Organizziamoci! Eventi online, come fare?

Ridurre tempi, distanze e costi con un evento digitale per la tua attività aziendale non è per niente facile ma non è neanche impossibile. Scopriamo insieme alcune soluzioni per organizzarne uno su misura per la tua azienda. Ci sono diversi fattori da prendere in considerazione prima di iniziare ad organizzare un evento.

Gli eventi digitali saranno sempre più centrali nelle strategie di marketing e comunicazione delle aziende. Fare in modo che siano un successo, però come menzionato prima, non è semplice: occorrono tecnologie, processi rodati, organizzazione e competenze. Analizziamo più da vicino questi aspetti che caratterizzano il mercato attuale e con tutta probabilità quello dei prossimi anni.

È praticamente impossibile infatti che questa tendenza sia di breve periodo o limitata alla pandemia, poiché in questi mesi le aziende si sono rese conto dell’efficacia dello strumento, dei suoi benefici in termini di saving, di generazione di lead e di agilità organizzativa, trovando vantaggi importanti anche nei confronti dell’evento fisico tradizionale.

Come in tanti altri ambiti, anche per gli eventi la fine della pandemia determinerà il trionfo del modello ibrido: eventi virtuali ed in presenza si completeranno a vicenda, ma con i primi in una posizione più centrale e privilegiata.

Sicuramente in questo momento storico molte attività hanno subito un rallentamento ma le aziende non possono assolutamente smettere di comunicare, di organizzare eventi e meeting. Per questo le aziende di marketing e comunicazione hanno iniziato a studiare le diverse tecnologie disponibili per colmare le distanze e vincere la sfida del distanziamento sociale, garantendo comunque la possibilità di veicolare in modo efficace messaggi e contenuti importanti per la propria realtà aziendale.

Contenuti che siano in grado di superare i confini fisici delle location tradizionali evitando di porre limiti al numero di contatti raggiungibili e alle informazioni disponibili. Data la nuova domanda legata al mondo degli eventi, dove l’esigenza attuale è di raccontare storie nuove senza dimenticare le relazioni umane tipiche degli eventi fisici, le aziende selezionano e personalizzano le diverse piattaforme di eventi digitali e virtuali per rispondere alla necessità di creare spazi nuovi e alternativi per incontrarsi, per stupire lo spettatore, per coinvolgerlo, mettendolo sempre al centro dell’esperienza.

Una domanda fondamentale però, è come strutturare un evento virtuale come si faceva per quello fisico e aumentare il numero di partecipanti in un contesto di pandemia?

Ecco alcuni elementi da considerare:

• Autenticità:

Mantieni l’organizzazione e i servizi più attuali possibili, riduci sempre i costi, velocizza il lavoro e aggiungi nuove opportunità di business e di contatto dove vedi chiaramente la possibilità. Ma, soprattutto, individua la tecnologia più adatta al tuo budget, esigenza e risultato specifico da raggiungere. Per un semplice meeting ad esempio può andare bene una piattaforma di facile utilizzo, stabile e veloce, che può contenere allo stesso tempo anche i costi aggiuntivi. Invece per presentare una nuova linea di prodotti sarà necessario avere una soluzione più attraente che unisca una videochat all’esigenza di vivere il prodotto. 

• Riduzione dei costi:

Con l’organizzazione di eventi digitali inoltre non occorrono permessi per l’occupazione di suolo pubblico né per l’agibilità della location, non occorre trasportare e assemblare allestimenti risparmiando così sul costo del catering e del trasporto. La riduzione delle spese per gli spostamenti e per la location, la maggiore semplicità organizzativa e gestionale e la minore incidenza di imprevisti e intoppi sono i benefici che un evento virtuale può avere rispetto ad un evento in presenza. Anche dal punto di vista dei partecipanti ci sono importanti benefici, fino a pochi istanti prima dell’inizio e subito dopo la chiusura, questi ultimi possono dedicarsi ad altre attività, senza alcuna perdita di tempo in trasferte e spostamenti.

• Originalità a 360º

È importante trasmettere l’evento in plenaria, visitare gli stand degli sponsor, raccogliere materiale informativo e parlare con loro in diretta. Cosa ci aspettiamo solitamente da un evento vero e proprio? Un momento in cui l’ospite vivrà a 360 gradi quell’esperienza.

• Coinvolgimento del pubblico:

Fai networking, gioca e interagisci con i prodotti e i servizi esposti. Durante gli eventi digitali il pubblico non sarà uno spettatore passivo, grazie infatti alle interfacce video e chat interattive è possibile non solo la partecipazione ma anche il confronto, la scoperta, la spiegazione e il networking, tutto svolto in sicurezza da casa o dal proprio ufficio. Insomma un vero e proprio format che darà spazio a speech, filmati, slides in cui si potrà dare voce anche ad ospiti prestigiosi per rendere il tutto più emozionante. Il ruolo attivo dei partecipanti è un elemento cardine di qualsiasi evento virtuale. A parità di tempo, in un evento digitale è più facile dialogare parallelamente con più persone e creare nuovi contatti.

• Analisi dati:

Raccogli i dati e i report delle visite al tuo stand virtuale, contatta i visitatori, crea “promozioni fiera” interattive. I relatori potranno comunicare in diretta dalla propria abitazione, dal proprio ufficio o da altre sedi adibite a studio di registrazione video. Si potrà costruire un’esperienza digitale, a seconda delle caratteristiche dell’evento, con la possibilità di strutturare l’interfaccia anche in versione “multilingue”, garantendo così un’interazione di qualità a seconda degli obiettivi e del target del cliente. 

• Novità:

Ci si può affidare ad un evento basic come l’online Meeting che è una sorta di tavola rotonda virtuale a porte chiuse, un momento di approfondimento e riflessione su temi ben definiti, che coinvolge un numero ristretto di manager e operatori, oppure osare con eventi più strutturati come il digital (daily) event o il virtual Fair. Il primo consiste in una o più giornate intere in streaming, senza interruzioni. Si tratta di una virtualizzazione di un grande evento che può comprendere un complesso palinsesto di eventi, sessioni, speech, tavole rotonde, approfondimenti e meeting privati. Le sessioni possono essere sequenziali o parallele, cosa che permette ai partecipanti di seguire quelle di maggiore interesse. Si sviluppa solitamente nell’arco di una giornata, ma nulla vieta di estenderne ulteriormente la durata con contenuti e sessioni di valore. Il secondo è una fiera virtuale (virtual fair), il punto tecnicamente più alto ed evoluto della virtualizzazione degli eventi. Oltre alle sessioni online, meeting, tavole rotonde, chat tematiche, è possibile effettuare un rendering degli spazi fisici oppure progettare uno stand virtuale che permetta ai visitatori di interagire con esso.

Con questi elementi, diventa immediatamente chiaro che è importante costruire delle relazioni con i tuoi clienti, attraverso eventi digitali su misura. Alcuni di questi strumenti richiedono più tempo affinché siano organizzati bene, altri un po’ meno.

Soprattutto in tempi così difficili diventa più che mai fondamentale provare cose nuove, spingersi oltre, stare al passo con i tempi, continuando così ad espandere i propri orizzonti per offrire ai propri clienti esperienze uniche e distinguersi dalla massa.

Enza Patruno - Event Manager Mpr Comunicazione Integrata