziende che non hanno più uno scopo o lo hanno perso col tempo, vuoi perché quando è nata non si era dotata di una visione a medio e lungo termine, vuoi perché diventata obsoleta e ha perso quella caratteristica iniziale per cui veniva scelta dai suoi clienti.

Quindi capiamo con questo concetto quanto è importante il ruolo dell'imprenditore, esso infatti non solo è il capitano (se volessimo rappresentarlo con una metafora nautica) ma egli è anche il timoniere e allo stesso tempo l'armatore. Se la tua azienda fosse una nave, la figura del capitano è importante quanto quella del timoniere, avere una rotta infatti permette alla tua nave di poter navigare ed arrivare rispettando la tabella di marcia, ne dispone quindi anche la velocità. Porsi dei chiari traguardi da raggiungere a breve, medio e lungo periodo, farà in modo che la tua azienda sia messa nelle condizioni di sopravvivere nel tempo e potersi rapportare col mercato anche in periodi di crisi, come in quelli di grande prosperità.

Se volessimo tirare le somme considerando questa check list, in quanti di questi punti ti potresti riconoscere da 1 a 10? Scrivilo nei commenti.

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