La "Long Tail" delle Spese Aziendali Risolverla una volta per tutte, per ripartire “in ordine”
Prima di tutto, un chiarimento: che cosa si intende con “long Tail” delle spese aziendali ?
Con questo termine ci si riferisce normalmente ad una sommatoria di costi e transazioni di acquisto che può toccare o superare il 20% di tutte le spese core e non-core, e che in tutte le aziende non vengono gestite accuratamente o non vengono gestite per niente.
I motivi per i quali non ci si occupa di porre tali spese sotto la lente di ingrandimento, di solito vanno ricercati in uno o più dei seguenti fattori principali:
- Elevato numero di fornitori coinvolti
- Numero di risorse interne limitate (siano esse persone, collaboratori, tempo)
- Priorità erroneamente percepite o catalogate come maggiori o più elevate
- Spesa specifica per comparto o categoria reputata troppo bassa rispetto all’idea che abbiamo del tempo che occorra per occuparsi della long-tail
Esistono alcune categorie di costo che, tipicamente, rientrano nella “long tail” quali ad esempio:
- Articoli di consumo e di manutenzione (MRO)
- Dispositivi di protezione individuale, abbigliamento aziendale e tute da lavoro
- Articoli per imballaggi
- Piccole o grandi spedizioni (dal collettame, ai corrieri, alle spedizioni camionistiche)
- Prodotti sanitari
- Gas industriali
- Servizi e reti di comunicazione, IT, ICT e TLC
- Rifiuti industriali
e tanti, tanti altri.
Durante la mia esperienza come Consulente manageriale dedicato specificamente ai programmi di riduzione dei costi aziendali, mi sono imbattuto molte volte in situazioni nelle quali avvertivo chiaramente nel mio interlocutore (il Direttore Generale, il CEO, il CFO di una classica media azienda italiana) i sintomi del problema da “long tail”.
La mia controparte era tipicamente un Manager dai tratti cortesi ma decisi, sicuro della sua posizione in sella ad un’azienda che non era certamente in crisi, convinto di avere una risposta per ogni domanda e situazione.
Tuttavia, si poteva perfettamente percepire un senso di inadeguatezza, di malcelato rifiuto nell’ammettere che, sì, forse, non tutto era gestito perfettamente come lui avrebbe voluto. E che questo, effettivamente, era stato un suo cruccio da sempre.
Il dubbio che le cose non andassero davvero tutte perfettamente come dovrebbero in una sana azienda dove ogni aspetto di costo è veramente sotto controllo, si rivelò e divenne concreto in tutta la sua tragica dimensione, allorquando il mio interlocutore, pensando di cavarsela con una delle sue espressioni preferite, non riuscì a fare meglio di come decine di suoi predecessori avessero fatto prima di lui.
Mi sono spesso fermato a riflettere su come il mio lavoro di Consulente, nel supporto al CEO o al Direttore Finanziario, sia simile a quello di un medico. Per carità, sono certo che il parallelismo possa sembrare esagerato proprio per via del periodo nel quale ci troviamo, ma esistono sicuramente alcuni sottili fili rossi che legano le due professioni.
Uno di questi, è il capire cosa c’è che non va dai sintomi. Quelle piccole cose dette e non dette, quello che può sembrare talvolta normale o di poco conto, che in realtà – ad un occhio esperto – vogliono dire molte cose.
Nel mio caso, mi bastò una frase pronunciata dal mio interlocutore.
Mi creda, ma in questo momento abbiamo davvero tanta carne al fuoco e poche risorse. E’ un momento davvero complicato.
Da ex Direttore Generale, e quindi con atteggiamento positivo ma realista per natura, mi piace pensare che se il momento non fosse stato complicato, sicuramente il mio interlocutore si sarebbe potuto occupare di qualcosa che stava per diventare un grosso problema. Ma sempre da ex Direttore Generale, so bene che in azienda non esistono i momenti non complicati. Quindi, il momento di occuparsi delle spese in azienda, con questo atteggiamento, non arriverà mai da solo.
Io sono fermamente convinto che Il momento giusto non vada atteso. Va fatto arrivare.
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Mi piace citare una frase, rubata al bravissimo Prof. D’Amato, Direttore della Divisione Master e dell’International MBA della LIUC Business School di Castellanza:
La Leadership è l’arte di far accadere le cose
Mi perdoni, Prof, se ho “spoilerato” una delle Sue celebri frasi, ma è talmente azzeccata e pertinente in questo contesto, che non potevo non farlo.
Noi, medici delle Aziende, e dei loro CEO, CFO e CPO, capiamo velocemente quando il virus del non occuparsi diligentemente di tutti i costi aziendali, si è insinuato nei tessuti Dirigenziali.
Esiste un test gratuito che può rivelare immediatamente anche a voi, se anche nella vostra azienda si sta scatenando il problema.
E’ l’uso della temibile frase-scusa della:
- Mancanza di tempo
- Mancanza di risorse
- Priorità più elevate
- Periodo veramente complesso
- I costi sono gestiti molto bene
- Ci occupiamo di ogni più piccolo aspetto e siamo bravi a farlo
- Non ci sono grossi costi nella Long-Tail
Se anche nella vostra Azienda, Voi, o un Vostro collaboratore avete usato una di queste giustificazioni di fronte all’idea di occuparvi della “long tail” dei costi, allora, purtroppo, il problema esiste.
Sono fortemente convinto che Manager e Direttori Acquisti debbano cambiare il modo in cui guardano alle spese indirette della “long tail”: il motivo principale per cui molti Responsabili dicono o scelgono di non gestire la "coda lunga" (troppo costosa dal punto di vista del processo) è esattamente il motivo per cui non dovrebbero ignorarla (troppo costoso per il business).
La gestione della “coda lunga” delle spese, può generare risparmi che normalmente rientrano in una forbice compresa tra il 15 e il 40% del valore della spesa stessa, talvolta anche di più. Ovviamente, la gestione di queste spese richiede competenze, capacità ed esperienza specifica, conoscenza dei trend di mercato, dei fornitori e di ogni settore nel quale operano.
Ma occuparsi della coda lunga delle spese è assolutamente possibile, e genera i risultati che ho citato.
Sono così sicuro di questo, che sto lavorando alla creazione di un e-book dedicato alle tecniche di gestione della coda lunga delle spese, nel quale intendo documentare le tecniche più appropriate che è possibile introdurre in azienda, insieme ad esempi reali dei risultati ottenuti attraverso l’ottimizzazione di queste spese oltre a un compendio di strategie e relative tattiche applicabili al mondo reale delle forniture.
Mentre lavoro alla creazione del documento, io e i colleghi di Expense Reduction Analysts mettiamo quotidianamente a disposizione le nostre capacità e conoscenze per aiutare le aziende a risolvere i loro problemi delle spese non gestite, riuscendo a materializzare per loro risparmi insospettabili, che si trasformano così in aumento del profitto e risorse da investire nei loro progetti.
Così le spese sono gestite, e loro possono finalmente dedicarsi ad altro.
Fare le scelte giuste e portare avanti il business richiede un ripensamento sulla strategia di gestione dei costi.
Responsabile Marketing e Comunicazione presso TXT Spa
2 anniSentiamoci. Grazie.
“Stay Hungry, Stay Foolish”
2 anniSono ancora poche le aziende che hanno compreso l’importanza della funzione acquisti e che hanno iniziato a considerarla come una fonte di profitto vera e propria.
🇮🇹Taxes and immigration specialist
2 anniBuongiorno. Mi potrebbe per cortesia inviare una breve presentazione della sua società? Grazie a presto.
Consulente d’innovazione con background imprenditoriale, offro consulenze su AI generativa, robotica, calcolo quantistico e cybersecurity, basate su ricerche internazionali. Segui blog e podcast per approfondimenti.
2 anniMolto interessante 👍 grazie.