La matrice Eisenhower: il rapporto tra importanza e urgenza

Terzo di sette figli, Dwight Eisenhower fu il comandante supremo che, a capo delle forze alleate liberò l'Europa occupata e poi rilanciò da Presidente degli Stati Uniti d'America l'economia occidentale.

Non a caso, a lui (Matrice Eisenhower | Covey) è stata attribuita la nota matrice che permette di gestire al meglio qualsiasi tipo di attività dividendo i task in quattro quadranti fondamentali.

Alcuni considerano il tempo come il bene supremo per l'uomo moderno, le aziende parlano sempre più di welfare e di work life balance e molti imprenditori si stanno allineando sempre più a tali concetti per permettere ai loro dipendenti di lavorare meglio lavorando flessibile.

In questo breve articolo cercherò di approfondire la tematica della matrice di Eisenhower, spiegando il suo funzionamento essenziale e ponendo alla vostra attenzione due file che ne mostrano l'orientamento, li potrete trovare al termine della lettura.

Partiamo dai presupposti del principio di Pareto secondo il quale si afferma che l'80% dei risultati possono essere realizzati con il 20% di investimento di tempo totale, il problema sorge su quelle che sono le attività svolte durante il restante 80%.

Tale questione, nota anche ad Eisenhower fu risolta con questo diagramma che affronta le tematiche prioritarie di importanza e di urgenza secondo uno schema quadrilaterale molto efficace se si svolgono mansioni apicali.

Le sfere di competenza in questione sono, appunto, quattro:

1) Importante ed urgente, tali incarichi hanno la massimo priorità e devono essere portati a termine nel più breve tempo possibile altrimenti gli obiettivi prefissati non potranno essere raggiunti.

2) Importante ma non urgente, anche questi di compiti devono essere portati a termine al fine del raggiungimento dell'obiettivo finale ma questi ultimi possono essere leggermente posticipati essendo si importanti ma non urgenti.

3) Urgente ma non importante, tali task vanno chiusi con tempestività ma poichè la loro importanza non è primaria secondo tale matrice possono essere delegati a qualcun'altro.

4) Né importante né urgente, le mansioni che si trovano all'interno di questo segmento vanno a chiudere l'elenco delle priorità poichè per il raggiungimento degli obiettivi di lungo termine sono poco rilevanti o lo sono per niente e non devono essere portati a termine con particolare urgenza, se rimane poso del tempo totale questi possono essere lasciati incompiuti.

In sostanza tale matrice permette di migliorare la gestione del tempo aumentando in via direttamente proporzionale la produttività, tale metodo è particolarmente indicato per chi riveste ruoli apicali e possa procedere con la delega dei compiti a collaboratori che così facendo saranno anche maggiormente motivati al raggiungimento dell'obiettivo finale.

Ovviamente la matrice presenta delle criticità, spesso infatti risulta difficile la corretta valutazione dell'importanza di un'attività e di conseguenza potrebbe accadere che tali task vengano delegati a collaboratori che non riescono a portarli a termine andando a minare il progetto finale.

Altro problema noto è la distribuzione non uniforme dei compiti, le mansioni importanti tendono ad essere anche urgenti e gli incarichi urgenti solitamente sono anche importanti. Il lavoro da portare a termine, quindi, solitamente finisce per essere delegato solo a poche persone.

File allegati

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