La Comunicazione ai tempi del Coronavirus - Ovvero l’arte di ottimizzare la comunicazione operativa

“The problem in the world today is communication... too much communication”, diceva Homer Simpson più di 30 anni fa e probabilmente a modo suo ci aveva visto lungo.

In questi ultimi mesi, diciamo a partire da Carnevale ad oggi, ci siamo ritrovati sbalzati in una nuova dimensione, di cui ancora ci rendiamo poco conto: da una parte il timore e la preoccupazione per la nostra salute e quella dei nostri cari, dall’altra la necessità di organizzare il lavoro da remoto. 

Credo che tutti noi abbiamo fatto uno sforzo incredibile nel gestire i processi aziendali da remoto, nell’organizzare piattaforme di comunicazione, nel focalizzare le nostre priorità sulla capacità di mantenere le interazioni e le relazioni anche da casa. E lo abbiamo fatto, credo un po’ tutti, con buoni risultati. Di questo, alla fine, ne siamo in fondo in fondo anche un po’ fieri. Siamo riusciti, come organizzazioni e come singoli a farcela. 

In poco più di un paio di settimane abbiamo identificato, installato ed utilizzato varie piattaforme di comunicazione, per il nostro business, per interfacciarci con clienti e partners, per i figli a scuola e per tenere i contatti con amici e parenti. 

Da Microsoft Teams a Hangouts, da Webex a Skype, da Zoom a Houseparty, da Whatsapp a Slack. Di queste, ognuno di noi ne ha scaricate almeno tre o quattro su smart phone, PC e Tablet. 

L’essere umano si è dimostrato ancora una volta un animale molto resiliente, flessibile, adattabile ai cambiamenti e che impara velocemente. 

Piano piano, dopo questa prima fase, ci stiamo però accorgendo della complessità che la gestione della comunicazione a distanza si porta appresso. 

L’altro giorno, per la scuola on line di mio figlio è arrivata una comunicazione sulla chat ufficiale della classe di Whatsapp, replicata poco dopo su quella dei genitori, che comunicava che per la lezione di italiano era stato scaricato un file sulla piattaforma Teams, file che all’apertura conteneva un link ad un video su Youtube… 

Questo banale aneddoto è sintomatico di come negli ultimi anni ci siamo lasciati giustamente emozionare dalle enormi potenzialità di accesso e scambio di informazioni che le nuove tecnologie ci stava aprendo, dimenticando forse alcuni degli elementi alla base della comunicazione ed in particolare della comunicazione operativa cioè di tutta quella comunicazione inerente all'operatività aziendale. 

Lavorando da remoto, questi giorni hanno messo in luce se mai ce ne fosse stato bisogno, l’incredibile spazio che la comunicazione ha nella vita professionale di tutti i giorni. Andando in ufficio, incontrando colleghi, partners e clienti, partecipando a meeting e telefonando, forse eravamo meno coscienti di quanto noi comunichiamo. In media un manager passa l’80% del suo tempo di lavoro a comunicare. Oggi da casa, ne abbiamo preso atto drammaticamente. 

E sempre di più ci stiamo inoltre accorgendo di esserci focalizzati quasi esclusivamente sui contenuti, sulla scelta del mezzo tecnologico più comodo per noi e sul/sui riceventi, dimenticando forse troppo spesso, che la gestione della comunicazione non riguarda solo cosa e a chi vogliamo comunicare, ma include il perché, l’obiettivo, le priorità, la forma, la scelta del mezzo più appropriato e il “follow up”. 

Basti solo a ricordare che in media il 60% delle e-mail che riceviamo giornalmente, sono assolutamente non essenziali, vale a dire che se non le ricevessimo non cambierebbe nulla e non perderemmo nulla. Ed il 40% del tempo che passiamo in riunioni è improduttivo, non porta valore all'organizzazione e neppure a noi stessi. 

È arrivato il momento, credo, di fare un salto di qualità, sia come singoli che come organizzazione, ponendosi come obiettivo l’ottimizzazione della comunicazione operativa. Ottimizzazione che deve passare attraverso un processo strutturato, dall'identificazione dei bisogni e da un assessment iniziale, fino alla definizione di misure di miglioramento e l’implementazione delle stesse. Più facile a dirsi (e a scriversi) che a farsi. 

L’essere umano ha grande capacità di apprendimento e di adattamento, ma necessita di un percorso molto più articolato per ottimizzare e gestire al meglio quanto appreso. E le organizzazioni sembrano avere difficoltà a promuovere dei programmi trasversali di ottimizzazione. Come mai? 

La competitività aziendale passerà inevitabilmente anche attraverso l’ottimizzazione della comunicazione operativa, ne sono convinto. Basti pensare che un obiettivo realistico di un progetto di ottimizzazione della comunicazione aziendale potrebbe realisticamente portare ad un risparmio del 20% del tempo a nostra disposizione.

Scrivo queste brevi considerazioni su LinkedIn, già un social, mi ero dimenticato di menzionarli. 

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