Gli 8 strumenti essenziali dello Smart worker per lavorare bene ovunque

Le 8 componenti tecnologiche indispensabili per lavorare in modo agile e smart: perché la sicurezza IT costituisce un fattore critico e come è possibile garantirla.

All’interno delle organizzazioni l’adozione del lavoro agile obbliga a un cambio di mentalità diffuso e condiviso. Questo profondo cambiamento, orientato più alla delega che al controllo, rappresenta però solo il primo passo per garantirsi implementazioni di smart working di successo. Il secondo passo, non meno importante, è costituito dalla componente tecnologica. Per poter lavorare in modo flessibile ed efficiente, infatti, gli smart worker devono disporre di tutti gli strumenti più adatti per l’esecuzione dei loro compiti al di là della classica postazione d’ufficio: solo così la nuova agilità di servizio potrà tradursi in un reale incremento di produttività per le aziende e in un ritorno tangibile degli investimenti. Ovviamente, la dotazione tecnologica non può essere la medesima per tutte le tipologie di lavoratori agili, ma a livello generale è comunque possibile stilare un elenco degli strumenti indispensabili per tutti gli smart worker.

La dotazione hardware di base

Quando si parla di flessibilità operativa il pensiero corre subito alla mobilità come aspetto fondamentale dello svolgere ovunque i propri compiti. La dotazione tecnologica di uno smart worker non può, quindi, prescindere dalla dotazione di un qualsiasi dispositivo portatile (notebook, convertibile, tablet) - strumento indispensabile per l’esercizio ubiquo del lavoro. A questo va ad aggiungersi necessariamente uno smartphone, in grado non solo di assicurare la reperibilità del lavoratore ovunque stabilisca il suo ufficio virtuale, ma anche di garantirgli l’accesso ai dati in modo sempre più agile e veloce ogni volta che se ne crei l’urgenza. Per far fronte a eventuali necessità di stampa, lo smart worker può poi essere dotato anche di una mobile printer, una categoria di periferiche nata proprio per rispondere alle esigenze di chi lavora in modo flessibile e non può ricorrere alle classiche stampanti dipartimentali.

Il software tra produttività, comunicazione e collaborazione

Dal punto di vista della produttività, al lavoratore agile deve essere costantemente garantito l’accesso ai dati e alle applicazioni indispensabili per lo svolgimento dei suoi compiti, al di là di luogo e orario di lavoro. Fondamentale è, quindi, assicurargli la possibilità di utilizzare applicazioni in cloud, possibilmente calate e personalizzate sulle sue specifiche esigenze in modo da poter aumentare la sua produttività. Una vera e propria scrivania virtuale accessibile da qualsiasi dispositivo e dotata di una serie di servizi aggiuntivi che facilitino lo smart worker nelle operazioni di comunicazione e collaborazione. Non si tratta solo di accedere a email, contatti e calendari, ma anche di consentirgli la condivisione di file archiviati, l’organizzazione di meeting online, l’invio di messaggi istantanei e il ricorso a videochiamate. Interessante, infine, la possibilità di mettere a disposizione anche un social network aziendale in modo da poter condividere idee, news e aggiornamenti in tempo reale. In sostanza, si tratta di predisporre un ambiente di lavoro senza latenza, che possa quindi contare su una connettività di ottimo livello per assicurare l’immediata sincronizzazione delle informazioni e il costante allineamento di tutti i membri del team.

Sicurezza, un pilastro imprescindibile

Al di là di hardware, software e connettività, alla base di qualsiasi dotazione di smart working deve essere previsto un elemento portante fondamentale: la protezione. Una sicurezza da garantire non solo a livello fisico e logico dei singoli dispositivi, ma anche attraverso sistemi di protezione dei dati, soluzioni di controllo sull’utente ed attente gestioni amministrative. Per quanto riguarda la sicurezza fisica è opportuno che i dispositivi utilizzino un’autenticazione a più fattori e che sia prevista in ogni momento la smagnetizzazione o addirittura la distruzione dei componenti hardware guasti o danneggiati. La protezione logica deve, invece, prevedere procedure di escalation che limitino l'accesso ai dati, l’esecuzione dei soli processi consentiti, la scansione costante delle porte e delle vulnerabilità perimetrali e il rilevamento di possibili intrusioni per prevenire o rilevare accessi malevoli.

La sicurezza dei dati deve essere garantita, invece, non solo attraverso la crittografia dei file archiviati sui server, ma anche tramite quella dei dati in transito, in modo da proteggerli durante la loro trasmissione. Importante naturalmente anche il monitoraggio costante dell’integrità dei dati per rilevarne eventuali manomissioni. Oltre a ciò, devono essere impostati controlli utente per impedire qualunque accesso a livello di file in assenza di credenziali appropriate. Infine, per quanto riguarda le verifiche amministrative, è opportuno che si disponga di funzionalità integrate di gestione remota dei dispositivi mobili, fondamentali per tenere sotto controllo l’inventario, la configurazione e la distribuzione delle app e dei documenti sui diversi device.

Le 8 componenti indispensabili

- dispositivo portatile (notebook, convertibile, tablet)

- smartphone

- mobile printer

- software di produttività

- servizi di comunicazione

- software di collaborazione

- connettività

- software di IT security