Fatturazione Elettronica – Lessons Learned ed Opportunità

Da gennaio la fattura diventa elettronica anche tra aziende private (B2B). I più dovrebbero sapere che la fattura elettronica (per gli addetti, la FE) è obbligatoria per le transazioni con la pubblica amministrazione già da diversi anni: tra PA e PA e tra aziende private e PA. In quattro anni e con milioni di fatture transitate di cose se ne sono viste e ne abbiamo imparate.

1 - Le norme sulla fatturazione e sulla compilazione della fattura non sono cambiate ma il fatto che alcune informazioni (contenuto del documento e momento di emissione) vengono osservati e certificati dagli organi centrali, rende la maggior parte delle prassi consolidate delle prassi superate. Il problema non si manifesta nel quotidiano, in acqua liscia, ma emerge quando ci dovessimo trovare in contenzioso con un fornitore o di fronte ad controllo puntiglioso. In particolare la miscela ‘fattura emessa con contenuti o calcoli errati’, ‘Rifiuto della fattura’, ‘Calcolo della scadenza dei pagamenti’ è una miscela relativamente esplosiva. Su questo territorio, un po' border line tra business ed IT, l’informatico si dovrà sporcare le mani con un po’ di questioni ragioneristiche. Diversamente avrà un cliente scontento ed avrà sprecato tempo e soldi.

2 - Con la probabile complicità del fatto che le persone leggono più facilmente un foglio di un file xml, il modo in cui sono compilate le fatture elettroniche è spesso trasandato. Anche elementi come il ‘Totale Documento’ sui quali nessuno aveva dubbi quando le fatture erano cartacee, vengono usati nei modi più stravaganti. E' evidente, poi, che buona parte degli altri 200 campi che garantirebbero una buona espressività vengono trattati in modo trasandato. D’altra parte la norma che regola la compilazione della FE continua ad essere l’art.21 del D.P.R. 633/72 (e quel ‘72’ significa che è stato scritto nel 1972!) e quindi del tutto scollegata dalla FE. Senza accordi in proprio questo può essere un vero limite.

3 - La FE è un documento elettronico, che nasce elettronico, il cui originale è elettronico. La stampa, o qualunque altra cosa che non sia l’esatta sequenza di bit firmata, è una copia di nessun valore legale o giuridico. Ciò significa che la sua conservazione per i tempi richiesti dalla legge è soggetta a regole e norme precise. Non ce la si può certo cavare con un CD o con un RAID. E in questo ambito, occhio anche alla privacy ed al GDPR. Non tutti i service di conservazione si ricordano che informazioni di reddito indicate su una fattura da una persona fisica sono dati personali. Conservazione e privacy sono certamente problemi ben più ampi e trasversali ma è probabile che qualcuno si trovi ad affrontarli in modo più sistematico proprio con l’avvento della FE.

Oltre ai punti su cui stare in difesa ci sono anche aree sulle quali andare all’attacco. L’opportunità di integrare documenti che viaggiano tra clienti e fornitori è un vantaggio per l'intera catena e questo non può che trasformarsi anche in un vantaggio 'egoistico'. In questo ambito i tentativi fatti nel passato per mantenere digitali e strutturate le informazioni circolanti tra aziende diverse (EDI, Business Integration Network, Rossetta Net – che a me piaceva pure) non sono decollati per un difetto nel ‘codice genetico'. Erano elitari, costosi, a scarsa diffusione e quindi con un rapporto costo/beneficio poco interessante.

La fattura elettronica, invece, viene diffusa a tutti per legge ed è prossimo l'arrivo della sua ‘compagna’ europea che ne estenderà ulteriormente il perimetro di adozione. Evito di citare ulteriori sperimentazioni nel settore pubblico che sembrano orientate a normare anche l’interscambio degli ordini solo perché è obiettivamente prematuro. Comunque sia, per quanto non mi aspetto che i problemi dei CIO siano incentrati sull’automazione amministrativa, queste sono già buone ragioni per cominciare un lavoro in questo ambito.

Per farlo occorre prevedere qualche passaggio non esente da criticità ma divertente:

• Quello che la norma non richiede circa i contenuti della fattura, va previsto come libero accordo tra le parti (ragionevole diventi un allegato all’interno dei contratti di fornitura). Da non escludere gli incentivi, anche minimi, per i fornitori che collaborano.
• È necessario essere attenti e lungimiranti nel non definire regole ‘tagliate’ sulle nostre specifiche particolarità. Nessun fornitore si può realisticamente permettere di adottare regole diverse per ciascun cliente. Se non si sa essere radicali su questo aspetto meglio desistere.
• Per proporre un unico framework di regole omogenee a soggetti diversi è necessario prevedere livelli di compliantship progressivi e differenziati in modo che ciascuno ci possa arrivare secondo un proprio percorso e secondo il proprio livello di maturità. Si va dalla semplice correttezza algebrica di campi minimi fino all'impiego delle sezioni di contratto, ordini e ricezioni per automatizzare completamente (o quasi) la verifica e la liquidazione delle fatture.

Questo tipo di percorso mi aspetto che piaccia a chi si è già convertito al ‘Lean Thinking’. Ripulire dalle attività che non hanno valore per il cliente e nel contempo nobilitare le persone eliminando il lavoro che può fare una macchina è un percorso inevitabile. Si può solo decidere se arrivarci prima o se si dovrà rincorrere il lavoro fatto dai competitor poi.

In tutti i casi, l'introduzione della Fattura Elettronica B2B, come per altro gran parte degli stimoli che ci arrivano può essere un vincolo o una opportunità oppure ancora entrambi.