Raggiungere gli obiettivi di business: come scegliere quali attività hanno la priorità?

Settembre è un mese carico di aspettative. Per molti è il vero inizio dell’anno in cui nascono nuove idee e sogni per il business. Ma senza una progettualità si rischia di perdere il focus e l’entusiasmo e di non sviluppare mai queste idee e progetti.

La scorsa settimana Francesca ha parlato nel suo profilo di come mettere in atto un cambiamento desiderato , oggi io continuo a parlare di ripresa efficiente dandovi qualche consiglio su come dare la giusta priorità alle diverse attività, la chiave per trasformare il tempo in risultati tangibili.

Perché sprechiamo tempo

Concentrarsi su ciò che è davvero importante senza farsi distrarre è l’unico modo che abbiamo per massimizzare la produttività e l’efficacia delle nostre azioni, e scegliere quali sono le priorità è un’abilità che si allena con il tempo, finché non diventa un’abitudine.

Spesso iniziamo le nostre giornate con la volontà di portare a casa un obiettivo ma ci ritroviamo la sera a chiederci cosa è successo al nostro tempo, che non sembra mai abbastanza.

Ci sono molte ragioni per cui ci ritroviamo immersi in attività che portano solo via tempo e non ci permettono di dedicarci alle vere priorità: rincorriamo troppi progetti tutti insieme, o rispondiamo di continuo a richieste di clienti, colleghi, collaboratori. Ma questo capita anche quando lavoriamo in uno stato di continua emergenza sul lavoro, o se pensiamo che la nostra presenza e controllo sia l’unico modo per far andare avanti le cose.

Come trovare le vere priorità

Per capire come organizzare le priorità per il tuo business, la domanda che dovresti fare ripartendo da quel cambiamento che desideri è quale progetto ha maggior impatto sulla crescita del mio business?

Se provi a farti questa domanda ogni giorno, ogni mattina mentre sei in macchina o sui mezzi o mentre cammini verso l’ufficio, alleni la mente al progetto di cambiamento che vuoi mettere in atto e concentrerai su quello le tue energie e il tuo tempo.

Una volta trovato questo progetto che vuoi perseguire, le fasi per la sua realizzazione sono tre:

1. Creare in concreto il progetto

Non basta desiderare qualcosa, devi creare una progettualità intorno a ciò che desideri. Questa progettualità si compone di un traguardo da raggiungere, le attività che ti condurranno al traguardo e l’indicazione per ciascuna attività di chi deve fare cosa ed entro quando.

Fai un elenco di queste attività e descrivi cosa puoi fare in ogni passaggio per arrivare al tuo obiettivo desiderato. 

Puoi avere anche più progetti, ma riuscire a portarne avanti più di uno dipende dalla dimensione dell’azienda e dall’organizzazione. Se le risorse sono poche sia in termini di tempo, di persone o di budget, avvia un progetto per volta, anche se hai tanti desideri e molta voglia di fare, altrimenti rischi di non portare a termine nulla, o la tua squadra rischia di non riuscire a seguire tutti gli input che dai loro.

2. Perseverare in un progetto

Può sembrare incredibile ma in alcune aziende accade che si fanno grandi progetti, si investe, anche affidandosi a consulenti esterni, si avviano solo le prime fasi perché subito ci si blocca perché “c’è troppo da fare”, adducendo varie scuse, dal non abbiamo tempo per occuparci del progetto, al sarebbe bello ma non ci riusciamo...

Il tempo che manca e la difficoltà a superare gli ostacoli sono gli alibi maggiori per non portare avanti un progetto.

La perseveranza è l’arma con cui combattere contro questi alibi, perché per raggiungere grandi obiettivi servono sforzo, applicazione e continuità. Se qualcosa non funziona subito, non puoi semplicemente mollare, devi lavorare per comprendere cosa non ha funzionato e poi correggere il tiro facendo nuovi tentativi.

3. Dare seguito al progetto con il Problem solving

Problem solving in questo contesto significa cercare soluzioni alternative di fronte ai problemi che potrebbero crearsi mentre cerchi di portare avanti il tuo progetto.

Quando sviluppi un progetto importante per la tua azienda e ti trovi di fronte a una difficoltà devi introdurre un Problem solving virtuoso che si compone di diversi aspetti.

Immagina di dover ad esempio affrontare una sfida organizzativa: il team sta crescendo rapidamente, ma ci sono segnali di inefficienza nella comunicazione interna e nella gestione dei progetti. Le riunioni sono spesso disorganizzate, e i dipendenti sembrano confusi riguardo ai compiti e alle priorità. Ecco come fare per usare il Problem solving in questa situazione.

Analisi: Prima di prendere qualunque decisione, analizza la situazione. Raccogli feedback dai dipendenti e dai responsabili dei progetti. Registra i problemi riscontrati nelle riunioni e nella gestione dei progetti.

Ricerca delle soluzioni: Coinvolgi il gruppo di gestione e cerca soluzioni per migliorare l'organizzazione. Potresti valutare se creare una piattaforma di gestione dei progetti.

Analisi delle alternative: Ad esempio, se opti per una piattaforma di gestione dei progetti, confronta diverse opzioni sul mercato e valuta i costi, la facilità d'uso e la capacità di adattarsi alle esigenze della tua azienda.

Scelta migliore: Dopo aver analizzato le opzioni, prendi una decisione informata. Potresti implementare una nuova procedura per le riunioni, stabilendo un ordine del giorno chiaro e assegnando compiti specifici ai partecipanti.

Monitoraggio e adattamento: Attiva la tua decisione e monitora i risultati. Se le riunioni diventano più efficaci e i progetti vengono gestiti in modo più organizzato, continua a monitorare e adattare le tue procedure per ottimizzare ancora di più l'organizzazione aziendale.

Dare le giuste priorità alle attività è la chiave per un successo duraturo. Evitare distrazioni e attività non urgenti e importanti o che possiamo delegare ci consente di concentrare le energie su ciò che è davvero importante. In questo modo, possiamo massimizzare la produttività, perseguire le giuste priorità e lavorare per il successo a lungo termine.

Tutto questo ti sembra un percorso difficile e inaffrontabile? A volte c’è bisogno di essere guidati e stimolati a tirare fuori capacità e risorse che non sapevamo nemmeno di avere. I nostri Business coach sono formati per accompagnarti in ogni percorso di cambiamento, utile all'evoluzione del tuo business e della tua vita: contattaci qui per parlarci del tuo progetto.