Riflessioni : "Il Genio del tempo"

Gestione del tempo

Gli impegni in prossimità del nuovo anno richiederanno molto del nostro tempo, potrebbe essere il momento opportuno di fare alcune riflessioni e di pensare alle difficoltà a cui potremmo trovarci nel gestire bene il tempo e considerare alcune strategie per gestirlo in modo più efficiente. Ho fatto recentemente alcune considerazioni.

Il tempo è "lo stesso per tutti", ne abbiamo tutti la stessa quantità, non sappiamo quanto ce ne rimane, tendiamo a considerare questa risorsa come inesauribile: non è così.

Quello si riesce a fare in 24 ore dipende dalla motivazione, capacità e abilità e dalle altre risorse disponibili. L’idea della gestione del tempo non è un modo di rendere il lavoro più difficile e più lungo, ma un mezzo per aiutarci a lavorare in modo più efficiente e più rapido.

Ostacoli alla gestione efficace del tempo

Prima di poter iniziare ad applicare le strategie di gestione del tempo, occorre rendersi conto degli ostacoli più comuni che intralciano l’uso efficiente del tempo. Studiando l’elenco che segue è possibile individuare gli ostacoli che ci riguardano.

• Obiettivi e priorità non chiari
• Gestione della propria scrivania e disorganizzazione personale
• Incapacità a dire di no
• Interruzioni - telefono
• Interruzioni - visitatori personali
• Periodi di inattività - ritardi e pause
• Troppe cose da fare contemporaneamente
• Stress e affaticamento

Tutto lavoro e niente relax

Esperienze Utili per la Gestione del Tempo

Una volta individuati gli ostacoli, è possibile iniziare a superarli. Di seguito ho riportato alcune strategie che ho sperimentato con efficacia per superare gli ostacoli indicati nella sezione precedente.

• Fissare Obiettivi

Assicurare che gli obiettivi prefissi siano:

• Specifici
• Misurabili
• Realizzabili
• Realistici

Relativi a un periodo di tempo

• Stabilire priorità

Decidere quali compiti occorre:

• Eseguire
• Delegare a altri
• Rimandare
• Cancellare dalla lista

Eliminare le cose urgenti

• Occuparsi dei compiti che hanno un effetto a breve termine
• Assegnare una scadenza ai compiti che hanno implicazioni a lungo termine
• Organizzarsi

Utilizzare un’agenda, un programma software per il computer oppure un’agenda palmare PDA per annotare e ricordare gli impegni e gli appuntamenti.

• Imparare a dire “NO”

Evitare di accettare impegni per cui non si ha tempo. Occorre Rendersi conto che non è possibile fare tutto.

Assicurarci che gli impegni siano in unisono con i nostri obiettivi.

• Mettere a buon uso il tempo di attesa

Eseguire piccoli compiti, come leggere la corrispondenza o scrivere una lettera mentre si è in attesa.

Considerare il tempo passato ad aspettare come “tempo regalato” piuttosto che come “tempo sprecato”.

• Concentrarsi su una cosa alla volta

Concentrare la nostra energia sul compito che si sta eseguendo correntemente.

Ignorare le interruzioni. Stabilire delle ore in cui non accettare telefonate e non riceverere visitatori.

Non perdere tempo a pensare a tutte le altre cose che ci sono da fare.

• Considerare il tempo personale migliore

Sapere quali ore della giornata sono le migliori per noi: mattina?, pomeriggio?, sera?

Concentrarsi sui compiti più impegnativi durante le ore migliori per noi

• Festeggiare i compiti ben riusciti

Per mantenere un buon equilibrio tra lavoro e relax, festeggiare la realizzazione degli obiettivi.

Facciamoci un regalo quando un compito o un progetto sono stati portati a termine.