HR FOCUS - OFFBOARDING: UN PASSAGGIO DA STRUTTURARE. LA TUA AZIENDA CI HA GIA' PENSATO?

Fenomeno poco conosciuto e “consapevolizzato” ma che risulta estremamente utile e funzionale per un’azienda con lo sguardo rivolto al futuro ed animata da continuo desiderio di migliorarsi. 

L’#offboarding è quel processo fluido e condiviso di separazione tra l’impiegato e la compagnia per cui lavora. E’ tutto quanto inerisce all’ ’arrivederci’ di un dipendente e che garantisce al lavoratore un’uscita semplice e senza stress, ove adeguatamente strutturata.

Si differenzia dall’#onboarding che costituisce l’altro lato della medaglia, la fase opposta che si ha in fase di assunzione e che riguarda, invece, il fare in modo che il neo-assunto acquisisca familiarità con il nuovo contesto, la cultura e la vision aziendale.

L’offboarding include diverse fasi: il trasferimento di conoscenze a colui che subentrerà, la exit interview, la restituzione di beni di proprietà dell’azienda, gli espletamenti burocratici da parte dell’ufficio risorse umane nonché quelli legati ad aspetti più propriamente legali e di IT.

Perché è così importante creare un processo strutturato di offboarding per un’azienda?

Perché l’offboarder può essere considerato, a tutti gli effetti, un ambasciatore dell’azienda che sta lasciando. Ci sono molti motivi, infatti, per cui una persona decide di cambiare lavoro: per mancanza di opportunità di crescita, perché l’azienda non gli consente di lavorare da remoto o anche solo perché ha avuto una migliore offerta economica. In tutti quest casi, comunque, è un vantaggio per l’azienda che l’ex dipendente conservi un ricordo positivo di quello che è l’ultimo passo del suo #employee journey, in modo da poter trasferire un’esperienza ed una narrazione positiva non solo alla persona che subentrerà al suo posto ma anche all’esterno, quando parlerà dell’azienda per cui ha lavorato.

Perché l’offboarder diventa spesso, un cliente o rimane tale per l’azienda. Nonostante il rapporto di lavoro sia terminato, infatti, se l’ex dipendente mantiene un buon rapporto con il datore di lavoro, anche e soprattutto in virtù di un ‘passaggio morbido’ in uscita, rimarrà un cliente affezionato e quale miglior pubblicità può essere un ex collaboratore, che rimane o diventa cliente nonostante non sia più in forza in azienda?

Per questione di Sicurezza. Soprattutto nei casi in cui l’offboarding non sia volontario ma derivante da una decisione diretta del datore di lavoro, l’impiegato in uscita potrebbe compiere atti dannosi per l’azienda quali la cancellazione di files o la non condivisione e/o trasmissione del know how acquisito.

Qual è il valore aggiunto fondamentale dell’offboarding per un’azienda? La risposta è la #exit interview. Quest’ultima può rivelarsi infatti un ottimo strumento in possesso del datore di lavoro per testare il clima aziendale, per avere il polso della situazione nonché un feedback sincero sull’esperienza fatta in azienda. Dunque, anche se il racconto sarà da intendersi come un’ umanissima commistione tra informazioni ed emozioni, il dipendente in uscita sarà fonte di notizie preziose da cui l’azienda potrà trarre insegnamento per migliorare in alcuni ambiti o anche solo per conoscere l’opinione che ha di lei, la sua forza lavoro. Un punto di vista poi, per le condizioni in cui avviene, totalmente scevro di inibizioni o timori reverenziali.

Come strutturare un offboarding funzionale? In pochi semplici passi:

Ringraziamento per il lavoro svolto. Quando un impiegato lascia l’azienda è buona norma, in ogni caso, ringraziarlo per il lavoro svolto e per l’apporto fornito.

Comunicazione e condivisione della notizia in azienda. E’ fondamentale che venga data un’ informazione chiara e trasparente agli altri membri dell’ufficio o del team o degli altri dipartimenti da parte di managers o dell’ufficio risorse umane al fine di evitare il formarsi di eventuali gossip o errate convinzioni

Assicurare il trasferimento delle competenze. Attraverso elementi da acquisire nella exit interview e assicurandosi di avere accesso a tutti i sistemi informatici ed i files utilizzati dal dipendente.

Chiedere la restituzione di eventuali tools aziendali che erano nella disponibilità del lavoratore quali il badge, eventuali carte di credito, telefoni, laptop, auto aziendali.

Revocare gli accessi di sistema quali software aziendali, database, gestionali e programmi di rilevazione presenze

Tenere un’efficace exit interview anche attraverso la sottoposizione del dipendente ad un questionario o ad una serie di domande che siano volti ad indagare gli aspetti di maggiore o minore soddisfazione riguardo alla concludenda esperienza lavorativa. 

Aggiornare l’organigramma. Nel caso la mansione sia già stata ri-assegnata, con l’immissione dei dati, la descrizione ed i contatti della persona che subentra.

Stay in touch. Rimanere in contatto con l’ex dipendente può essere, in molti casi, un vantaggio per entrambe le parti. Per l’azienda, nel caso in cui l’ex impiegato sia depositario di una conoscenza specifica che quest’ultima ha necessità di recuperare. Nel caso del lavoratore, in caso abbia necessità di una lettera di presentazione o di referenze ai fini del nuovo impiego.

La tua Azienda ha già predisposto un piano di Offboarding? Parlamene.