"l'aggiornamento normativo nel settore alimentare" Un'attività tanto impegnativa quanto indispensabile....

1 Premessa

L’argomento merita una breve premessa.

Una norma definisce: 

• comportamenti da tenere nell’agire;
• caratteristiche di oggetti, di servizi e di luoghi;
• conseguenze sanzionatorie derivanti dalla mancata applicazione della norma.

La responsabilità in merito alla conoscenza e corretta applicazione di una norma cogente è attribuibile a ciascun cittadino e così, anche per chi opera nel settore alimentare, vige il dovere di attivarsi per conoscere tutte le norme applicabili relative all’attività esercitata.

Nel codice normativo la presunzione di conoscenza della legge è un principio incontestabile, in conseguenza di ciò la non conoscenza di una legge non può costituire materia per la difesa.

Una norma cogente non può essere derogata se non da chi ha autorità per farlo, la conoscenza delle norme cogenti e la relativa attività di aggiornamento sono indispensabili per assicurare processi produttivi ed alimenti legalmente conformi. 

Ne consegue che l’organizzazione produttiva del settore alimentare deve dotarsi di risorse intellettuali, metodi o strumenti per per gestire i processi di acquisizione delle conoscenze e garantirne il mantenimento nel tempo.

E’ bene chiarire che la risorsa interna impegnata nella gestione della normativa non sostituisce certamente l’attività di un ufficio legale al quale è possibile sempre rivolgersi, così come i contenuti del presente articolo non sostituiscono o prevaricano giudizi formulati dalle autorità competenti e competenze specifiche riconosciute a professionisti del diritto e della giurisprudenza.

In ogni caso, come già detto, la conoscenza delle norme, la relativa interpretazione e successiva applicazione spetta principalmente all’organizzazione produttiva ed in tal senso il presente articolo rappresenta un semplice contributo volto ad agevolare l’attività di aggiornamento normativo e di allineamento ai requisiti e specificazioni richieste dal mercato.

Non possiamo escludere che un’azienda possa dotarsi di un ufficio legale interno ma questa possibilità riguarda organizzazioni strutturate e di dimensioni tali da potere giustificare tale presenza.

Più frequentemente le organizzazioni produttive aderiscono ad associazioni di categoria in grado di fornire loro una serie di servizi tra i quali anche l’assistenza legale e di aggiornamento ma l’efficienza non risulta essere sempre assicurata e ciò è ammissibile considerando che la responsabilità dell’organizzazione produttiva in tal senso non può essere delegata a terzi.

2 Le norme vigenti prima di tutto

Il rispetto delle normative vigenti rappresenta il prerequisito necessario per potere operare all’interno del mercato e fornire prodotti / servizi ai consumatori.

Norme volontarie, o standard tecnici, o condizioni contrattuali devono rispettare le prescrizioni di legge, ragion per cui il riferimento ad esse è pressoché costante, (in Tab 1sono riportati solo alcuni esempi), tuttalpiù standard e condizioni contrattuali potranno proporre requisiti più restrittivi rispetto alle normative vigenti, ma mai il contrario.

Tab. 1

3. Rimanere aggiornati è una questione di metodo

L’aggiornamento normativo costituisce una delle principali ed importanti attività di un responsabile tecnico HACCP o Team leader HACCP, di un consulente, od ancora di chi occupa posizioni di responsabilità in ambito qualità.

Per riuscire a garantire un aggiornamento efficace ed efficiente occorrono almeno:

• Conoscenze generali in tema di Diritto Comunitario e Nazionale
• Rete tecnica
• Fonti attendibili
• Programmazione
• Metodicità

3.1 Conoscenze generali in tema di Diritto Comunitario e Nazionale

La conoscenza in merito alle fonti del Diritto Comunitario e Nazionale consente di assegnare la dovuta importanza agli atti pubblicati dagli organi comunitari e nazionali.

Conoscere l’effetto determinato da un Regolamento comunitario piuttosto che una Direttiva od ancora una Raccomandazione è senz’altro importante per valutarne l’applicabilità e l’impatto all’interno dell’organizzazione od ancora orientare comportamenti all’interno dell’organizzazione.

A tal proposito potrebbe essere utile riassumere, non tutti, ma almeno i principali atti comunitari che un’organizzazione dovrebbe considerare.

Gli atti comunitari* incidono in modo rilevante sugli ordinamenti giuridici dei singoli stati membri.

Sono deliberati in autonomia senza alcun intervento formale delle amministrazioni nazionali ed incidono in modo rilevante sugli ordinamenti giuridici dei singoli stati membri.

 Fig. 1

* Per ulteriori approfondimenti vedere appendice 1 al presente documento.

Hanno lo scopo di trasmettere ai singoli stati membri gli impegni sottoscritti in ambito europeo.

Laddove lascino margini di discrezionalità applicativa possono essere oggetto di integrazione o approfondimento promosso dai singoli stati membri seguendo le opportune procedure indicate dalla Commissione europea.

In merito all’interpretazione delle norme, un importante contributo ci viene offerto ad esempio da:

• “considerando” , elementi che, quando presenti nella norma, introducono l’esposizione degli articoli ed offrono una chiave di lettura da non sottovalutare in ottica interpretativa;
• sentenze attraverso le quali è possibile dedurre l’interpretazione del giudicante e conseguentemente acquisire una attendibile chiave non solo di lettura ma anche applicativa della norma;
• comunicazioni della Commissione europea emanate per chiarire e precisare gli orientamenti in merito a specifici aspetti;
• linee guida della Commissione emanate per agevolare l'attuazione di disposizioni;
• linee guida nazionali;
• circolari emanate dai singoli ministeri per competenza allo scopo di chiarire aspetti applicativi;
• pareri emanati allo scopo di stabilire e rendere nota la posizione, il punto di vista di un'istituzione.

Per ciò che riguarda la normativa nazionale occorre fare attenzione agli atti in vigore nel territorio sul quale un'organizzazione svolge la propria attività in quanto a comuni e regioni, per alcune specifiche materie, sono riconosciute competenze che permettono all'ente locale di emanare norme e regolamenti nel rispetto della legge statale.

Pertanto una norma statale che fissa principi generali potrebbe essere recepita ed applicata con modalità diverse dai diversi enti locali

3.2 Rete tecnica

Con il termine “rete tecnica” intendo indicare un gruppo di soggetti qualificati, uniti fra loro da connessioni che consentono, quando necessario, la condivisione di informazioni.

Una pluralità di feedback e informazioni, possono fornirci elementi preziosi ed agevolare i nostri processi decisionali riducendo il margine di errore nell'applicazione delle norme e, nel contempo, rendere più efficiente l'adeguamento ad esse evitando, per il raggiungimento degli obiettivi, interventi sovradimensionati.La condivisione delle informazioni può realizzarsi se tra i partecipanti della rete tecnica esiste stima reciproca ma soprattutto se la condivisione delle proprie conoscenze è interpretata come opportunità di crescita personale e pensata come contributo utile ad incrementare la qualità del nostro operato e delle organizzazioni.

I feedback e le informazioni consentono una valutazione più oggettiva, frutto di diverse posizioni ed interpretazioni dalle quali potremmo trarre spunti finanche non riconoscere la validità di nessuna delle informazioni ricevute ma semplicemente impiegarle per elaborare nuove soluzioni.

Avere a disposizione un numero elevato di informazioni ci consente inoltre di discriminare i contenuti che riteniamo tecnicamente meno qualificati non potendo avere la pretesa di confrontarci costantemente con contatti la cui competenza sia sempre elevata ed uniforme.

La stima reciproca resta in ogni caso un elemento fondamentale grazie al quale potremo avere ragionevole certezza di ricevere una risposta od un semplice commento ad un nostro eventuale quesito, normalmente si è più inclini a rispondere a persone conosciute piuttosto che a sconosciuti.

I mezzi di comunicazione a disposizione rappresentano uno strumento in grado di svolgere egregiamente il compito, in particolare piattaforme social, come ad esempio LINKEDIN, consentono di gestire in modo efficace una rete di contatti e di informazioni.

L'aspetto più critico è rappresentato sicuramente dall'affidabilità delle fonti e quindi delle informazioni da gestire, per cui una volta che viene definita una posizione, pur essendo frutto di un confronto fra soggetti che potremmo considerare esperti, è consigliabile verificarne la fondatezza con la dovuta attenzione.

3.3 Affidabilità delle fonti

L'attività di scelta delle fonti di informazione può essere paragonata all'attività di qualificazione e valutazione dei fornitori, dopotutto le fonti, nell'emettere e condividere informazioni forniscono un servizio che, in relazione ai contenuti, può essere considerato anche critico.

Alcune fonti istituzionali si qualificano già per il ruolo che occupano in ambito normativo, altre possono essere riconosciute dalle stesse fonti istituzionali ed entrambe non sempre rispondono in modo puntuale alle nostre esigenze per cui talvolta ci si rivolge a chi ha o vanta titoli e/o esperienza specifica ed in tal caso occorre garantirsi dalla possibilità di ricevere informazioni parziali o inesatte.

Il numero e la qualità delle informazioni rese disponibili dalle fonti istituzionali potrebbero essere considerate già sufficienti per svolgere le proprie attività e rispettare i requisiti legislativi, tuttavia molto più spesso nel momento in cui si ha la necessità di applicare la normativa vigente al singolo caso potremmo essere costretti a districarci fra più norme rendendo complessa l'attività interpretativa.

In tali casi appare molto più semplice reperire informazioni rese disponibili da chi ha già affrontato il caso specifico ma dietro la semplicità può nascondersi l'errore interpretativo.

Premesso che l'errore interpretativo non credo possa essere sempre completamente evitato, in ogni caso la strada più breve ci espone inevitabilmente a maggiori rischi.

Una possibile modalità per ridurre tale rischio può consistere nel:

• individuare le fonti;
• verificare se tali fonti sono in grado di fornire con regolarità le informazioni di cui abbiamo bisogno;
• verificare se le fonti e le relative informazioni rilasciate siano riconducibili ad ulteriori fonti che possano consolidarne l'attendibilità (verifica incrociata).

La quasi totalità delle informazioni è disponibile sul web ricordando sempre che non sostituiscono fonti e flussi informativi ufficiali.

Di seguito si riportano alcune delle fonti di aggiornamento alle quali si può fare riferimento.

Tab. 2

Alle fonti sopra elencate possono esserne aggiunte di ulteriori in riferimento a competenze attribuite a Regioni e Provincie Autonome quali:

• Aziende Sanitarie Locali
• ARPA
• Istituti Zooprofilattici Sperimentali
• Servizi di antisofisticazione vinicola 

In riferimento invece alle nostre competenze potremo poi aggiungere altre fonti riguardanti temi più specifici facendo sempre molta attenzione all'attendibilità ed alla reputazione del soggetto emittente.

3.4 Organizzazione e metodicità

Avere a disposizione numerose ed attendibili fonti rappresenta sicuramente un vantaggio in termini di accesso alla conoscenza, ma occorre considerare che tale archivio deve essere periodicamente aggiornato, la sua organizzazione deve evitare stratificazioni e duplicazioni che potrebbero complicarne la consultazione.

In caso contrario l'accesso alle norme e la loro interpretazione può divenire un'attività complessa e gravosa che, inconsapevolmente, svolgeremo solo dopo avere completato altri compiti lavorativi perché ritenuti prioritari ma anche più gratificanti, da qui si giungerà in breve tempo a trascurare il nostro archivio e le nostre conoscenze in materia legislativa.

Una possibile modalità per potersi organizzare consiste nel:

• programmare la nostra attività lavorativa
• progettare l'attività di archiviazione definendo criteri, tecniche e strumenti da impiegare. 

Programmare l'attività lavorativa

Premesso che l'organizzazione dei propri compiti è un'attività senz'altro utile se non necessaria per chi deve gestire contemporaneamente situazioni diverse come ad esempio accade a chi gestisce gruppi di lavoro o progetti, o svolge mansioni che comprendono una pluralità di azioni una diversa dall'altra seppure tra loro connesse.

Programmare l'attività di aggiornamento normativo significa trovare o creare lo spazio necessario per poterla realizzare, per cui sarebbe opportuno dapprima monitorare per un adeguato periodo di tempo (es: 1 o 2 mesi) le nostre azioni evidenziandone natura e tempi di svolgimento per poi individuare il momento da dedicare all'aspetto normativo.

Creare lo spazio necessario non è sempre agevole e molto spesso si è portati ad affermare come non sia possibile sottrarre risorse ad altri compiti.

Acquisire consapevolezza del proprio modo di operare rappresenta un buon primo passo.

Di seguito riporto una semplice tabella che ho compilato, cercando di essere onesto con me stesso, considerando efficacia ed efficienza dei compiti che normalmente svolgo.

Tab. 3

Svolgo compiti molto piacevoli che, in quanto piacevoli, curo con particolare attenzione e ciò mi consente di portarli a temine in modo molto efficace raggiungendo il risultato atteso e talvolta anche superandolo.

Tuttavia la particolare attenzione posta in essere mi porta a non considerare con dovuta attenzione la risorsa tempo così mi ritrovo ad impiegarla in misura eccessiva svolgendo il compito in modo poco efficiente sottraendo tempo ad altri compiti chiaramente meno piacevoli.

Le stesse considerazioni possono essere fatte per compiti spiacevoli per lo svolgimento dei quali tendo ad impiegare il minor tempo possibile ma raggiungendo risultati alquanto discutibili.

L'esempio appena fatto non considera elementi esterni che potrebbero influenzare la nostra programmazione e lo svolgimento dei compiti (emergenze, interruzioni, ecc...) tuttavia evidenzia come sia possibile individuare tra le pieghe dei mille impegni gli spazi necessari da dedicare ad attività importanti.

Una volta creato lo spazio in termini di tempo, sarebbe opportuno cristallizzarlo all'interno di un piano, una bussola per orientarsi e non perdersi nelle nebbie dell’improvvisazione.

Archiviare allo scopo di facilitare ricerca ed accesso alle informazioni

“Archiviare" è un verbo che è spesso e simpaticamente considerato sinonimo di “nascondere” o “eliminare”, ma nel nostro caso l'azione di archiviare deve assicurarci il rapido recupero e la consultazione delle informazioni nonché una gestione che consenta il costante aggiornamento dei contenuti individuando ed eliminando quelli superati sostituendoli con quelli aggiornati ed in vigore.

Volendo, potremmo mutuare criteri di archiviazione già in essere ed adottati da enti ed altre organizzazioni, ciononostante non è detto che tali criteri siano convenienti in quanto obbligano ad adeguarsi a procedure la cui logica potrebbe non agevolare la gestione dell'archivio.

Credo meglio sarebbe definire propri criteri basati su logiche e percorsi mentali più aderenti alle nostre caratteristiche cognitive ed alle necessità applicative in quanto è noto che l'ordine è percepito da chi lo attua.

Si tratta di elencare tutta la tipologia documentale che si intende gestire con l'archivio e suddividerla per argomenti, poi per sotto argomenti e così via.

Sarebbe opportuno progettare la classificazione con cura e prima di applicarla.

Sperando di offrire un contributo concreto a tali considerazioni teoriche, di seguito propongo l'approccio che attualmente impiego nella gestione dei documenti connessi agli aspetti normativi.

Al fine di agevolare la comprensione di quanto segue valgono le seguenti premesse:

• i criteri adottati non sono corretti “a prescindere” ma basati sulla percezione di ordine di chi li pone in atto;
• se tali criteri si volessero impiegare per altri obiettivi, quali ad esempio la gestione della documentazione di Sistema Qualità, sarebbe necessario considerare opportune integrazioni;
• l'esempio riportato è generico e non entra nel merito delle regole specifiche di attribuzione del titolo, di identificazione dell'informazione e del formato o supporto di archiviazione

Il quadro legislativo sorregge l'organizzazione nello svolgimento delle proprie attività e conseguentemente sono stati considerati da un lato i processi (Tab. 4) e dall'altro l'origine delle informazioni (Tab. 5).

La necessità di associare il processo e l'argomento alla rispettiva normativa, senza ricorrere all'impiego di un Data Base, ha condotto alla definizione di un'organizzazione gerarchia delle informazioni che in diversi casi costringerà alla duplicazione delle informazioni ma consentirà di tracciare percorsi più semplici e deduttivi per recuperarle (Diag.1).

Tab. 4

Tab. 5

Diag. 1

Un “elenco” è un ulteriore strumento della Qualità utile alla gestione dell'aggiornamento normativo; si tratta un semplice foglio di raccolta dati nel quale raggruppare le informazioni principali in modo sintetico.

Di seguito si riporta un esempio applicato al processo di gestione del prodotto, area etichettatura:

Tab.6

ELENCO GENERALE NORME ETICHETTATURA ALIMENTARE

APPENDICE 1

Nella presente appendice si riporta una sintesi descrittiva dei principali atti comunitari.

FONTI/GERARCHIA DEL DIRITTO COMUNITARIO