Time management, consigli da seguire se vuoi davvero gestire al meglio il tuo tempo

Una gestione efficace del tempo aumenta la nostra produttività e ci fa stare più sereni

Esiste una risorsa che tutti noi possediamo, in egual misura ed è la più preziosa di tutte: il tempo. Spesso questa risorsa sottovalutata può determinare il successo o il fallimento nel raggiungimento degli obiettivi lavorativi.

Al giorno d'oggi siamo inondati di impegni e attività, ma anche distrazioni che possono distoglierci dalle nostre mansioni. Saper gestire il tempo è diventato ancora più importante nell'ambito smart working, in cui ogni lavoratore gestisce autonomamente il proprio tempo e non è più costretto a sottostare all'orario lavorativo. Una gestione ottimale del tempo può far aumentare la nostra produttività ed efficienza, ci permette di ottenere di più con sforzi minori.

Come possiamo gestire efficacemente il nostro tempo? Ecco qualche consiglio:

1. Il Multitasking non esiste. Mi dispiace darti questa notizia ma l'essere umano è progettato per seguire una cosa per volta. Non dobbiamo avere l'illusione di poter fare più cose contemporaneamente perchè non è così. In realtà la nostra soglia di attenzione totale viene suddivisa tra tutte le azioni che stiamo compiendo ed i progetti che stiamo seguendo. Se vogliamo davvero dare il 100% ed evitare errori, dobbiamo necessariamente seguire una cosa per volta;
2. Dai un ordine di priorità. Proprio perchè dobbiamo seguire una cosa per volta, è importante capire e classificare le cose da fare, ordinandole per importanza. In linea generale, dobbiamo chiederci "Che osa succederebbe se non riuscissi a portare a termine questo compito entro oggi?". Se la risposta ci spaventa... ecco, quella ha la priorità massima. Per stabilire come gestire le varie priorità, possiamo anche affidarci alla matrice di Eisenhower, con cui stabiliva cosa fare con le questioni urgenti e/o importanti.
3. Se possibile, programma il tempo da dedicare a ciascun lavoro. Programmare il tempo necessario per svolgere una determinata attività ci aiuta ad organizzare meglio le giornate, permettendoci di portare a termine i nostri compiti prima di iniziare qualcos'altro. Sarà di certo capitato di dover iniziare una riunione ed interrompere sul più bello la propria attività! Pianificando invece il tempo necessario per lo svolgimento di ogni singola attività, possiamo gestire meglio gli appuntamenti e le riunioni. L'imprevisto è sempre dietro l'angolo ma... almeno saremo riusciti a gestire tutte le attività in cui tutto è filato liscio
4. Pianifica delle piccole pause. La produttività con il passare del tempo sarà in un calo continuo. Possiamo ravvivarla facendo dei piccoli break, delle pause necessarie per ricaricare le batterie. Non dobbiamo vedere questi momenti come perdite di tempo, ma come attimi necessari per ripartire alla grande con il massimo della produttività ed attenzione.
5. Segna le cose da qualche parte invece che ricordarle a mente. Una buona abitudine che se già non abbiamo dobbiamo assolutamente intraprendere è quella di segnare le cose per iscritto invece che cercare di ricordarcele a mente. Questo per due motivi: innanzitutto perchè cercando di ricordarsi le cose a mente "sprecherà" continuamente delle energie mentali che potrebbero invece essere impiegate per altro. Inoltre non siamo così infallibili come vogliamo far credere. La mente spesso gioca brutti scherzi, alterando i ricordi.

Conosci la tecnica del pomodoro? E' un'ottima tecnica di time management, davvero efficce. Ne parleremo in un altro articolo

E tu? Quali buone pratiche utilizzi per la gestione del tempo?