💡Si può fare!!🎯

Pensa alle attività principali sulle quali si basa il tuo business: fare preventivi, preparare offerte e redigere contratti, etc.

E ora fermati a pensare a quanto tempo🕐 tu e i tuoi collaboratori spendete per svolvere queste attività ogni settimana, ogni mese.

Se sei ben organizzato molto probabilmente hai già delegato parte di queste attività ai tuoi collaboratori ma molto probabilmente prima di inviare i documenti al cliente vuoi ricontrollarli 🧐 per accertarti che non ci siano errori o dimenticanze del tipo:

• ❌conteggi errati delle spese da tenere in considerazione
• ❌mancanza di ricarico sulle attività fornite da terzi
• ❌descrizioni errate delle condizioni

Tutte attività che, seppur già fatte 100.000 volte, contengono sempre delle inesattezze. E oltre all'energia🔋 e attenzione richiesta per accertarsi che tutto sia apposto, non trascuriamo il tempo impiegato🕐 ogni volta da te o i tuoi collaboratori per creare una nuova offerta, un nuovo preventivo o contratto.

Forse ti sei già trovato a pensare tra te e te quanto sarebbe bello automatizzare💻 la cosa, avere un template o un meccanismo per cui dati le informazioni di base possa creare in automatico il documento... ma poi al primo tentativo di farlo sei stato bloccato da mille dubbi o pensieri: l'inesperienza tua e dei tuoi collaboratori in ambito "tecnologico", il non sapere a chi chiedere o la paura di venire "fregato" dal commerciale di software di turno che vuole solo venderti il suo programma senza fermarsi a comprendere effettivamente ciò di cui hai bisogno.

Ciao, sono Vanessa Verdolini e aiuto imprenditori a riappropriarsi del proprio tempo in modo da fare quello che più li appassiona, rendendo i loro gruppi di lavoro autonomi e indipendenti. E in questo lavoro è inclusa anche la parte di tecnologia, spesso trascurata per ignoranza (ossia non conoscenza di quello che si può fare).

E questo articolo ha proprio l'intento di mostrare come si possono automatizzare delle attività ripetitive e ridurre errori, con degli strumenti che quasi tutti hanno in azienda ossia il pacchetto MS Office💻 (in particolare MSWord e MSExcel).

Ti parlo di un caso reale (ovviamente eliminando i riferimenti dell'azienda cui si riferisce).

🔥 Problema Iniziale: L'imprenditore - titolare di un'azienda di servizi - aveva un gruppo di commerciali, ognuno dei quali preparava dei preventivi a suo modo, con le conseguenze che:

• a parità di cliente o tipologia di servizio si avevano formati di offerta sostanzialmente differenti a seconda di chi compilava l'offerta
• alcuni commerciali dimenticavano spesso di inserire parti importanti nell'offerta
• le tempistiche medie per creare un'offerta erano di almeno 2 ore
• in fase di gestione dell'ordine, una volta approvata l'offerta, il gruppo di amministrazione doveva gestire formati diversi di offerta, aspetto questo che creava non solo tensioni ma era soggetto ad ulteriori errori.

📌In poche parole non c'era un processo chiaro e definito per creare un'offerta.

💡 Soluzione: Automatizzare la creazione delle offerte a partire da 2 oggetti:

• Foglio di Lavoro (Excel): che contenesse tutte le informazioni necessarie per poter preparare l'offerta, logiche di calcolo incluse.
• Template dell'Offerta (Word): che contenesse la parti fisse che devono essere presenti in ogni offerta e le parti che variano a seconda dell'offerta/cliente (dal nome del cliente, alla lista di servizi inclusi, etc)

Nell'immagine sotto riassumo in breve i passaggi del Processi di Creazione dell'Offerta

1. Compilazione dell'Offerta nel foglio di Lavoro Excel
2. All'interno dell'Excel ho creato un pulsante che in automatico crea il documento Word dell'Offerta utilizzando un Template di partenza che contiene delle parti fisse (scritte nere) e delle parti variabili (scritte in giallo) che sono vengono popolate sulla base dei dati inseriti nell'Excel.

Nota: Per evitare che qualche commerciale invii per errore il documento Word al Cliente (documento per sua natura modificabile) è stato inserito nel Word un watermark con scritta BOZZA, come deterrente all'invio😉

1. Una volta generato il documento Word dell'Offerta, il Commerciale se ritiene necessario, può apportare modifiche alle parti del documento che ritiene necessario
2. Una volta accertatosi che il documento Word è corretto, il Commerciale genera tramite apposito pulsante il documento finale in formato PDF, documento che non contiene più la scritta BOZZA.
3. Il documento PDF così creato può essere presentato e inviato al cliente.

Inoltre sia l'Excel dell'offerta, che i documenti creati sono tutti automaticamente salvati in delle cartelle sul Server aziendale in modo da sapere sempre cosa è stato inviato al cliente anche in assenza del commerciale.

Nel video (in fondo all'articolo) trovi una descrizione leggermente più esaustiva di quanto riassunto nell'articolo.

✅ #RISULTATI

Le tempistiche di creazione delle offerte sono diminuite notevolmente per tutti i commerciali, che in media oggi impiegano meno di 30 minuti contro le 2 ore passate.

L'imprenditore è molto più sereno perché sa che:

• i calcoli effettuati sono corretti e non lasciati in balia del livello di attenzione del collaboratore e di conseguenza sono quasi sempre garantiti i margini necessari.
• tutte le descrizioni e le condizioni contrattuali necessarie da inserire a contratto sono sempre presenti.

📌Questo lavoro è avvenuto a seguito di intervento focalizzato sulle dinamiche organizzative dell'azienda e di relazione del gruppo: è impensabile credere che l'introduzione di uno strumento tecnologico inserito nella quotidianità di un'azienda possa portare benefici se prima non si affrontano e correggono le dinamiche organizzative e di relazione del gruppo e dei suoi componenti.

Fino a quando i commerciali non hanno percepito l'impatto che creare ognuno il proprio stile di offerta aveva sul gruppo di amministrazione o viceversa finché il gruppo di amministrazione non ha compreso le difficoltà e le sfide incontrate quotidianamente dai commerciali, l'introduzione dello strumento tecnologico sarebbe stato percepito più come un aggravio alla mole di lavoro quotidiano invece che un alleggerimento.

E per i più curiosi ecco il video 🎥 che descrive meglio la soluzione

Buona visione