Perché le stime che fai decidono il destino dei tuoi progetti

Finalmente ti sei aggiudicato una fornitura di arredi su design, ma non sai se festeggiare o preoccuparti.

Quanta fatica per fare il preventivo! Il tempo era poco, come al solito, e le ore extra si sono accumulate anche a discapito della tua vita privata. La soddisfazione di essere stati scelti per fare quel progetto è sempre mista con l'asia di quello che poi ci aspetta veramente.

L’entusiasmo passa in fretta, e lascia il posto al casino e alla frenesia.

• C'è da partecipare ai meeting con gli architetti e il cliente
• Decidere chi farà i disegni esecutivi, che sono abbastanza complicati
• Scegliere i fornitori per produrre gli articoli custom
• C’è la gatta da pelare del cantiere, specialmente se è all’estero
• E si affacciano un po' di pensieri timorosi per le spedizioni, dato che le ultime volte ci sono stati un po’ di inconvenienti...

Immagino che il team di cui fai parte si starà occupando di tutto questo.

Forse. Perché molto spesso non c’è nemmeno un team.

Ci sei solo tu e qualche collega, magari part-time su diversi progetti. La solitudine è uno dei primi ostacoli per chi si occupa di contract, e presto ti renderai conto che alla fine rimarrai solo tu con il tuo progetto.

Stavolta però vorresti vivere una vita un po’ meno d’inferno del solito, e cerchi di fare le cose per bene.

Anche perché in azienda non vedono di buon occhio i progetti che finiscono male…

Alla fine in qualche modo l’hotel o il negozio viene consegnato, è importante che il tuo progetto sia un veicolo pubblicitario positivo e il cliente ne porti altri da fare.

Ma anche se hai consegnato, per l’azienda il progetto può essere finito male lo stesso, perché hai sforato di bestia il budget. E sono volatili per diabetici.

Spesso volano letteralmente anche i telefoni e i campioni di massello, che vengono scagliati da una parte all’altra dell’ufficio da qualcuno che ormai è arrivato al capolinea.

Se pensi che il solo indicatore del successo o del fallimento di un progetto sia il rispetto del budget, non posso darti torto. Ovviamente il Contract Fit Out è un business, e i business vengono giudicati dai numeri.

Sinceramente ti dico che per il nostro settore non è proprio così, dato che ci sono altri fattori determinanti oltre ai numeri. Ma per adesso concentriamoci su questo.

Avrai provato queste situazioni di imbarazzo, o le avrai viste succedere più volte.

• Quando vai a parlare con gli architetti ti rendi conto che hanno bisogno di altro tempo per decidere le finiture e i dettagli con il cliente
• I disegnatori ti dicono che senza le finiture e i dettagli non possono completare i disegni, e quindi non puoi mandare in produzione gli arredi e i rivestimenti
• Non solo, per fare i rilievi e disegnare gli interni nel modo giusto serve più tempo di quello che si pensava all’inizio
• In produzione e in magazzino dicono che quando gli avevi parlato del progetto per loro non c’erano problemi SE fosse stato prodotto nelle settimane che gli avevi promesso. Ma se il programma varia, anche se di poco, saranno sommersi da altre cose e quindi il tuo progetto rischia di slittare in avanti
• Quando finalmente il cantiere inizia c’è tanto tempo da recuperare, e ti chiedono di mandare più persone per riuscire a rispettare la data di consegna, altrimenti ci sono le penali.

Se questa è la tua normalità, sappi che ci sono passato anche io.

Forse ti sfugge il vero motivo per cui i progetti vanno a finire mediamente male, anche se riesci a consegnare seppur a scapito di lacrime, sudore e sangue nonché di innumerevoli notti insonni.

In un attimo un progetto si trasforma da un lavoro piacevole a un incubo, ci vuole davvero poco nel contract. Un calvario doloroso per te prima di tutto, perché è la tua vita che ne soffre.

Ma anche tutte le persone con cui entri a contatto vanno in difficoltà… e non è bello sapere che hanno una gran voglia di tirare freccette a un bersaglio con sopra la tua faccia.

Architetti e clienti percepiscono il casino che sta succedendo. E in azienda durante le pause del caffè ci sono sempre un sacco di chiacchiere sciocche e inutili.

Purtroppo ti devo dire l’amara verità.

LA MAGGIOR PARTE DEI PROBLEMI POTEVANO GIÀ ESSERE EVITATI DURANTE IL PREVENTIVO.

In altri articoli abbiamo già parlato dell’importanza di scegliere solo i progetti migliori, e questo significa non partecipare alla maggior parte di quelli che ti propongono.

In questo modo puoi concentrare le forze solo sui progetti per cui vale la pena, e ricavare i margini da quelli.

Le cattive abitudini che hanno inquinato il nostro settore vanno invece in direzione opposta:

numero 1 Facciamo tutti i preventivi che ci arrivano

numero 2 Quelli che abbiamo un prezzo competitivo li prendiamo

Sulla Treccani tra i sinonimi della parola “competitivo” dovrebbero aggiungere che per il mondo del contract significa che “sei il più basso di tutti gli altri”.

E dato che di norma tutti gli altri seguono anche loro l’abitudine numero 1, vuol dire che sei il più basso in mezzo a gente che forse è già alla canna del gas, e ha buttato lì un prezzo per cercare di far girare i soldi come l'ennesima giocata alla roulette.

Spero che questo non sia il tuo caso, e visto che il contract non è un gioco d'azzardo, è altamente probabile che nel preventivo siano stati commessi principalmente 3 errori. 

PRIMO ERRORE: SONO STATE SOTTOSTIMATE LE RISORSE E LE PERSONE NECESSARIE.

Già il fatto che ad occuparti del progetto ci sei solo tu, e nella migliore delle ipotesi qualche altro compagno di sventura, dovrebbe essere un segnale di allarme. 

Siete in pochi a fare praticamente tutto

• Trattare con gli architetti e con il cliente
• Dare tutte le informazioni ai disegnatori e controllare cosa combinano
• Seguire i fornitori, il magazzino e le spedizioni
• Soffrire con il cantiere

Ma se andiamo a rileggere questo brevissimo e molto incompleto elenco, possiamo farci altre domande.

• I disegnatori sono in numero sufficiente per fare tutto il lavoro?
• I fornitori sono già a tappo adesso? come faranno a produrre tutto?
• In magazzino ci sono abbastanza persone per non perdere la roba?
• Perché finisce sempre che servono il doppio dei montatori e dei posatori in cantiere?

Te lo dico io. Perché in fase di preventivo sono state sottostimate le risorse necessarie.

Se la stima fosse stata corretta, probabilmente il costo del progetto per la tua azienda sarebbe risultato molto maggiore e il prezzo di vendita molto più caro di conseguenza.

Alla faccia del "competitivo".

SECONDO ERRORE: È STATO SOTTOSTIMATO IL TEMPO NECESSARIO PER OGNI FASE DEL PROGETTO.

Succede perché non sei tu a dire al cliente quanto tempo ci vuole per farlo.

Ma sono gli altri a dirti la data di consegna tassativa.

E per sottrazione si ricava la durata PREVISTA del progetto.

Che è un gioco di parole a tuo sfavore: infatti dovrebbe chiamarsi la durata DESIDERATA del progetto.

Sorprendentemente succede che la durata prevista, cioè desiderata, non combacia mai con la vera durata naturale del progetto.

Te lo posso firmare col sangue dopo quasi trent’anni di contract e diverse centinaia di progetti maneggiati a vario titolo.

Però qualcuno da te si è lasciato confondere, come con il gioco delle tre carte, e ha provato a comprimere tutte le durate effettive, soffocando esperienza e buon senso, per farle stare dentro al programma ricevuto col preventivo.

Come quando da bambini giocavamo con le molle, tenendole schiacciate con tutta la nostra forza; poi quando la forza ci veniva meno la molla liberava tutta la sua energia e tornava nella sua posizione naturale.

E se ti scappava di mano ti facevi male.  Certe volte la prendevi in faccia.

TERZO ERRORE: È STATA MAL VALUTATA LA POSSIBILITÀ DI SOVRAPPORRE LE FASI.

Mi spiego meglio.

Quando bisogna stare dentro a dei tempi innaturali, come abbiamo visto qui sopra, qualcuno esce sempre con la soluzione di sovrapporre tra loro le fasi di progetto.

Il che dal punto di vista didattico è corretto.

Perché non è necessario aver completato tutti i disegni esecutivi per iniziare la produzione. Non appena ne hai pronti un numero sufficiente puoi passarli al falegname e al marmista, e così via. Intanto i disegnatori continuano con gli altri esecutivi.

Questo si chiama sovrapporre le fasi, e lo vedi in modo grafico sul Gantt di progetto, quando e se l’hanno allegato al preventivo.

La dura realtà, soprattutto con progetti complessi, è che quasi subito le fasi ti scapperanno via dalle mani come quando provi a prendere un pesce direttamente da dentro l’acqua.

• Gli architetti e il cliente definiranno gli ultimi materiali e dettagli quando il cantiere è già incominciato da un pezzo
• I disegnatori non riusciranno mai a terminare un esecutivo e dovranno farselo approvare più volte
• I fornitori erano scarichi... quando tu non eri pronto. E adesso che finalmente puoi procedere sono già a tappo con la fase di qualcun altro. Che si è sovrapposta alla tua. 

Morale della favola:

TUTTO QUESTO HA DEMOLITO IL TUO BUDGET DI PROGETTO, COME UN CASTELLO DI CARTE RASO AL SUOLO DA UNA RUSPA.

Usciranno soldi a fiumi per tentare di rimettere sui binari un treno fuori controllo, che ormai va per la sua strada e dei binari non ne vuole più sapere.

Credo nella tua buona fede, e so che se fosse stato in tuo potere quei 3 errori maledetti non avrebbero preso il sopravvento sul preventivo. Ma ormai siamo in ballo e dobbiamo ballare.

Ogni sofferenza che patirai per fare la tua parte e cercare di limitare i danni non te la riconoscerà nessuno. Io ho provato le stesse cose, e come te ho sempre dato il massimo senza aspettarmi niente indietro. Però non è giusto.

Basterebbe solo evitare questi 3 errori e le cose sarebbero diverse.

Prendere solo i progetti migliori e avere il coraggio di non fare quelli tossici.

È tutta colpa di quei preventivi fatti di fretta e sottovalutando tutto!

Però adesso scusami, ma devo proprio farti due domande:

Tu le hai viste tutte queste cose?

E come hai fatto a non accorgerti?

LA PROSSIMA VOLTA, QUALUNQUE SIA IL TUO RUOLO ALL’INTERNO DEL TEAM, PRENDI UN SEMPLICE FOGLIO DI CARTA.

Segna tutti i punti critici del progetto, e indica la differenza tra quanto è richiesto e quanto la tua esperienza invece ti grida forte nella testa.

Poi continua a scrivere e rispondi con sincerità a questi punti:

• Abbiamo considerato un numero realistico di risorse e persone necessarie?
• Abbiamo valutato le tempistiche in modo oggettivo e basandoci su progetti simili svolti in passato?
• Abbiamo evitato di esagerare con la sovrapposizione delle attività, dato che poi è facile perderne il controllo?

Adesso consegna questo foglio al responsabile del preventivo: sono sicuro che lo troverà prezioso e metterà tutto il team in un’allerta positiva.

Se invece il responsabile del preventivo sei tu… allora sai cosa devi fare.

NON SOTTOSTIMARE NIENTE!

Così salverai te e l’azienda da danni e crisi che possono essere evitati fin da subito.

E non permettere che gli altri prendano i progetti facendo preventivi con leggerezza e pressapochismo.

Bisogna proprio cambiare le cose nel mondo del Contract.

Ci vediamo alla prossima battaglia, da combattere insieme.