Hai mai pensato di ridisegnare la tua azienda? Un viaggio nel mondo dell'ordine e del disordine

Una delle domande che più spesso mi vengono fatte quando parlo di complessità è quale differenza c’è tra “complicato” e “complesso”, quindi oggi partiamo proprio da questo punto per arrivare a capire meglio le nostre aziende! Benvenuti quindi nel regno affascinante dei sistemi, dove l'ordine e il disordine si intrecciano in un intricato balletto di comprensione. 

I sistemi semplici, ovvero la ricerca della perfezione minimalista

Iniziamo il nostro viaggio con i sistemi semplici, quelli che potremmo definire minimalisti. Questi sistemi sono regolati da regole chiare e lineari, con un'interazione diretta tra causa ed effetto. Un classico esempio di un sistema semplice è l'orologio meccanico. Un meccanismo ben definito, con componenti che si muovono in modo predeterminato per segnare il passare del tempo. Tutto è preciso, ordinato e prevedibile. Insomma, come diceva Gertrude Stein "Un'ora è un'ora"!

(P.S. Visto che parliamo di tempo vi ricordo che proprio in queste settimane è in corso il Dossier sul Tempo nella newsletter di Mondo Complesso…)

Quanto è complicato essere complicati?

Ora, passiamo ai sistemi complicati, che sono come i puzzle intricati che mettono alla prova la nostra pazienza. A differenza dei sistemi semplici, i sistemi complicati sono caratterizzati da molteplici componenti interagenti, ma le relazioni tra di loro sono ancora prevedibili. Immaginate una macchina complessa, come un'automobile moderna. Ci sono molti componenti che lavorano insieme: motore, trasmissione, sistema di sospensione, elettronica. Anche se può sembrare un labirinto di tubi, cavi e parti meccaniche, tutto funziona secondo un design ben definito e prevedibile. Non solo, per quanto sia complicato un sistema se abbiamo un po’ di pazienza (e magari un libretto di istruzioni) possiamo smontarlo e rimontarlo quante volte vogliamo, e alla fine avremo sempre il sistema di partenza perfettamente funzionante. Molto comodo, anche se un po’ noioso…

Quando il caos diventa affascinante

Ora, entriamo nel territorio della complessità, dove le cose diventano interessanti e un po' misteriose. I sistemi complessi sono caratterizzati da una grande quantità di interazioni tra le loro parti costituenti. Queste interazioni possono generare comportamenti emergenti che sono difficili da prevedere solo analizzando le singole componenti. Un classico esempio di un sistema complesso è un ecosistema. Pensa alla complessa rete di relazioni tra le specie, l'ambiente, la disponibilità di risorse e così via. Non importa quanto dettagliatamente studi ogni singolo elemento, spesso ci saranno sorprese quando si considera il sistema nel suo insieme.

La bellezza nell'apparente disordine

Infine, entriamo nella terra selvaggia dei sistemi caotici. Questi sono i sistemi in cui l'apparente disordine regna sovrano. Sono estremamente sensibili alle condizioni iniziali e anche piccoli cambiamenti possono portare a risultati completamente diversi. L'esempio classico di un sistema caotico è il clima. Una piccola variazione delle temperature o della pressione atmosferica può innescare un effetto a catena che causa cambiamenti imprevedibili nel tempo. In altre parole, "l'effetto farfalla" che batte le ali in Brasile e provoca un uragano in Texas.

…e le nostre aziende?

Immaginate un'azienda come un ecosistema in miniatura, dove le persone, i processi, i mercati e le dinamiche sociali si intrecciano in un intricato balletto. Questo è il punto di partenza per comprendere come le teorie dei sistemi complessi possono aiutarci a capire meglio la “biodiversità” organizzativa.

Immaginate ad esempio che i dipendenti siano le specie all'interno dell'ecosistema aziendale. Ognuno di loro ha un ruolo specifico, competenze uniche e obiettivi individuali. Ma la magia accade quando queste diverse componenti si uniscono per creare una sinergia che supera la somma delle loro parti. Come sappiamo le interazioni tra i dipendenti, i reparti e i processi aziendali possono essere estremamente complesse e generare comportamenti emergenti imprevedibili. Un piccolo cambiamento in un reparto può propagarsi attraverso l'organizzazione e influenzare altri reparti in modi che non possono essere previsti solo analizzando le singole parti. È come quando si butta un sasso in uno stagno e si osserva l'effetto a catena delle onde che si propagano.

Creare organigrammi, definire procedure interne e organizzare i dipartimenti sono strumenti essenziali per garantire che l'azienda funzioni in modo efficiente e coerente. È come avere una mappa che ci guida attraverso il labirinto del business. Tuttavia sappiamo che quando ci sono molte variabili in gioco, le interazioni sono dinamiche e i cambiamenti sono inevitabili… insomma, l'ordine totale potrebbe essere un'illusione! Per questo la complessità richiede una certa flessibilità e adattabilità per fronteggiare i cambiamenti repentini e capitalizzare le opportunità emergenti.

Come disegneresti la tua azienda?

Se dovessi disegnare la tua azienda, credo che probabilmente disegneresti qualcosa di simile a un organigramma, una sorta di grande puzzle composto da scatole e frecce che collegano i vari ruoli. In un organigramma ogni persona ha un posto ben definito nel sistema, con chiari rapporti gerarchici. Tornando agli esempi fatti all’inizio, è come guardare l'interno di un orologio, con gli ingranaggi che lavorano in perfetta sincronia. L'organigramma offre una visione statica dell'organizzazione, mostrando chi riporta a chi e quali sono i dipartimenti.

Per quanto questa rappresentazione possa sembrare efficace (e in effetti per alcuni versi lo è) questo approccio “meccanicistico” non riesce a cogliere la complessità aziendale. Mentre gli ingranaggi dell'orologio si muovono in modo coerente, le persone e i ruoli all'interno di un'azienda possono avere interazioni e relazioni molto più sfumate e complesse. Intendiamoci, quello di cui stiamo parlando non è un limite solo dell’organigramma ma rappresenta un modo di vedere il mondo che negli ultimi secoli ha plasmato profondamente le nostre culture e che si basa sulla convinzione (nata con la rivoluzione scientifica e l’illuminismo) che per comprendere davvero il mondo dobbiamo scinderlo in fenomeni sempre più piccoli (i famosi ingranaggi dell’orologio) da studiare separatamente.

Se ci pensi, è il modo in cui abbiamo organizzato tutto il nostro sapere! Fin dalle elementari studiamo materie separate con insegnanti diversi (e sempre più diversi via via che andiamo avanti), le università sono organizzate in facoltà separate e all’interno di queste ci sono addirittura corsi di studi ancora più specializzati. Insomma, non dovrebbe affatto sorprenderci che anche il modo in cui pensiamo le nostre aziende sia lo stesso: funzioni separate al cui interno ci sono ancora ruoli separati che svolgono compiti separati, il tutto tenuto insieme da regole e regolamenti che impartiscono dall’alto a ciascuno gli ordini su cosa fare (e soprattutto cosa NON fare)!

È possibile andare oltre?

Allora, come possiamo andare oltre gli organigrammi per comprendere meglio il funzionamento delle aziende? Una possibilità è adottare un approccio più organico, concentrandosi sulle reti sociali e sulle interazioni tra le persone. Immaginate un'enorme ragnatela in cui le persone sono i nodi e le relazioni tra loro sono i fili intrecciati. Questa prospettiva ci aiuta a comprendere come le informazioni e le decisioni si propagano attraverso l'organizzazione, superando i confini dei reparti e delle gerarchie.

Un'altra alternativa è utilizzare strumenti di Data Visualization come le mappe di calore o i diagrammi a ragnatela, per rappresentare le connessioni e le interazioni tra i dipendenti e i processi aziendali. Questi strumenti forniscono una panoramica visiva delle dinamiche organizzative, permettendoci di individuare eventuali blocchi, inefficienze o opportunità di collaborazione.

Insomma, gli organigrammi aziendali sono un primo passo nella comprensione delle strutture organizzative, ma non sono l'unico strumento a nostra disposizione. Le aziende sono organismi complessi, ricchi di interazioni dinamiche che vanno oltre la semplice gerarchia. È tempo di guardare al di là degli ingranaggi e abbracciare nuovi strumenti che ci aiutino a comprendere meglio le relazioni, le reti sociali e i flussi di informazioni all'interno delle imprese. Solo allora potremo veramente apprezzare la complessità delle aziende moderne.

P.S. Per gli appassionati del genere, consiglio Fisica sociale di Alex Pentland per vedere ad esempio come è possibile utilizzare dati, microdati e metadati per disegnare e ridisegnare il modo in cui è organizzata un’azienda!