La ricetta perfetta per guidare il Change Management con il PLM

Quando le aziende decidono di intraprendere un progetto PLM (Product Lifecycle Management) si aspettano di ottenere un cambiamento radicale nei risultati di business. Come? Fornendo l’accesso a dati di qualità, snellendo e razionalizzando i processi di sviluppo prodotto, migliorando l’efficienza aziendale. Molto spesso si definiscono obiettivi troppo alti e pretenziosi e – dopo grossi investimenti e sforzi – i benefici attesi non vengono raggiunti.

Le trasformazioni digitali basate sul PLM sono difficili perché abbracciano attività interdipartimentali, incrociando/scontrandosi con processi, cultura e sistemi ben consolidati e radicati. McKinsey & Company, nella sua ricerca The Inconvenient Truth About Change Management, afferma che circa il 70% di tutti i programmi di cambiamento falliscono. E il PLM non fa eccezione.

Perciò come occorre comportarsi? Esiste una ricetta segreta per affrontare le minacce comuni agli interventi di Change Management di successo?

Inizia la tua iniziativa di cambiamento con gli ingredienti giusti

Crea una visione convincente per il cambiamento: è la chiave per iniziare bene l’iniziativa PLM. Parti dal risultato in mente. La tua visione è una “immagine” di ciò che aspiri a raggiungere con il tuo programma di trasformazione PLM.

La tua visione deve andare oltre l’iniziativa di cambiamento stessa… oltre il problema che deve risolvere, per uno scopo più ampio e più significativo. Una buona visione deve essere chiara e semplice: deve fornire direzione, ispirazione e impegno al cambiamento. Perché vale la pena cambiare? Ad esempio: per sviluppare prodotti o servizi migliori, per essere la prima azienda del settore completamente digitale end-to-end, per collaborare in modo stretto con clienti e fornitori grazie ad una condivisione più efficace dei dati.

Una volta condiviso con tutti gli stakeholders la visione prosegui impostando la strategia: gli obiettivi e il percorso migliore per raggiungerli. Obiettivi chiari e raggiungibili, che possano essere misurati e fungere da motivazione.

Una volta definita la tua visione e la tua strategia è ora il momento di costruire il team di progetto. Questo gruppo sarà incaricato di definire gli step del progetto PLM, essere promotore del cambiamento e, infine, guidare l’implementazione e il lancio in produzione. Il tutto con sostegno (essenziale) del top management. Ciò farà di certo la differenza tra il successo o il fallimento dell’iniziativa PLM.

I mattoni per far funzionare il progetto

Processo, comunicazione, formazione e supporto sono la chiave per il cambiamento della tua organizzazione. Processi ben definiti, con ruoli e obiettivi chiari, aiutano le persone a superare l’imbarazzo e il disagio di cambiare il loro modo di lavorare. I nuovi processi devono guidarle – passo dopo passo – lungo il percorso di Change Management per renderlo operativo.

La comunicazione gioca un ruolo importante in una trasformazione PLM. Le comunicazioni regolari sono essenziali per mantenere le persone coinvolte, ottenere il buy-in e l’impegno. Scegli diverse tipologie di comunicazione per coinvolgere il tuo pubblico. Prendi in considerazione e-mail, focus group, webinar, aggiornamenti sul portale aziendale o sessioni di feedback. Una interazione regolare e proattiva può ridurre la resistenza e coinvolgere i dipendenti sentendosi parte del processo.

Le iniziative di cambiamento falliscono ripetutamente a causa di falle nella strategia di formazione e supporto. Assicurati di fornire la giusta formazione nel momento dell’implementazione e del go-live: manuali scritti, corsi di formazione, supporto costante, dimostrazioni di best practice e casi di successo, tips & tricks per risparmiare tempo nella operatività quotidiana di tutti i giorni. Supportare gli utenti e assicurarsi che ottengano tutto il supporto necessario è altrettanto importante, soprattutto durante i primi mesi dopo l’implementazione. Quando sorgono delle domande o delle richieste, risolvile rapidamente, non rimandare.

I motori del cambiamento

Il Program Management è un motore di cambiamento per quanto riguarda il PLM. Un progetto PLM ben organizzato, con iniziative collegate chiare e un piano di implementazione strategica orientato al successo, pone le basi per una trasformazione digitale di successo.

Per motivare il cambiamento, devi spiegare perché la situazione corrente non funziona e contrastarla con i benefici di un miglioramento. Fai prendere coscienza alla tua organizzazione del fatto che le cose così come stanno non vanno bene e che il cambiamento potrà farle funzionare meglio. Devi creare un senso di urgenza per avvisare l’organizzazione che il cambiamento deve avvenire qui e ora. Devi fornire ai dipendenti la possibilità di dare feedback e sfogare le loro preoccupazioni, così come esprimere la loro soddisfazione.

Infine, misura i progressi con gli indicatori KPI che riguardano la visione, la strategia e gli obiettivi. Le metriche devono concentrarsi su indicatori chiave che possano valutare la salute generale del tuo programma di Change Management. È importante celebrare i successi, anche il raggiungimento dei singoli obiettivi durante gli step di implementazione. Dare visibilità ai piccoli cambiamenti e creare slancio per cambiamenti più grandi sono ciò che rende i dipendenti desiderosi di partecipare al processo.

Comprensione e superamento della resistenza al cambiamento

La resistenza è una parte naturale del cambiamento. La resistenza al cambiamento può essere radicata nella paura, nella mancanza di fiducia o semplicemente nella confusione. A volte, i dipendenti potrebbero concentrarsi solo sulla parte che andrà ad impattare sul proprio lavoro quotidiano e potrebbero non riuscire ad avere una visione d’insieme, non riconoscere l’impatto positivo del cambiamento sull'intera organizzazione. Pertanto, potrebbero trovare il cambiamento dirompente e totalmente inutile.

Chiedere alle persone di cambiare è chiedere loro di uscire dalla loro zona di comfort. Se riuscirai a comprendere le cause della resistenza al cambiamento nella tua organizzazione sarà più facile trasformare la paura in cooperazione.

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Stai intraprendendo anche tu un processo di cambiamento con l’introduzione di una soluzione PLM? La tua azienda ha bisogno di migliorare il proprio lavoro quotidiano? Temi che un nuovo metodo di lavoro possa spaventare i tuoi utenti? Parliamo insieme del tuo progetto: scoprirai che con una soluzione come PRO.FILE i cambiamenti verranno introdotti per step successivi e autoconsistenti, gli utenti continueranno a lavorare nel loro consueto ambiente CAD e la tua iniziativa PLM apporterà benefici a tutta la tua organizzazione!

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Fonte dell’articolo e credits immagine: blog shareplm.com