Mezz’ora di planning per una settimana senza affanni (parte 2)

9 regole per organizzare in maniera efficace il proprio lavoro

In un post precedente ho parlato delle regole base per una gestione efficace del tempo sul lavoro. Si tratta di fissare un evento ricorrente nella propria agenda per organizzare la settimana, mettere per iscritto le attività da fare e classificarle in base all’urgenza e all’importanza. Vediamo ora qualche altra regola, meno scontata ma fondamentale per un buon time management.

Regola 4: Dai la priorità ad attività più redditizie.

Hai classificato le tue attività secondo l’importanza e l’urgenza, ma ognuna delle 4 caselle della matrice sarà fitta di attività. Per scegliere le priorità, è utile considerare i costi di un compito (=il tempo che devo dedicare, il denaro da investire, il numero di favori da chiedere) e i benefici (= l’utilità del risultato). I compito redditizi, ovvero con costi ridotti e benefici alti sono sempre i primi da fare. Nel mio caso, si tratta di rispondere alle email dei fornitori. Spendere 15 min per scrivere una mail sblocca i progetti, permettendo ai miei partner di avanzare nel loro lavoro. Faccio questo compito spesso: la mattina appena arrivato al lavoro, dopo la pausa pranzo e la sera prima di uscire. Ma non costantemente.

Regola 5: Rispetta la pianificazione.

Rispondere a mail e telefono è utile, ma se m’interrompo ogni volta che si presenta l’occasione di fare un’attività rapida e utile, porterò avanti i compiti più impegnativi in maniera estremamente inefficace. Solitamente blocco un paio d’ore al giorno (la mattina, quando sono più fresco e concentrato) per i compiti più importanti, e in questo periodo metto il telefono in silenzioso, ignorando email e chiamate. Questo aumenta notevolmente la mia efficacia. Ignorare le distrazioni (in questo caso le mail) sembra difficile, ma i benefici si noteranno immediatamente. Spesso dimentichiamo di poterci semplicemente disconnettere per qualche ora dalla rete e dedicare la nostra completa attenzione ad attività importanti.

Regola 6: Considera il fattore emozionale.

Una buona pianificazione deve essere riflettuta, non istintiva. Esistono compiti particolarmente noiosi o fastidiosi, che tendiamo a rimandare, e compiti inutili ma facili che tendiamo a fare subito. È indispensabile che le nostre scelte non siano influenzate da quanto un compito è sgradevole. Io faccio prima i compiti poco piacevoli, quando ho più energie, proprio per contrastare la tendenza a rimandare.

Regola 7: Saper dire non ora.

Nell’azienda moderna “teamwork” è una parola chiave, che spesso si traduce in innumerevoli richieste dai colleghi. Istintivamente, tendo ad accettare la richiesta e a darle priorità. Questo mi porta ad assecondare le persone più insistenti invece che le richieste più importanti. Allo stesso tempo, è importante restare disponibili e collaborare. Ho trovato come soluzione equilibrata la risposta “si, ma non ora”. Se si tratta di un’attività che non richiede molto tempo, me ne occupo nel primo slot di tempo libero nel mio calendario, altrimenti verrà pianificata per le settimane successive. Questo permette di essere efficaci e buoni collaboratori. Inoltre le richieste poco importanti tendono a sparire da sole.

Regola 8: Lasciare del tempo libero

Quando pianifico la settimana riempio tutto il calendario, ma segno quali sono gli impegni che possono saltare. Se si verifica la necessità di rispondere a richieste urgenti ed importanti ho degli spazi quasi liberi, che mi richiedono di sacrificare attività di limitata importanza. Riesco quindi a dedicare del tempo alle attività più importanti, che non sono urgenti, ma non considero sacrificabili, e a rispondere celermente alle richieste dei colleghi. La quantità di tempo da tenere libera ogni settimana dipende naturalmente da quante richieste improvvise riceviamo.

Regola 9: Verifica se stai lavorando bene.

Infine trovo utile, prima di pianificare la nuova settimana, guardare brevemente cosa ho fatti nella settimana appena conclusa. Ho rispettato scadenze e priorità? Ho pianificato bene, allocando abbastanza tempo per ogni attività? Questo mi aiuta a correggere le decisioni per i giorni a venire.

Queste sono le strategie che ho messo a punto nel tempo per gestire la mia agenda al meglio. Alcune sono abbastanza scontate, e sono certo che molti di voi le mettono già in pratica. Altre, tipo considerare il fattore emozionale, hanno richiesto dell’esperienza e del tempo. Voi usate queste strategie? Avete altri consigli?