Idee per Lavorare BENE da Remoto
Valentina Gagliardo
I design Methods to involve Teams and make People work together to achieve a goal | Presidente COSP Verona ETS | Componente di Giunta Camera di Commercio Verona
Lavorare da remoto è il nuovo modo di lavorare.
Nell'ultimo periodo in Italia, in Europa e nel Mondo milioni di persone hanno dovuto modificare il loro modo di lavorare e iniziare a lavorare da remoto.
È possibile mantenere la stessa produttività di quando si “restava in ufficio”?
Occorre una buona disciplina di sé (self discipline) e una dose di creatività per ri-pensare al proprio tempo al lavoro facendo leva sulla motivazione personale.
Fare un piano giornaliero
Creare una tabella di marcia “giornaliera” aiuta a restare focalizzati e non disperdere le energie. Specialmente in questi giorni dove le “case” sono diventate i nuovi uffici (per qualcuno con anche “nuovi colleghi”), avere un piano di lavoro giornaliero – e seguirlo – rende più facile raggiungere gli obiettivi di produttività.
Alcune idee:
- Stabilisci un piano per raggiungere gli obiettivi lavorativi di cui sei responsabile.
- Stabilisci obiettivi giornalieri e settimanali creando liste di cose che vuoi raggiungere.
- Rispetta gli orari di lavoro (questo aiuta a restare concentrato).
- Vestiti e curati come se dovessi uscire per andare in ufficio (qualcuno potrebbe videochiamarti!).
Minimizzare le distrazioni
La nuova location in cui si lavora, è carica di distrazioni, per esempio la televisione accesa in sottofondo e gli account social media aperti. Le distrazioni “casalinghe” allontanano la concentrazione e distolgono dal focus del nostro lavoro. Avere cura di organizzare il tempo e lo spazio per aiutare lo svolgimento del proprio lavoro facilità notevolmente lo smart work.
Alcune idee:
- Tieni acceso solo quello che è necessario per svolgere il “task” assegnato nel piano giornaliero.
- Tieni aperto un solo programma per volta (a meno che il tuo lavoro non necessiti di collegare più strumenti).
- Stabilisci quale/i strumento/i sono necessari per raggiungere l’obiettivo del task.
- Parla con il tuo partner per stabilire orari e regole per la gestione della famiglia, per esempio stabilendo “turni”: chi e come si occuperà dei figli mentre il partner è in “call” – oppure – chi seguirà i bambini durante le video lezioni.
Creare il “set” per il lavoro da remoto
Anche il contesto aiuta a lavorare meglio. Lo si era già sperimentato in ufficio, avere una postazione consona al proprio lavoro, con gli strumenti adeguati, facilita notevolmente la produttività e il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Ora il set è cambiato, ma gli obiettivi restano invariati. Avere una “location per lo smart working” ben organizzata supporta notevolmente la concentrazione e la produttività. Non occorre ricreare al 100% il proprio ufficio, ma serve dedicare un luogo della casa per il proprio lavoro.
Alcune idee:
- Scegli un posto della casa dove puoi appoggiare il laptop e l’eventuale monitor o strumenti di lavoro.
- Scegli un luogo della casa dove le distrazioni restino il più distanti possibile.
- Evita di lavorare dal divano o dal piano della cucina.
- Cerca un luogo dove puoi regolare la luce e dove la luce non colpisca direttamente il tuo schermo.
- Scegli una sedia comoda.
Crea relazioni e collabora con i colleghi
Passato il momento iniziale di “panico” da smart working, la prima sensazione che molti sperimentano è quella di “solitudine” e distanza. Lavorare da remoto rende più lontane le relazioni con i propri colleghi e con i team di cui si fa parte. Per eliminare gli alibi da sindrome dell’abbandono è necessario creare un piano per mantenere le relazioni e costruire il network accorciando le distanze grazie, oltre che alle tecnologie a disposizione, all’energia e motivazione personale.
Alcune idee:
- Prendi l’abitudine di parlare (no mail!) con almeno due colleghi o i componenti del tuo team di lavoro almeno una volta alla settimana.
- Scegli di fare video call piuttosto che telefonare o scrivere nelle chat di gruppo (esistono tutti gli strumenti possibili, la tecnologia è al nostro servizio)
- Apriti e confrontati con i tuoi contatti rispetto alle difficoltà che incontri nel nuovo metodo di lavoro: dal confronto nascono sempre buone idee.
- Crea appuntamenti extra lavoro con i colleghi per scambiare idee e stemperare la tensione del momento (per esempio una pausa caffè virtuale, i così detti Coffeenar).
Fai pause
«Il lavoro si espande fino ad occupare tutto il tempo disponibile; più è il tempo e più il lavoro sembra importante e impegnativo.» (Legge di Parkinson – 1958 ).
Lo smart working aumenta la produttività e alcuni studi riportano che le aziende che hanno implementato il “lavoro agile” negli anni hanno aumentato la produttività di circa il 20%.
Se abbiamo implementato quanto ricostruito sopra, sarà talmente facile lavorare che ci immergeremo sempre di più nell’operatività quasi dimenticandoci del luogo diverso in cui ci troviamo.
Fare pause è fondamentale e necessario per ri-caricare l’energia, restare focalizzati e mantenere il fisico e la mente sana. Anche per fare pause è necessario avere self discipline e forte motivazione.
Alcune idee:
- Stima per ogni attività un tempo definito.
- Stima nella tabella giornaliera quando e quante pause fare.
- Quando fai una pausa spegni il PC, alzati e fai qualche esercizio di stretching per muovere il corpo.
- Tieni d’occhio l’orologio.
Il modo di lavorare è cambiato radicalmente e molto probabilmente continuerà ad evolvere. Tutte le nuove modalità di lavoro richiedono forza di volontà, flessibilità e motivazione per poter far crescere l’organizzazione. Le persone e le organizzazioni evolvono insieme e, in questo periodo, più di altri, Aziende e Collaboratori devono fare squadra per poter proseguire, generare futuro e prosperare nel tempo.
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